- I er ikke alene om at være udfordret af ubalance mellem tid og opgaver. Det er et vilkår, at noget af det, der udfordrer os, kan vi ikke gøre noget ved, men i dag handler om at se nærmere på, hvad vi rent faktisk kan tage fat i og gøre som MED-grupper.

Det siger Annette Øhlers fra SPARK - Samarbejde om Psykisk ARbejdsmiljø i Kommunerne.

Hun og kollegaen Karen Louise Reeh står i spidsen for en temadag for 28 MED-grupper fra social- og sundhedsområdet i Gentofte Kommune. Op mod 200 deltagere er samlet for at udforske, hvordan man som arbejdsplads kan skabe bedre balance mellem tid og opgaver.

En god balance har nemlig stor betydning for det psykiske arbejdsmiljø, som vist på modellen nedenfor.

Vi har brug for hinandens perspektiver

Når arbejdspladser bokser med udfordringer med balancen mellem tid og opgaver, så er der brug for løbende dialog om prioriteringer, forståelser af arbejdsopgaver, og hvordan og hvornår de løses og til hvilken kvalitet og standard.

Og her har MED en vigtig rolle at spille. 

MED-medlemmer befinder sig nemlig forskellige steder i organisationen, løser meget forskellige opgaver og har derfor føling med forskellige områder.

MED kan fx

• Involvere kollegaer
• Skabe arenaer og rum for at reflektere over praksis
• Drøfte hvad der er SKAL og KAN opgaver
• Drøfte hvordan der kan skabes klare arbejdsgange
• Igangsætte prøvehandlinger
• Følge op og lave evt. justeringer

Hvor kan vi sætte ind?

Dagens primære fokus er at lokalisere, hvor man som arbejdsplads og MED-grupper har mulighed for at handle og derefter vælge, hvor man vil starte.

Som et skridt i den proces arbejder deltagerne med modellen Indflydelsescirklen.

Se i stor version

Modellen består af tre cirkler, der viser, hvor man enten har kontrol, indflydelse eller slet ingen indflydelse.

• Den yderste cirkel er - Uden for indflydelse: Det er forhold, som dækker over rammer eller vilkår i arbejdet, som I ikke har mulighed for at ændre eller påvirke fx gældende lovgivning
• Den midterste cirkel er Indflydelse: Det er forhold, som I ikke styrer selv, men som I måske kan påvirke, hvis I involverer de rette aktører i eller uden for organisationen fx via MED-organisationen eller via ledelsesstrengen
• Den inderste cirkel - Kontrol: er forhold, som I på arbejdspladsen selv kan handle direkte på inden for jeres eget lokale råderum.

Læs mere om Indflydelsescirklen hos BFA 

Nye perspektiver og handlemuligheder

Lone Blicher (tv) og Emilie Otterstrøm er arbejdsmiljøkonsulenter i HR & Innovation Gentofte og var med på dagen.

- Vi kan godt have en tendens til, at vores første instinkt straks er at gå i løsningsmode, når vi ser et problem. Sådan en dag som i dag tvinger os til at være undersøgende i længere tid – og det kan åbne for nogle nye perspektiver, siger Emilie Otterstrøm.

Lone Blicher supplerer:

- Når vi taler om ubalance mellem tid og opgaver, kan mange godt være lidt opgivende på forhånd, men når vi sætter os sammen og tager snakken, bliver det tydeligt, at der er noget vi kan gøre, og at vi har handlemuligheder.

Hvor vil I starte?

- Når man vil skabe forandring, så handler det ofte om de små skridt. Store planer, der kræver store omvæltninger, har det med ikke at blive til noget. Så tænk realistisk, og sæt mål, hvor der er stor sandsynlighed for, I får det gjort, siger Annette Øhlers.

SPARK-konsulenterne præsenterer nu 3 dialogværktøjer, som de har gode erfaringer med.

• Blomsten
• Prioriteringstrekanten
• Over eller under standard

Hver MED-grupper skal vælge et værktøj, og det værktøj danner så udgangspunkt for en dialog om, hvor man skal sætte ind, hvad der er uklart, og hvor deltagerne er enige og uenige. 

Det sætter godt gang i snakken ved bordene, og efter en lang arbejdssession bliver alle MED-udvalgs arbejde præsenteret.

Der er stor variation i, hvor man vil starte.

Nogle vil starte med at skabe et bedre overblik over deres bemandingssituation, andre vil gribe fat et prioriteringsværktøj, man havde stor succes med under corona, en MED-gruppe vil blive skarpere på hvilke udviklingsopgaver der er "nice to have" og "need to have", og atter andre vil tage fat i, hvordan man undgår, at visse opgaver kun kan udføres af nogle bestemte.

Første skridt: Husk pauserne

-Når vi har travlt, er det ofte pauserne, der ryger. Og selvom det kan afhjælpe en presset situation her og nu, så er det ikke bæredygtigt for os på den lange bane - det skal vi gøre noget ved.

Det siger Christina Frederiksen fra plejehjemmet Jægersborghave. Hun og hendes kolleger har derfor aftalt at arbejde med pausekulturen på arbejdspladsen som det første skridt i arbejdet med  balancen mellem tid og opgaver.

Bedre afklaring af nye projekter

- Vi skal blive bedre til at afklare og forventningsafstemme, når vi får nye projekter og nye opgaver. Når vi har travlt, får vi ikke altid sat tiden af til  at arbejde struktureret med, hvordan vi bedst går i gang, og hvem der skal være del af det nye, fortæller hygiejnesygeplejerske Bettina Slott fra Pleje &Sundhed i Kvalitet & Udvikling.

Bettina Slott og hendes kolleger har derfor valgt som første skridt at tage fat i arbejdsgangene for, hvordan nye projekter og arbejdsopgaver starter i organisationen. 

Og nu - til handling!

Temadagen er ved at gå på hæld. Men inden MED-grupperne kan gå hjem, har de en sidste opgave - for nu handler det om at sørge for, at de gode diskussioner ikke bare havner i skrivebordsskuffen, men får gang på jord.

Derfor kommer Gentofte Kommunes eget værktøj Handleplanen på bordet. Værktøjet stiller en række spørgsmål, der er med til at sikre, at de nye tiltag bliver til virkelighed.

Se i stor version