model samskabt styring

Styrk inddragelsen af borgere og pårørende med Samskabt styring

Få her den samlede læring fra Fremfærd-projektet 'Samskabt Styring på det specialiserede socialområde'.

Af Irene Aya Schou 14/12/2022
Fremfærd
Baggrund for erfaringsopsamlingen:

Hvad skal der til for at styrke samarbejdet mellem borger, pårørende og medarbejdere på det specialiserede socialområde?

Det har Fremfærd-projektet "Samskabt styring på det specialiserede socialområde" undersøgt ved at bygge videre på erfaringerne med metoden Samskabt styring.

De fire medvirkende kommuner, Slagelse, Odder, Vesthimmerland og Rebild, har arbejdet på vidt forskellige måder og i forskellige kontekster i forløbet.

Men de har alle haft et ønske om at styrke involveringen af borgere og pårørende og løfte kvaliteten af samarbejdet gennem fasemodellen i Samskabt Styring, der består af seks faser eller trin.

Læringspunkter fra de enkelte faser:

Ønsker I at benytte Samskabt Styring modellen til øget samarbejde med borgere og pårørende, er det erfaringsmæssigt disse punkter under hver fase, der er relevante at arbejde med – så brug dem som pejling og inspiration.

  • Formål: Hvad vil vi gerne opnå? ”The Why”. Gøre det kontekst- og praksisnært.
  • Ledelse: Ledelsen skal give rum for udvikling og forbedring på området og give opbakning. Skal kunne se potentiale.
  • Udforskning af problemet: Hvad er vores problem mere specifikt i forhold til borger-/pårørendesamarbejde? Hvad ”bøvler”? Hvad er det oplevede behov?
  • Kontekst: Hvordan afgrænser vi vores projekt – er det i et eller flere tilbud, på et større område, i forhold til en særlig målgruppe eller andet?
  • Hvem er aktører og interessenter i problemet? Borgere, pårørende (hvem er ”de pårørende”?), medarbejdere, ledere mv.
  • Risici: Hvor kan vi forvente, der vil være modstand og lign. – og hvad kan vi gøre ved det?
  • Involvering: Inviter borgere/pårørende med fra starten af udforskningen og problemformuleringen – deres behov og ønsker er i centrum.
  • Baseline og viden: Hvordan vil vi kunne se, om det vi gør, er en forbedring i forhold til, hvor vi er nu? Hvilke indikatorer kan vi have? Hvordan får vi viden med?
  • Implementering og organisation: Opmærksomhed på ”feasibility” – realisme. Hvad er realistisk i vores organisation/organisering i forhold borger/pårørende samarbejde? Hvad kan have gang på jord også på længere sigt? Kan noget udelukkes på forhånd? Hvordan passer myndighedsarbejde og magtforhold med samskabende dialog hos os?
  • Hvordan kan vi arbejde med problemet? Yderligere fokus på trekanten B-M-U (Borger-Myndighed-Udfører)
  • Historik og kultur i kontekst – hvilken bagage har vi med hos os? Hvilke eksisterende styrker?
  • Involvering – hvordan kan vi konkret involvere i projektet og i den definerende dialog i denne fase?
  • ​​​​​​​Formidling og formuleringer af projektet – ledelse, internt, eksternt, interessenter mv. – samle input på overskuelig vis​​​​​​​.
  • Hvilke arenaer/konkrete rum for projektet? Fx handleplansmøder, opfølgning, udredning, pårørenderåd, møder mv.
  • ​​​​​​​Indsnævring af målgruppe(r) – hvem er borgeren og borgerstemmen, er borgerstemmen også pårørendestemmen?
  • ​​​​​​​Brainstorming, idéskabelse – hvordan, med hvem?
  • ​​​​​​​Projektledelse og projektorganisation – hvem har hvilke roller, hvilke opgaver og hvilket ansvar hvor og hvornår? Ledelsesmandat
  • ​​​​​​​Samskabende faciliteringsformer i projektet - åbne, udforskende, dialogiske, evt. grafiske, evt. ”fælles tredje” fx oplæg fra ekstern fulgt op af proces på tværs af B-M-U
  • Hvordan er B-M-U samarbejdet nu? I relevante sammenhænge, hvor der er noget på spil (handleplansmøder, opfølgning mv.), i dagligdagen på tilbud, i ”årshjulet”
  • Parathed – er der lavthængende frugter, hvor står vi? Hvor er der energi?
  • Hvordan gør vi vores udviklingsproces/projekt mest muligt interessant for både borgere/pårørende, medarbejdere og ledelse? (tænk WIIFM – What’s-In-It-For-Me)
  • Hvad ved vi, hvad kan vi bygge på? – hvad kan vi bruge som vores metodiske og vidensmæssige udgangspunkt?
  • Hvad har andre gjort med lignende målsætninger; hvor kan vi få inspiration, hvad bliver vi nysgerrige på?
  • Hvem er videnshavere? Kan vi hente noget internt, i videnscentre, Socialstyrelsen, andre kommuner, KL, VIVE eller beslægtede fagområder?
  • Opnåelse af enighed om design, hvad der er relevant viden, retning, konkrete afprøvninger og ansvarsfordeling
  • Undersøgende handlinger, møder og dialog – fokusgrupper, dialogmøder, borgermøder, interviews, spørgeskemaer, observationer
  • Forventningsafstemning blandt interessenter
  • Hvad er vigtigt i lokal kontekst, fx afklaring af værgemål, borgerens selvoplevede netværk, civilsamfund/frivillighed
  • Overvejelser om produktværdi og procesværdi og formuleringer heraf (hvornår er værdien et ”produkt”, hvornår er den en ”proces” – er processen evt. produktet?)
  • Kompetenceudvikling og forståelser af faglighed – hvad har vi brug for at lære, at kunne?
  • Sammenhæng med eksisterende metoder, fx VUM
  • Valg af konkrete metoder og aktiviteter – fx Åben Dialog, dialogkaffe, brainstormingsmøder, FIT, visuelle virkemidler, fremskudt myndighedsarbejde, nye formidlingsformer, pårørenderåd, fair proces, ”et fælles tredje”…
  • Værktøj og systematik: fx visualiseringer, forberedelsesprocesser med borgere, netværksmøder…
  • Proces og aktivitetsdesign – fx hvordan afgrænser vi projektet, hvornår gør vi ”noget”, vi ellers ikke ville have gjort?
  • Vidensopsamling – fokus på hvordan vi får viden med og løbende ”evaluerer” (evaluering som understøttende/lærende)
  • Tilbageblik på tidligere faser og fx formål/målgruppe – er vi afstemte med vores tidligere overvejelser, skal vi justere noget?
  • Hvor, hvor mange, hvem?
  • Prøvehandlinger – og: hvornår har vi ”nok”? Hellere færre veldefinerede, som vi kan vide noget om, end mange upræcise
  • Bygge struktur og systematik for afprøvninger
  • Metode til opsamling af viden/evaluering – får vi det ud af det, vi gerne ville? Typisk kvalitativt fokus og på borgeroplevelse
  • Hvilke valg skal træffes af ledelse? Fordrer også her tæt ledelse
  • Arbejde med fælles professionelle fodslag mellem myndighed og udfører
  • Klar forbindelse til officielle strategier, politikker i kommunen og handleplaner hjælper
  • Arbejde frem mod prototype – fx skabeloner, procesplaner, drejebog, virkemidler, enkle værktøjer
  • ”Afmystificering”: Vi arbejder med kernefaglighed; løbende reetablering af forbindelse til ”the Why
  • Hvor er vi nu med de involverede borgere og pårørende i forhold til før (baseline)?
  • Hvilken vej er vores projekt gået, hvordan har vores tilgang og metode evt. udviklet eller ændret sig siden start – og hvilken betydning har det for vores måling?
  • Kan der kvantificeres? Kvalitativ data og rapporterede borgeroplevelser er også data
  • Hvad er indikatorer/tegn på forandring i forhold til formålet? Altså, hvordan kan vi se  systematisk forandring?
  • Benyt interviews, observationer
  • Fokusgrupper med borgere og pårørende
  • Overvejelser om tid, ressourcer/kapacitet skal med
  • Hvornår kan vi konkludere?
  • Zoom ind på resultater
  • Produktværdi og procesværdi – hvornår har noget det ene, det andet eller begge dele?
  • Ledelse: Er ledelsen enig i læring og resultater og går forrest i forhold til næste skridt?
  • Justeringer: Nye prøvehandlinger, nye metoder, nye prototyper?
  • Hvad kan vi sige ud fra vores løbende læring/evaluering i forløbet?
  • Kompetenceudvikling i forhold til læring og resultater
  • Udbredelse? Kan læring give værdi andre steder i kommunens indsatser?
  • Formidling – hvordan formidler vi mest præcist, koncentreret og praksisorienteret? Cases, eksempler, interviews, citater.
  • Det videre ejerskab og roller, når udviklingsprojekt stopper?
  • Implementering: At gøre noget til ”det, vi gør” i stedet for ”et projekt”
Kort om Samskabt styring;

