Vil I have bedre møder? Her er et sted at starte
Kig jeres møder efter i sømmene og bliv klogere på, hvad I kan skrue på for at bruge jeres tid bedre.
- Ønsket om bedre møder er en moderne klassiker, for mange arbejdspladser får simpelthen ikke nok ud af den tid, de bruger på møder.
Og det er ærgerligt, for når fx 6 mennesker sætter sig sammen i 2 timer, så bruger de samlet set 12 timer PLUS forberedelsestid. Når man lægger timeantallet sammen, så bliver der ofte brugt rigtig meget tid på møder – så der skulle gerne komme noget godt ud af det.
Det siger Karin Thomassen, der er konsulent hos SPARK – Samarbejde om Psykisk Arbejdsmiljø i Kommunerne.
Vaner og rutine får overtaget
Hun fortæller, at selvom de færreste møder er tidsspilde, så kan der hurtigt gå vaneadfærd i den. Det kan fx være, at mødedeltagerne er ufokuserede eller møder uforberedte op, at det altid er de samme, der siger noget, eller at der fx opstår lange diskussioner om enkelte dagsordenpunkter, så andre punkter ikke får den nødvendige opmærksomhed.
Særligt tilbagevendende møder er i risiko for at falde ned i ”vanehullet”, og derfor giver det god mening at bruge lidt tid på at kigge nærmere på jeres møder.
Blomst som afsæt
Et af de værktøjer, som Karin Thomassen selv er meget begejstret for, er Blomsten. Det er et simpelt værktøj, der kan bruges, når der er brug for nye ideer og nye perspektiver. Blomsten sørger for, at alle bliver involverede og kommer til orde i en diskussion.
- Vi skal passe på, at det ikke bare bliver en løs snak, når vi vil forbedre vores møder – vi skal blive konkrete. Blomsten kan give os et stillads, vi kan arbejde videre med. Og så fungerer det rigtig godt, at man også tager afsæt i det, der allerede fungerer, fortæller Karin Thomassen.
4 små spørgsmål
Blomsten er bygget op omkring en model af en blomst med fire blade og et arbejdsspørgsmål i midten – arbejdsspørgsmålet kunne i dette tilfælde være: ”Hvordan kan vi forbedre vores personalemøder?” eller ”Hvordan kan vi sikre, at vi når alle punkter på dagsordenen i MED-møderne”.
Hver deltager reflekterer herefter i første omgang på egen hånd over arbejdsspørgsmålene:
- Hvad skal vi fortsætte med?
- Hvad skal vi begynde på?
- Hvad skal vi passe på med?
- Hvad skal vi holde op med?
Herefter starter en proces, hvor deltagerne taler sammen på kryds og tværs og vælger forslag ud, som man kan være enige om.
Prøv jer frem
Når deltagerne har fundet forslag til forbedringer, som fællesskabet kan blive enige om, så skal der vælges 1-2 forslag ud, som skal være fælles prøvehandlinger. Fordelen ved prøvehandlinger er, at man bliver mere fri til at prøve ting af, fordi handlingerne efterfølgende kan justeres eller afvikles, hvis det ikke fungerer.
Og så er det vigtigt ikke at sætte for mange skibe i søen på én gang, selvom der sikkert er mange gode forslag. Det handler først og fremmest om at komme godt fra start. Vælg derfor gerne nogle forslag, der er nemme at tage fat på og komme i mål med
Karin Thomassen, SPARK-konsulent
Hun foreslår, at resten af ideerne gemmes, og der bliver sat en dato for, hvornår gruppen ser på dem igen.
Til slut aftaler deltagerne en overskuelig og realistisk periode for de valgte prøvehandlinger, og bestemmer, hvornår de samles igen til opfølgning og justering.
SPARK-konsulent Annette Øhlers har hjulpet mange arbejdspladser med at skabe bedre møder.
Hun anbefaler, at man som fx MED-udvalg eller TRIO løbende ser sine møder efter i sømmene - eksempelvis en gang om året. Man kan fx se på:
- Hvad fungerer generelt godt i vores møder?
- Hvad fungerer mindre godt?
- Har vi haft møder / mødepunkter som fungerede rigtig godt i årets løb - hvorfor? Her må man også lade sig inspirere fra andre møder, man har været til
- Har vi haft møder / mødepunkter som ikke fungerede - hvorfor?
- Hvor kan vi justere? Hvad kan vi afprøve?
Annette Øhlers anbefaler også at se på justeringer af jeres møder som prøvehandlinger.
- På den måde "fanger bordet" ikke, man eksperimenterer bare med formatet og tager dét med videre, der fungerer. Det kan fx være en ny måde at lave dagsorden på, en mere aktiv mødeledelse, brugen af procesværktøjer eller mere temabaserede møder, siger hun.
