I trin 2 skal I have et overblik over, hvilke udfordringer der skal arbejdes med. Overblikket sikrer, at I er enige om, hvad der skal arbejdes med - det gør arbejdet nemmere og gør, at I nemmere finder de vigtigste udfordringer og de bedste løsninger på dem.

I skal først og fremmest finde ud af, hvad udfordringerne er - hvad er det, der bøvler? Derefter skal I drøfte og undersøge udfordringerne og deres karakter. Har I fundet mange udfordringer, kan I eventuelt prioritere, hvilke udfordringer I skal undersøge nærmere og prioritere hvilke, I vil finde løsninger på.

Det får I ud af Trin 2

Formålet er at udpege og undersøge de relevante styringsudfordringer og give deltagerne en grundig fælles forståelse af dem. Indholdet i dette trin kan fx være:

• At udpege den styring, som medarbejdere og ledere mener i særlig grad forstyrrer arbejdet med kerneopgaven.
   
• At undersøge den valgte udfordring grundigt: Hvad er egentlig problemet – og hvorfor?
   
• At involvere andre enheder eller områder, der har ”aktier” i udfordringen, i at undersøge den.

Sådan gør I

Sæt tid af til en workshop eller et længere arbejdsmøde, som giver jer mulighed for at komme i dybden. Hvis det ikke er alle på arbejdspladsen, der deltager i workshoppen, så̊ sørg for at få deres input med om hvilke udfordringer, der bøvler i deres hverdag.

Start med at danne jer et fælles overblik over udfordringerne, så I ved, hvad de umiddelbart handler om. Dette kan gøres gennem interviews, registreringer, observationer eller spørgeskemaundersøgelser, eller I kan lave konkrete borger-, medarbejder eller opgaverejser. Kodeordet er at involvere alle relevante parter, så I sikrer, at alle har en stemme i processen. 

Er der mange udfordringer, kan I herefter prioritere dem. Prioritering kan give et fælles billede og vurdering af, hvor svært og besværligt det er at arbejde med de konkrete udfordringens kontra den værdi, det vil medføre at løse den pågældende udfordring/problemstilling. I kan efterfølgende eventuelt arbejde videre med flere udfordringer og bede deltagerne om at skrive sig på den/de udfordringer, de gerne vil arbejde videre med.

I den forbindelse kan I give deltagerne idéer til, hvordan de selv kan gå ud og undersøge udfordringerne nærmere efter jeres møde og inden, I mødes igen. Det er nemlig en vigtig del af metoden at komme i dybden med de valgte udfordringer.

Værktøjer

Værktøjerne kan hjælpe jer med at få et overblik og en bedre forståelse af de udfordringer, som skaber bøvl i hverdagen. Værktøjerne kan også hjælpe jer til at få en fælles forståelse af hvem, der er involveret i udfordringen, og hvem I dermed skal trække på, når I arbejder videre med den. Når I i fællesskab har beskrevet udfordringerne, kan I prioritere dem. 

Der er udviklet 2 værktøjer til trin 2.

Gode råd

• Ingen løsninger endnu! Dette trin er utrolig vigtig. Det er svært ikke at begynde at løse udfordringerne, men det er vigtigt, at I fastholder nysgerrigheden, så I er sikre på, I løser det rigtige problem. Ofte kender man ikke alle vinkler af en udfordring, og så risikerer man at løse det forkerte problem. Et eksempel kan være, at man laver en ny arbejdsgang, fordi den gamle var besværlig, men man glemmer at tage hensyn til de behov, en anden faggruppe har. Resultat: mere – ikke mindre – bøvl.
   
• Sørg for at skabe en inddragende proces. Manglende inddragelse kan betyde, at vigtige perspektiver overses, og en forkert ”diagnose” kan føre til en forkert løsning. Lykkes I med at skabe en fælles forståelse af problemet og dets karakter, styrkes opbakningen og ejerskabet til at få det løst.
   
• Der er fordele i at lade medarbejderne/lederne undersøge udfordringerne på egen hånd. På den måde føler man sig mere involveret og vil ofte få en bedre forståelse for de kolleger, man samarbejder med.