Samskabt styring er en ny måde at arbejde med afbureaukratisering på, hvor problemer løses i tæt samarbejde med dem, som styringen vedrører. Metoden er udviklet i samarbejde mellem KL, kommunerne og de faglige organisationer i Forhandlingsfælleskabet og har været afprøvet i en lang række kommuner med støtte fra Fremfærd

I Samskabt styring arbejder man systematisk med at gå fra 'bøvl til løsning' gennem en række trin, der går fra at undersøge og prioritere problemet, finde en løsning, afprøve løsningen og evaluere, om løsninger er god. 

Sådan gjorde vi - trin for trin

Projektet blev sat i søen i 2020, og forløbets første halvandet år var mærkbart præget af corona-nedlukninger og omlægninger, både i kommunerne og blandt medarbejdere og borgere i projektet samt i forhold til de samlinger, der skulle være på tværs af kommunerne i løbet af perioden.

Kick-off og de første møder på tværs blev afholdt online i efteråret 2020 og foråret 2021. Hvert kommunalt projektteam bestod af ca. fire medarbejdere inklusive projektlederen. Det første fysiske seminar blev afholdt som internat sent i foråret 2021, hvor bl.a. Tina Øllgaard Bentzen holdt oplæg og workshop om Samskabt styring.

Der er i hele projektperioden derudover afholdt et opfølgende internat, tre heldagsseminarer med projektteams og en række onlineseminarer både med hhv. hele projektteams og alene for projektledere.

Samlingerne, som har haft karakter af workshops, har konsekvent taget udgangspunkt i Samskabt Styring-modellen. En af de primære arbejdsformer har været, at kommunerne har holdt korte statusoplæg for hinanden og derefter haft dialog, stillet hinanden spørgsmål og givet og taget feedback til videre inspiration.

Der har også været et særligt fokus på de kommunale projektlederes rolle i forhold til at være drivkraft og tovholder på projekt og metodeudvikling i egen kommune. Det faciliterede Komponent bl.a. gennem særlige møder med disse, hvor der var plads til både at inspirere rollen som projektleder med korte oplæg samt at have dialogen om rollen på tværs af kommuner.

De erfaringer og den viden og læring om forandringsprocesser i forhold til bedre samarbejder mellem borgere/pårørende, myndighed og udfører, som det samlede projekt har givet, er samlet under hver fase i Samskabt Styring modellen. Viden er tilvejebragt på de nævnte samlinger og møder, gennem skriftligt materiale og fokusgruppeinterviews i alle deltagende kommuner samt bilateral korrespondance med projektlederne.

