Trin 5: Evaluere om løsninger giver effekt - samskabt styring
Virker løsningerne? Har de den ønskede effekt? Lever de op til målene? I trin 5 af samskabt styring evalueres løsningerne.
I trin 5 skal I evaluere, om løsningerne giver den ønskede effekt i arbejdet med kerneopgaven. I har implementeret løsninger på jeres styringsudfordringer. Men giver de den effekt, I gerne vil have, eller skal I ændre på noget?
Det får du ud af trin 5
Formålet er at finde ud af, om løsningerne virker og giver den ønskede effekt i arbejdet med kerneopgaven. Derefter kan man eventuelt justere på løsningerne. Indholdet i dette trin kan være:
- At måle på de ønskede effekter af styringen fx via enkle observationer, registreringer, interview eller logbog.
- At drøfte resultatet af målingerne, herunder hvordan de kan medvirke til at kvalificere og justere løsningerne.
- At formidle resultaterne af de nye løsninger til de øvrige ledere, medarbejdere og interessenter.
Sådan gør du
Vælg det vurderingsværktøj, som I mener, vil være mest brugbart til at vurdere lige netop jeres løsning. Målingerne kan gennemføres på en let og hurtig måde for eksempel gennem enkle observationer, registreringer, interviews eller logbog. Kogt ind til benet handler denne fase om:
- Løbende opfølgning og evaluering af løsningens effekt og resultater.
- Justering og tilpasning af løsningen til evt. ændrede forhold og nye informationer.
- Løbende kommunikation og samarbejde med de involverede parter for at sikre, at løsningen fortsat er relevant og effektiv.
- Løbende rapportering om resultaterne til de relevante aktører og beslutningstagere.
Hvis man forventer at spare ressourcer på dokumentationsopgaver, kan én eller to medarbejdere registrere den daglige eller ugentlige tid, de bruger på dokumentation i en eller to uger. Og det gør de så igen, efter at løsningen er implementeret. Man kan også overveje, om der er eksisterende målinger som for eksempel borgertilfredshedsundersøgelser eller trivselsmålinger, der kan bruges.
Eksempler fra virkeligheden
- En række arbejdspladser i en kommune målte, hvor meget tid de egentlig havde sparet ved at implementere en ny løsning. Man kiggede på de mest konkrete løsninger, som var nemme at følge op på. Der blev f.eks. undersøgt hvor meget tid hver medarbejder havde brugt på den gamle arbejdsgang, kontra hvor meget de brugte på den nye. På den måde fandt de hurtigt ud af, hvor mange timer de havde sparet ved hver enkelt løsning.
Værktøjer
Der er udviklet 2 værktøjer, som I kan vælge imellem alt efter, hvad der passer bedst til jeres løsning:
Gode råd
- Gør det let for jer selv at måle, om jeres løsning virker. Bed en kollega kigge efter noget særligt, skriv observationer ned i en afgrænset periode eller noget tredje.
- Det kan være en god idé at have noget af vurdere ”op imod” dvs et udgangspunkt, som viser situationen før, jeres løsning blev implementeret. Er det relevant for jer, kan I derfor indlægge en ”måling” i et tidligere trin i processen – for eksempel når I har udviklet jeres løsninger i trin 3.
- Ledere og medarbejdere, der har været med til at udvikle og implementere løsningerne, kan med fordel deltage i en dialog om resultatet af målingerne og medvirke til at kvalificere og justere løsningerne. Husk også at fortælle om gevinsterne af de nye løsninger til alle andre ledere, medarbejdere og interessenter, der er berørt at løsningerne.
Der er mange grunde til at arbejde med samskabt styring. En vellykket proces kan være med til at styrke organisationens evne til at løse kerneopgaven til gavn for borgerne. Dette sker ofte som følge af bedre tværgående samarbejder, styrkede tillidsrelationer på tværs af fagligheder og mellem ledere og medarbejdere. En vellykket samskabelsesproces kan være medvirkende til, at styring i højere grad bliver et fælles, fagligt redskab, der sikrer forenkling og optimering. Dette kan skabe en konstruktiv, kritisk kultur, hvor det er legitimt at tale om det, der ikke fungerer.
Disse resultater er dog blot fugle på taget og synsninger, hvis den faktiske effekt af løsningerne ikke løbende følges op på og evalueres. Overvej og kortlæg allerede tidligt hvilke effekter I forventer. Udarbejd en plan for, hvordan effekten skal måles og evalueres og beslut hvilke indikatorer, I skal følge for at få indblik i, om løsningen virker som forventet, herunder f.eks. hvornår løsningen har opfyldt sine mål. Der er overordnet tre bundlinjer, som I med fordel kan overveje at udvikle indikatorer for:
- Bedre velfærd og kvalitet for borgerne
- Godt psykisk og fysisk arbejdsmiljø
- Effektivisering af opgaveløsningen
Det kan være en god ide at have noget of vurdere "op imod", dvs. et udgangspunkt, som viser situationen før, jeres løsning blev implementeret. Er det relevant for jer, kan I derfor indlægge en "måling" i et tidligere trin i processen — for eksempel når I har udviklet jeres løsninger i trin 3.
Følges de udvalgte indikatorer løbende kan det give vigtige inputs til, hvordan løsningen kan optimeres og evt. tilpasses, hvis særlige forhold ændres, eller hvis der opstår uønskede fejl. Arbejd særligt med at udvikle fagligt forpligtende fællesskaber, hvor alle deltagere tager ansvar for at nå de konkrete mål og følge op på beslutningerne.
Den konkrete evaluering kan tage mange former, og der kan benyttes kvantitative og kvalitative metoder. Relevante indikatorer kan f.eks. være:
- Øget borgerinddragelse: Antallet af borgere, der deltager i beslutningsprocesser, kan f.eks. måles, herunder borgernes opfattelse af, hvor godt deres input er blevet taget i betragtning.
- Tilfredshedsmåling hos borgeren og medarbejderne: Spørgeskemaer, borgertilfredshedsundersøgelser, APV-undersøgelser, fokusgruppeinterviews mv. kan anvendes til at måle tilfredsheden med de ændrede arbejdsgange eller den nye opgaveløsning. Undersøg f.eks. om der er en bedre overensstemmelse mellem borgerens behov og ønsker og den leverede indsats.
- Samarbejdsrelationer: Samarbejdsrelationer mellem politikere, borgere og kommunale medarbejdere kan måles ved at undersøge deres opfattelse af samarbejdet og samarbejdskulturen i kommunen.
- Budget og økonomi: Hold øje med omkostningerne ved tiltaget og undersøg, om det lever op til de økonomiske forventninger. Følg f.eks. budgetoverholdelse for konkrete opgaver da dette kan være en indikator på, om løsningen fører til mere effektiv brug af ressourcer.
- Ændringer i processer og procedurer: Overvåg og evaluerer om ændringer i processer og procedurer har effekt, og om det er nødvendigt at tilpasse dem yderligere. Kortere sagsbehandlingstid kan f.eks. være med til at indikere, om procesoptimeringstiltag har den ønskede effekt.
Vælg den eller de metoder, der giver bedst mening ift. jeres løsning og dennes forventede effekter. Tag gerne hensyn til både kortsigtede og langsigtede effekter i udvælgelsen af indikatorer. Læg en klar plan for hvem der gør hvad og hvornår, samt for hvilke tegn I skal kigge efter for at se, om den forventede værdi indtræffer. Følg op på om målene opfyldes og om de forventede effekter indtræffer, eller om der skal ske justeringer.