Derudover arbejdede hver kommune med et spørgeskema til involverede borgere og pårørende, som skulle give et udgangspunkt for udviklingsarbejdet.

Opsummering fra de fire kommuner

Denne opsummering går i dybden med, hvad der er sket i de enkelte kommuner i løbet af projektet i forhold til de seks faser i Samskabt styrings-modellen.

Før man går i gang og fælles sprog

Vesthimmerland Kommune var allerede i gang med et projekt inden Samskabt Styring på det specialiserede socialområde, som omhandlede forholdet mellem borgere og kommune. Projektet kørte i to spor, hvor spor A handlede om, hvordan man kan udvikle og styrke kommunens fokus på borgeren i centrum. Dette spor førte over i spor B, som omhandlede, hvordan kommunen kan arbejde bedre internt sammen omkring borgeren. Eksempelvis angående forholdet mellem myndighed og udfører. Nærværende forløb blev iværksat med henblik på udvikling af et bedre samarbejde med pårørende omkring de enkelte borgere, og ønsket var at udvikle en model for positive samarbejdsforløb. Et væsentligt aspekt var desuden, at projektet kunne agere som ”motor” for styrket implementering af samtidige initiativer/aktiviteter på psykiatri- og handicapområdet. Blandt andet benyttelse af en pjece for pårørendesamarbejde og en styrket opfølgning med borgerens udvikling i centrum.

Der blev udvalgt to botilbud, som rummede borgere med omfattende behov for hjælp og støtte. Konkret var målgruppen borgere med flere samtidige funktionsnedsættelser, nogle uden sprog og nogle med en tillægsdiagnose inden for autismespekteret. Der er altså tale om borgere med omfattende behov, og derfor har de pårørende ofte en særlig vigtig rolle i borgerens liv. Projektet inddrog både sagsbehandlerne fra myndighed, nøglemedarbejdere fra botilbuddene samt repræsentant fra det tilknyttede bruger-pårørenderåd. Aktørerne blev inddraget med henblik på udvikling af positive samarbejdsforløb og med fælles fokus på, at kunne tilbyde en sammenhængende indsats med borgeren som aktør i eget liv.

Undersøge og prioritere

Projektet fokuserede på at få sat teams, borgere og pårørende sammen og få skabt rammerne omkring det kommende arbejde. Myndighed og et af botilbuddene arbejdede allerede inden projektet individuelt løbende med tiltag og dialog, som omhandlede opkvalificering af borger- og pårørendesamarbejde. Den fælles deltagelse i projektet gav mulighed for at understøtte de individuelle tiltag, samt at samle kræfterne og samarbejde på tværs af myndighed og udfører om at forbedre borger- og pårørenderelationen.

Efter Fremfærd-projektets kick-off møde (online) i oktober 2020 udviklede kommunen spørgsmål og kommentarer til det spørgeskema fra Fremfærd, der var en del af projektet, hvorefter projektgruppen brainstormede omkring indhold til projektet for at skabe et fælles sprog og en fælles retning. Projektgruppen bestod af ledere fra udfører og myndighed, medarbejder-repræsentant fra udfører og myndighed, samt af repræsentant fra pårørenderåd og projektlederen.

På baggrund af resultaterne fra første spørgeskemaundersøgelse vurderede projektgruppen, at der var behov for en mere kvalitativ form for data omkring de udfordringer og mulige forbedringsforslag, som pårørende, udfører og myndighed så i samspillet mellem de tre parter.

Udvikle løsninger

I løbet af 2021 blev der afholdt dialogmøder med henholdsvis pårørende, udfører og myndighed for indsamling af yderligere viden omkring deres oplevelse af udfordringer og forbedringsforslag til samarbejdet. Her var nogle af de gennemgående temaer manglende information og kommunikation, ligesom der med fordel kunne arbejdes med gensidige forventningsafstemninger. Fokus var på at håndtere fælles fodslag om basale spørgsmål som ”Hvad er man egentlig visiteret til?”, ”Hvad betyder det at bo i botilbud?”, ”Hvilke roller har hhv. ”kommune”, borger og pårørende?”. Samlet set handlede det om, hvordan man kunne adressere de dilemmaer, projektet oplevede herom undervejs. Endvidere begyndte projektet at arbejde med, hvordan kommunen kan blive bedre til at forberede sig på ankomsten af nye borgere i den målgruppe, der har mest brug for hjælp – da området vokser.

Det var også en vigtig del af denne fase at arbejde kvalitativt med de individuelle møder – hvordan bliver vi bedre til at lytte, til at være i den fase, hvor vi er åbne, inden der springes til at informere og være løsningsorienteret. Det blev også besluttet at holde en fælles temadag om forråelse, hvor 225 borgere, medarbejdere og pårørende deltog – og som kunne skabe værdi som ”fælles tredje”; altså et oplæg med relevant viden eller relevante perspektiver, som kan være med til at understøtte den videre dialog på tværs af medarbejdere og borgere/pårørende.

Endelig blev det besluttet, bl.a. efter inspiration fra andre deltagende kommuner i projektet, at ændre skabelonen for handleplansmøderne, som skulle være forenklede, mere åbne og mere forståelige i forhold til hvad det egentlig betyder at arbejde med en borgers håb og drømme – eller mere konkret – ønsker for fremtiden.
 

Teste og implementere

Projektteamet i Vesthimmerlands Kommune er bevidste om et klassiske fænomen i forhold til metode- og vidensarbejde: Når man undersøger noget, ændrer man det. Det vil sige, at når der sættes lys på en problematik, kan det i sig selv afstedkomme forandring. Det er sket – i positiv retning – i Vesthimmerlands Kommune, og det er noget, de derfor også gerne vil blive ved med at have øverst på dagsordenen angående indsatserne i kommunen.

I foråret 2022 gennemførte Vesthimmerlands Kommune to konkrete, fælles tiltag i form af et informationsmøde for pårørende og en workshop for myndighed/udfører.

Informationsmøde:
På mødet blev en række forskellige emner, som de pårørende havde peget på, og nogle af de emner som medarbejderne havde italesat som udfordrende i samarbejdet, sat på dagsordenen. Emnerne var: myndigheds rolle, ansvarsfordeling mellem botilbud og myndighed, borgerens retssikkerhed, opfølgning og tilsynsforpligtelse, voksenudredningsmetoden, match, tilbudsportalen, visitationsudvalg, handleplansmøde, handleplan – bestilling til botilbud, samtykke, værgemål og flytning uden samtykke. Altså et møde med en omfattende formidlingsdagsorden i forhold til de kommunale rammer og metoder.

På mødet fremkom en række centrale fund:

  • Pårørende kan ikke informeres for meget. Så projektet skal arbejdede videre med udvikling af formen informationsmøder for pårørende
  • Tanken er at implementere møderne således, at alle pårørende til borgere i botilbud i Vesthimmerlands Kommune får mulighed for at deltage
  • Handleplansskabelon er blevet ændret nogle gange
  • Pårørende er blevet præsenteret for medarbejderne på mere åben vis, hvor man ikke sidder på hver sin side af et bord med ”en sag” – kan skabe bedre relationer
  • Løsninger lokalt på botilbud skal bredes ud – bedre videndeling i kommunen
  • Medarbejderne skal have et rum for refleksion
     

Workshop:
På workshoppen arbejdede udførerområdet og myndighedsområdet sammen videre omkring temaet forråelse. Der blev arbejdet med, hvad forråelse er og kan være i den konkrete kontekst, hvorfor det opstår, og hvordan det håndteres som organisation og som mennesker og professionelle, når det mødes.

Der blev også arbejdet med fremskudt myndighedsrådgivning i projektet, altså en rådgiver ude på de enkelte tilbud, som kunne være med til at sikre større sammenhæng og øget hastighed i kommunikation og processen om at træffe beslutninger i forhold til borgerforløb. Endelig blev der produceret en pjece til pårørende, som konkretiserer, hvordan rammerne og hvordan samarbejdet i et pårørenderåd kan fungere. Arbejdet med pjecen var i sig selv en samskabende proces med involvering af handicapråd, pårørenderåd og medarbejdere.

Se pjecen her.

Måle om løsninger har effekt
Projektet er stadig i gang med at se på, hvad tiltagene har haft af effekt, ligesom en del af udviklingsarbejdet fortsat er i gang. Der tegner sig i skrivende stund følgende billede:

  • Andre myndighedsområder skal forstå samskabelsesidéen bedre
  • De pårørendes ressourcer kan anvendes endnu bedre, når vi taler bedre sammen, og når de er mere med i processen
  • Der er kommet flere rådgivere på botilbuddene, som kan være i direkte dialog med udfører og pårørende
  • Vesthimmerland arbejder videre, selvom Fremfærd-projektet afsluttes ved udgangen af 2022
  • Øget kvalitet i handleplansarbejde
  • Pårørende og medarbejdere vil gerne fortsætte med udviklingen
  • Sæt tiltag, der understøtter denne dagsorden ind i mere faste rammer, årshjul, kalendere, på møder

Lære og beslutte næste skridt

Projektet var ligesom de andre hårdt ramt af corona i opstartsfasen, men siden foråret 2021 har det alligevel afstedkommet en hel del læring, som Vesthimmerlands Kommuner arbejder videre med:

  • Man kan undgå konflikter ved at trække de pårørende ind som en værdifuld samarbejdspartner
  • Et tæt samarbejde mellem myndighed og udfører er befordrende for det gode samarbejde om borgeren med de pårørende
  • Et projekt som dette kræver fortsat ledelsesbevågenhed og fokus i forhold til at understøtte procesværdi som den i dialogmøder samt produktværdi som den i pårørende-pjecen
  • At der kan opstå dilemmaer i det at invitere pårørende så tæt ind og stadigvæk sikre, at udførermedarbejderne står fast på fagligheden
  • Borgerne er voksne, men også børn og søskende til nogen, så der er mange følelser på spil, der skal rummes, samtidig med at de ikke skal overskygge det faglige arbejde
  • Roller i dialogen skal afklares – det gør det hele meget lettere. Forventningsafstemning og mere åben dialog, hvor der måske ikke er en konkret sag i spil, som trækker fronter op
  • Projektet har givet mulighed for et refleksionsrum, som projektdeltagerne kan træde ind i, både medarbejdere, ledere og pårørende(råd), hvor de kan dele perspektiver med hinanden, hvilket har været svært at gøre tidligere
  • Arbejde videre med temaer som ”fælles tredje”, som kan være med til at perspektivere
  • Der kunne godt have været flere medarbejdere med i projektet, så der kunne være bredere engagement
  • Fase 1 og 2 i Samskabt Styring modellen er svær at komme videre fra – altså at komme fra udforskningen til det mere løsningsfokuserede. Men det er en ”evig proces”, som det formuleres på det afsluttende fokusgruppemøde, når det kommer til at styrke samarbejdet, relationen og tilliden mellem borger/pårørende, myndighed og udfører

Før man går i gang og fælles sprog

Odder Kommune havde tidligere deltaget i et andet Fremfærdsprojekt om Samskabt Styring, som bl.a. omhandlede samarbejde på tværs mellem myndighed- og udførerområder i kommunen (I Odder er 2+2=5: Vi hjælper flere borgere for de samme penge | VPT). Derfor var der også kort betænkningstid i forhold til at byde ind på et nyt projekt i Samskabt Styring-rammen, men denne gang med mere klart fokus på borger- og pårørendeinvolvering. Man ville gerne have en løftestang og en konkret katalysator for det videre arbejde med det, der også i Odder er officiel politik og udtrykt strategi, nemlig at involvere borgere og pårørende yderligere og styrke samarbejdet. Ledelsen var med fra myndighed, og det samme var ledelsen på de botilbud, som skulle involveres i projektet. Man gik altså i gang på baggrund af et ledelsesønske, og Samskabt Styring-forløbets åbne form matchede kommunens proces om at skabe egne erfaringer.

Undersøge og prioritere

Mere pårørendeinddragelse på botilbud – men hvordan? Der blev nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse fra medarbejdere både fra botilbud, myndighed, handicapråd og pårørende, som altså allerede på dette tidspunkt kom med i maskinrummet for udvikling. Borgergruppen på de relevante botilbud er karakteriseret ved, at de pårørende for det meste er en gældende og betydende stemme. Der skulle nu ”tændes en ild” på botilbuddene om samarbejdsopgaven, og et konkret skridt var at holde en brainstorming-aften med en meget åben dagsorden, hvor borgere og pårørende var med. Der var samtidig en bevidsthed om, at der skulle være fokus på det at indhente ideer, og det at kunne trække af på dem – altså få noget nyt til at ske. Brainstorming-aftenen, hvor dialog bl.a. blev organiseret efter café-modellen, var en stor succes, og der var masser af energi og engagement fra de pårørende. Således havde arrangementet værdi i sig selv som led i at styrke samarbejdet og var både middel og en del af målet.

Erfaringen fra Odder i forhold til Samskabt styring-modellen er, at det godt kan betale sig at blive i fase 1 og 2 i den tid, det tager at arbejde med involveringsformer, at få ideer på bordet, få de frivillige og pårørende med (som ofte ikke kan deltage i noget i den sædvanlige, kommunale arbejdstid), at arbejde med de åbne former, der kræves for at tænke nyt sammen.

Udvikle løsninger

Der blev arbejdet med tre overordnede temaer i forløbet:

  1. samarbejdet i dagligdagen,
  2. øget og konkret involvering af pårørende på botilbud,
  3. handleplansarbejdet med de tilknyttede borgere og pårørende

Der er nu på baggrund af projektet igangsat et arbejde med at etablere pårørenderåd på alle tilbud, bl.a. inspireret af ældreområdet, der er et arbejde med at skabe gode forventningsafstemninger mellem tilbud og pårørende, ligesom der ses på sociale aktiviteter, der gennem årets gang kan være med til at styrke samarbejdet og ”åbne botilbuddene op” (grillaftener, havedage, stafet for livet). Der er også blevet arbejdet med begrebet ”et fælles tredje”, hvor man sammen får et input eller viden udefra angående et relevant tema – der har bl.a. været et fælles møde om værgemål og repræsentation i samarbejde med organisationen Landsforeningen LEV, ligesom der planlægges et lignende arrangement om tavshedspligt og regler om GDPR, som også er en betydende ramme for kommunikationens løbende form mellem borgere, pårørende og personalet på tilbuddene.

I forbindelse med borgerens handleplan, hvor der holdes møde hvert år med borger og pårørende, vil man arbejde mere processuelt med mål og delmål i handleplanen – og skabe mere ejerskab til den hos borgeren og de pårørende. Det skal ske gennem et øget fokus på planlægning af og forberedelse på handleplansmødet, for at dette kan blive mere åbent involverende i forhold til pårørende (såfremt borger ønsker det).

Odder Kommune gik ind Samskabt Styring forløbet med en intention om ikke at være for resultatfokuseret, og var optaget af at forblive i involveringsprocessen. Involveringsprocesser er ikke noget, der stopper igen, er tilgangen. Der var således en høj grad af procesværdi for ledelsen på området, som fokuserede på, at det at involvere frivillige og pårørende mere på botilbuddene var noget man kontinuerligt skulle være i og tænke sammen om – som en del af kerneopgaven. Derfor er Odder Kommune også fortsat i gang med de første faser i Samskabt Styring-modellen, da det at udforske og prioritere i forhold til at styrke borger/pårørende-samarbejdet ikke er en proces, der stopper igen.

Teste og implementere

Odder Kommune fortsatte arbejdet med de tre temaer gennem arbejdsgruppen, og er, når dette skrives, i gang med den formelle etablering af pårørenderådene, ligesom involveringsformer som dialogmøder og brainstorming-workshops kommer til at gentage sig. I forhold til årshjul på tilbuddene bliver de åbne aktiviteter en fast del af programlægningen og planlægningen. Det er også besluttet som led i projektets første tema om at styrke kommunikationen i dagligdagen bredt at implementere interaktive skærm- og app-systemer på botilbuddene. Disse kan benyttes af borgere, medarbejdere og pårørende til mere tydelighed, indsigt og kommunikation. Dermed anvendes der i større omfang også digitale systemer til at styrke åbenheden for de pårørende, men også for at skabe mere tydelighed og visuelt overblik for borgerne.

Lære og beslutte næste skridt.

En af de klare konklusioner fra Odder er løbende at gentage de åbne møder med de pårørende, medarbejdere og myndighed. Der er mange værdifulde, forskellige perspektiver at hente, som kræver de mere åbne rum som dette – det gælder både for dialogen i arbejdsgruppen blandt eksempelvis myndighed og udfører, og på tværs mellem fagpersoner, borgere og pårørende.

Proces, proces, proces – det tager tid at have en tværfaglig arbejdsgruppe og være i dialog, undersøge og få et fælles sprog, men det er godt givet ud i forhold til implementering, mens der udvikles, da mange er medinddraget fra starten af. De mange processer kræver dog en processtyrer/projektleder for at sikre fortsat fremdrift, er projektets erfaring. Samtidig er det et udtrykt læringspunkt i Odder, at man ikke nødvendigvis skal skynde sig i ”løsningsmode”, da det at være i de undersøgende processer giver stor værdi i sig selv i forhold til bedre dialog, samarbejde og inddragelse.

Arbejdsgruppen har sat mange aktiviteter i gang og uddelegeret ansvaret til andre betydende aktører, fx afdelingslederne eller de pårørende i arbejdsgruppen, hvilket er en nødvendighed for at få udviklingen integreret lokalt på tilbuddene. Der er et perspektiv om, at mindset og åben tilgang skal ud og leve i afdelingerne og ikke være centraliseret i en projektarbejdsgruppe. Der er derfor en klar ledelsesopgave, hvis udviklingen skal fortsætte efter projektudløb. Ejerskab og medansvar lokalt i afdelingerne og i ledergruppen er afgørende for at de involverende tiltag til bedre samarbejde kan leve i et årshjul. Det har også været en vigtig udvikling, at der sættes betydeligt større fokus på pårørende som ressource, og værdien heraf er noget, Odder Kommune fortsat vil prioritere.

Før man går i gang

Rebild Kommune valgte at blive en del af projektet Samskabt styring på det specialiserede voksenområde, fordi man i lighed med mange andre kommuner har en formuleret politik om at styrke borger- og pårørendesamarbejdet og få samskabelsesprincipper i spil. Der var fra starten en styregruppe bestående af ledelse fra myndighed, udfører samt ungeenheden på beskæftigelsesområdet. Der var planer om at lave et stort kick-off i kommunen med deltagelse af borgere og pårørende, bl.a. for at afdække behovene – hvilket corona satte en stopper for. Så hvad var det oplevede behov hos målgruppen, der var de 18-30-årige med både bostøtte og ydelser fra beskæftigelsesområdet? Og hvordan skulle man arbejde med disse behov? Rebild Kommune måtte træde et skridt tilbage og anskue projektet på ny – også fordi Samskabt Styringsmodellen ikke giver færdige metoder at arbejde med, men er en eksplorativ og inddragende proces i den konkrete kontekst.

Intro og fælles sprog

Hvad skal vi? Hvad er problemet? Hvor er det egentlig, samarbejdet bøvler mere konkret? Det var nogle af de spørgsmål, der blev stillet i Rebild Kommune, da der blev planlagt dialogmøder med borgere og pårørende. Der var ikke på den måde en brændende platform, der tydeligt stod frem. Derfor bestod en stor del af denne fase af udforskning af dette – hvordan kan vi egentlig bedst udvikle på samarbejdet hos os, hvad giver mest værdi, og i hvilke konkrete rammer kan denne udvikling virkeliggøres? Samtidig blev det også nødvendigt at genbesøge begrebet ”pårørende”: for borgere over 18 år kan det være andre end forældrene, som måske i nogle tilfælde slet ikke er relevante.

Undersøge og prioritere

Rebild Kommune undersøgte bl.a. tilfredsheden med samarbejdet med og tilliden til kommunen med et spørgeskema, som var en del af Fremfærd-projektet, til en del af målgruppen. Men igen var det svært at sætte fingeren på et egentligt, konkret problem, man kunne gå i gang med at løse. Der blev arbejdet med et faciliteret dialogmøde med seks borgere og otte pårørende, hvor begge parter blev interviewet, og det var denne undersøgelse, der blev afsættet. Der var ti medarbejdere med, som blev involveret i at kunne ”tænke sammen med” borgerne. Dialogmødet i sig selv var med til at skabe et helt andet rum end vanligt i samarbejdet med de unge og de pårørende. Der blev også arbejdet med kortlægning af borgerens relationer og netværk, jf. udforskningen af pårørendebegrebet,  og indbudt til åbne ”VIP-møder”, altså med de personer, der var særligt vigtige for borgerne.

Udvikle løsninger

Et resultat af workshoppen og dialogmødet med de unge og pårørende blev nødvendigheden af at udvikle nogle nye mødeprocesser for de møder mellem myndighed, udfører og borgere, hvor samarbejdet er mest konkret og udspiller sig – ikke bare en ny mødeform, men også det, der leder op til mødet og kommer efter. Målgruppen var som nævnt borgere med sagsbehandling på tværs af social og beskæftigelsesindsats. Hvilke mål har borgeren, hvilke håb og drømme? Hvordan kan der bedst understøttes i forhold til formalia som kalender, lovgivning og e-boks mv.? Hvilke behov har borgerne for, at de konkrete møder og samarbejdsprocessernes kvalitet kan løftes? Det førte til udviklingen af mere præcise og mere visuelt prægede skabeloner på en workshop-dag, hvor fire borgere medvirkede, og som var understøttet af grafisk facilitering:

  • En meget konkret skabelon for mødeindkaldelsen: Hvem skal med, hvad skal der ske, hvornår starter og slutter mødet (vigtigheden af at skrive ugedagen på) og hvor er det henne? Det fremgår af dagsordenen hvilke emner, man skal omkring på mødet, og at borgeren også kan komme med dagsordenspunkter og input til hvem, de gerne vil have med.
  • En skabelon til forberedelsen, som sendes ud sammen med mødeindkaldelsen, der skal inspirere de unge til at forberede sig til mødet i samarbejde med bostøtten. I forberedelsen skal man omkring forskellige aspekter af livet blandt andet job, netværk, fritid, bolig og mestring.  
  • En visuel skabelon til selve mødet, der kan fungere som samtaleredskab, og som man kan skrive eller tegne på undervejs. Når man så går fra mødet, fungerer skabelonen som borgerens visuelle referat, som borgeren kan tage med sig hjem.

Samtidig fungerede arbejdet med netværksdiagrammer, altså borgerens relationer, godt som dialogredskab, og det kom her fx frem, at der kan være et klart dilemma mellem det at arbejde mod mere selvstændighed og fx egen bolig, når en vigtig en del af ens netværk er i botilbuddet eller er – bostøtten.

Teste og implementere

Således kom de nye skabeloner i anvendelse og blev også forenklet yderligere undervejs. Ledelsen var understøttende i forhold til den fortsatte proces med at øge antallet af prøvehandlinger med skabelonerne, der mere og mere manifesterede sig som det konkrete, værdiskabende produkt, som Samskabt styring fasemodellen førte til i Rebild Kommune. Det gav fortsatte aha-oplevelser med borgerne, var erfaringen med fra fagpersonerne. Samtidig opstod der en opmærksomhed på, at det kan være trættende for borgere med disse længere møder (typisk halvanden time), hvilket der skal tages hensyn til i de enkelte forløb.

Måle om løsninger giver effekt

Spørgsmålet om, hvordan styregruppen og ledelsen skal træffe beslutninger på baggrund af projektet har ikke været let at besvare. Projektet har været bedst, når borgerne har været med og været tæt på i den specifikke dialog og i workshops, er vurderingen. Samtidig har borgerne en oplevelse af, at møderne er mere ufarlige for dem, når de er bedre og mere konkret forberedt. Skabelonerne – og den mere strukturerede forberedelse – giver nogle bedre møder. Det er både læringen fra borgere og medarbejdere.

Det er samtidig en overvejelse for styregruppen, om der pålægges ekstra arbejde i udrednings- og opfølgningsfaser – men samtidig er der en udtrykt politik i kommunen om at satse på at løfte borgerinvolveringen og borgersamarbejdet, så der er også tale om en kvalitativ investering, der flugter med et overordnet politisk ønske.

Lære og beslutte næste skridt

Rebild Kommune vil fortsætte med benyttelsen af møde- og forberedelsesskabelonerne og udbrede dem yderligere, også i forbindelse med VUM-udredninger og opfølgninger. ”Det er ikke fordi, vi ændrer metode, det er bare blevet meget mere visuelt og enkelt – og så får de (borgerne) vores konkrete spørgsmål i god tid inden opfølgningsmødet”, er en af bemærkningerne ved det afsluttende fokusgruppeinterview i kommunen.

Det er ved projektets afslutning under overvejelse at udbrede skemaerne til sygedagpengeområdet og UU-vejledningen i Rebild Kommune. Samtidig er det en læring og en pointe fra kommunen, at dialogmøder og workshops med borgerne i sig selv er ”outcome” og udgør kæmpeskridt fordi de øger kvaliteten af samarbejdet i trekanten borger-udfører-myndighed. Derfor vil kommunen også arbejde videre med at arrangere sådanne dialog- og samskabelsesprocesser sammen med borgerne – og måske de pårørende, når det er relevant i henhold til arbejdet med borgerens egen forståelse af sit netværk. Det er en klar opfordring fra projektet i Rebild: ”Inviter borgerne ind!” og ”vær i stand til at kunne gå med dem!”.

Før man går i gang og fælles sprog

Slagelse Kommune var i gang med en samtidig proces om medborgerskabsfortællingen som et politisk pejlemærke. Der var et ønske om at arbejde mere recovery-orienteret og med samarbejdet med og inddragelse af borgere og pårørende. Der var derfor skabt et godt grundlag for at arbejde med disse temaer i en Samskabt styring-ramme. Kommunens lederforum, som består af flere udfører-afdelinger (virksomheder) på det sociale område, skabte et fælles grundlag for arbejdet og for at gå ind i projektet – og ville så høste erfaringer undervejs og bagefter til det videre arbejde.

Slagelse arbejdede allerede med metoden Åben Dialog og ville benytte nærværende projektramme til at udvide metodens ramme til også at inkludere borgere uden sprog og/eller med en kognitiv funktionsnedsættelse. Samtidig sigtede Slagelse efter at have myndighedsfunktion med i Åben Dialog-samtalerne. Åben Dialog er ellers en metode, der typisk anvendes på udførerområdet. Intentionen var altså at udbrede en virkningsfuld metode til nye målgrupper via kompetenceudvikling og afprøvning i Samskabt styring-projektregi samt at styrke oplevelsen hos borgerne af et sammenhængende forløb.

Undersøge og prioritere

Slagelse havde allerede valgt metodisk tilgang – Åben Dialog – og i denne fase skulle målgruppen bestemmes og prøvehandlinger planlægges. Samtidig iværksatte kommunen en 3,5 dages reflektantuddannelse for 25 medarbejdere, der skulle indgå i Åben Dialog-møderne (læs mere om Åben Dialog på Socialstyrelsens hjemmeside) Undersøgelsen bestod altså primært af at benytte metoden med nye målgrupper og derigennem styrke inddragelse og borgerens fortælling i relationen til myndighed og udfører på et område, hvor det er svært at finde ”borgerstemmen”. Rummet for Åben Dialog-mødet blev statussamtalen med borgerne.

Der var dog også i denne fase en opmærksomhed på at undersøge de potentielle styringsmæssige udfordringer, en metode som Åben Dialog kan afstedkomme – tid, økonomi, ”omlægning” af faglighed. Da Slagelse Kommune i forvejen arbejder recovery-orienteret og har en målsætning, der matcher metoden, oplevede medarbejderne generelt projektet som en kærkommen konkretisering af recovery-orientering i forhold til nogle af de målgrupper, hvor involvering kan være en udfordring pga. manglende sprog og kognitiv funktionsnedsættelse.

Udvikle løsninger

Åben Dialog er kendetegnet ved møder med borgeren og det netværk, der er relevant for borgeren. Det er et møde uden en egentlig dagsorden, men i stedet et fokus. Fokus er på det, der er vigtigt for borgeren at bringe til bordet. At udvikle dette redskab med borgere, der ikke havde noget egentligt sprog og/eller en kognitiv funktionsnedsættelse, blev målsætningen.

Det gav en del udfordringer i samarbejdet i trekanten mellem myndighed, udfører og borger/pårørende, at der er forskellige kulturer på fx myndigheds- og udførerområdet i forhold til dagsordener og formål med møder med borgerne. Det krævede fagligt mod at arbejde med en åben metode, hvor dagsorden ikke er givet på forhånd, og hvor borger ikke har noget sprog. Men de første erfaringer viste, at ”borgerne køber helt vildt ind på det”. Først i forløbet var der en vis skepsis ved at efterlade den sædvanlige faglighed og løsnings- og eksekveringsparathed udenfor døren inden Åben Dialog-mødet.

Der blev oprettet et netværk for de uddannede reflektanter, så de kunne involvere hinanden på tværs, når der skal afholdes Åben Dialog-møder.

Samtidig ramte corona, og det blev praktisk svært det første år i projektperioden at få afholdt den planlagte mængde af Åben Dialog-møder med den nye målgruppe og det relevante netværk. Borgere med forskellige sproglige vanskeligheder og/eller kognitive funktionsnedsættelser blev udvalgt, så der var tale om kvalitativt forskellige prøvehandlinger:

  • En borger med kognitive vanskeligheder efter en erhvervet hjerneskade
  • En borger med fysiske, psykiske og sproglige vanskeligheder – udelukkende kommunikation via lyde, mimik og gestik
  • En borger med fysiske, kognitive og sproglige vanskeligheder – primært kommunikation via skrift
  • En borger med kognitive vanskeligheder i lettere grad

Slagelses projektforløb er et eksempel på, at man i Samskabt Styring-rammen arbejdede videre med en metode og ”løsning”, der allerede til en vis grad var defineret og rammesat, og som der på forhånd eksisterede viden om, nemlig Åben Dialog, og at denne blev udgangspunktet for at styrke samarbejdet med borgere, hvor det før havde været en udfordring at finde udviklingsrum til nye afprøvninger af metoden.

Teste og implementere

De første fire møder blev afholdt med uddannede reflektanter og mødeleder. Borgere og pårørendes oplevelser var positive.

Borger:
”Der var mange oplysninger at holde styr på, startede med at være i forsvar, men så sænkede paraderne sig efterhånden”

Pårørende/ægtefælle:
”Meget roligt møde, tid til at reflektere, anderledes møde med kommunen, tage refleksionerne fra reflektanterne som et tilbud, oplevelsen af at blive set, hørt og lyttet til”

Møderne afspejlede en ny rolle for især myndighed, som fandt sig selv i en mere lyttende position end i den mere sædvanlige afklarende position. Det blev også tydeligt for de involverede medarbejdere, hvor meget det egentlig krævede at arbejde med involvering af borgere uden sprog. Det krævede tålmodighed, indsigt i alternative kommunikationsformer og at knytte op på fx logopæd-faglighed og at man selv kunne lægge den hurtige løsning til side lidt.

Måle om løsninger har effekt

Vidensgrundlaget i et projekt som Slagelses er primært kvalitativt og baseret på erfaringer fra de fire borgerprofiler, der var med i prøvehandlingerne angående benyttelse af Åben Dialog med nye målgrupper.

Erfaringerne, og de besvarelser, der kom ind via et til projektet tilknyttet spørgeskema, viste, at både borgere og pårørende oplevede at have indflydelse på eget forløb, og de oplevede samtidig en øget tillid til udfører og myndighed efter Åben Dialog-mødet. Nøgleord:

  • Medbestemmelse
  • Tillid til medarbejderne
  • Inddraget i støtten

Medarbejderne i både udførerdel og myndighed oplevede også en større tillid til hinanden i samarbejdet.

Kort sagt har alle involverede borgere, pårørende, udfører og myndighed givet udtryk for, at det har været en positiv oplevelse at gennemføre statusmøder som Åben Dialog-møder. Tilkendegivelser fra deltagere:

  • Mor til borger oplevede, det var en god måde at holde møde på, og at det gav mulighed for at borgers stemme bedre blev hørt.
  • Borger oplevede, at der var mange oplysninger at holde styr på. Startede med at være i forsvar, men så sænkede paraderne sig efterhånden.
  • Ægtefælle oplevede et meget roligt møde, tid til at reflektere, anderledes møde med kommunen. Tager refleksionerne fra reflektanterne som et tilbud. Oplevelsen var at blive set, hørt og lyttet til.
  • Borger oplevede at blive hørt.
  • Medarbejdere oplevede, at der kom nogle gode ting ud af mødet.

Lære og beslutte næste skridt.

Åben Dialog taler ind i Slagelse Kommunes pejlemærke om recovery-orientering. Tilgangen gør at borgere med kognitive- og/eller sproglige vanskeligheder og deres pårørende bliver hørt og inddraget i en større grad.

Næste skridt i projektet er fremlæggelse for ledelsesniveauet i Handicap & Psykiatri hvor der tages stilling til en videre implementeringsproces i organisationen, fx om der skal uddannes flere reflektanter – men indstillingen fra prøvehandlingerne er klar: vi har lært, at Åben Dialog og benyttelse af den struktur, metoden tilbyder, er et relevant redskab i forhold til at løfte involvering, medbestemmelse og oplevelsen af et bedre samarbejde mellem borger, myndighed og udfører.

Samskabt styring på det specialiserede socialområde

Projektets formål er – med borgerens behov og ønsker i centrum – at udvikle modeller for positive samarbejdsforløb i trekanten mellem borger/pårørende, forvaltning/myndighed og udfører/botilbud som kan understøtte, at borgerne modtager en indsats, der så vidt muligt opfylder borgernes behov. Det handler særligt om at forbedre dialogen og kommunikationen, om at styrke den gensidige forståelse af roller og ansvar samt at sikre en rettidig forventningsafstemning i forbindelse med borgerens støtteforløb.

Projektledelse: KL og Socialpædagogerne

Læs artikler fra projektet