- Der er blevet rusket i hele vores fundament gennem nogle år.

Sådan beskriver driftschef Thomas Søgaard en periode med mange forandringer i Park og Vej i Rudersdal Kommune.

Siden Corona er hele ledelsen og knap halvdelen af medarbejdere blevet skiftet ud. Det har betydet farvel til en del ældre medarbejdere, der er gået på pension, og goddag til nye medarbejdere i Park og Vejs to materialegårde i Birkerød og Nærum.

Den store udskiftning var sammen med et øget arbejdspres med til at sætte trivslen i hverdagen for de omkring 80 specialarbejdere og gartnere under pres. 

Det kom til udtryk som brok i krogene, misforståelser og gnidninger mellem medarbejdere og ledere og klikedannelser i og imellem teams.

- I APV kunne vi jo se, at der var lidt at arbejde med. Og også lokal-MED hejste et flag om, at der var noget med trivslen, som haltede, fortæller Thomas Søgaard.

Medarbejdere sætter ord på trivslen

Derfor besluttede den udvidede TRIO, som udover Thomas Søgaard talte driftsleder Søren Andersen, Fælles-AMR Daniel Jørgensen og fællestillidsrepræsentanten, at supplere APV'en med en lokal mini-undersøgelse.

Her fik medarbejderne mulighed for at sætte ord på, hvordan de oplevede det psykiske arbejdsmiljø.

Da alle besvarelser med hjælp fra de tillidsvalgte var i hus, blev medarbejderne inviteret til et halvdagseminar, hvor de blev præsenteret for de udfordringer, som mini-undersøgelsen pegede på.

Det handlede bl.a. om, at der var uklarhed omkring uddelegering af opgaver, at der var flere ledere på en opgave, at der var en oplevelse af forskelsbehandling samt at arbejds- og tidspresset var for stort.

I grupper talte medarbejderne om, hvad der var vigtigt for dem, at ledelsen skulle prioritere.

- Mange efterlyste, at deres ledere var mere synlige i hverdagen og kom ud i marken og viste interesse for og sparrede om den daglige opgaveløsning, siger AMR Daniel Jørgensen.

Friske øjne udefra

TRIO’en gik fra seminaret med en masse forslag til bedre samarbejde og kommunikation mellem ledere og medarbejdere, og nu ville de gerne have nogle friske øjne på udefra og hjælp til at facilitere den videre proces.  

De tog derfor fat i SPARK, som er et tilbud til alle kommuner, der gerne vil forbedre deres psykiske arbejdsmiljø. Og meget hurtigt kom der et møde i kalenderen.

- Og det var rigtig godt, for vi ville gerne vise medarbejderne, at vi tog deres input og kritik alvorligt, og at der hurtigt ville begynde at ske noget, siger driftsleder Søren Andersen.

Som et første skridt i forløbet hjalp SPARK-konsulenten TRIO’en med at stille skarpt på, hvad de ønskede at opnå. Det udkrystalliserede sig i forandringsønsket:

”Vi vil styrke trygheden, tilliden og troværdigheden mellem ledelse og medarbejdere. Vi vil styrke kommunikationen i forhold til opgaverne.”

Et ønske, som gik fint i spænd med virksomhedens kerneværdi om at arbejde tillidsbaseret.

Handling bag ordene

Noget af det første, ledelsen satte gang i, var flere kurser. Det betyder, at der nu er øremærket flere timer om året til fagligt kompetencegivende kurser for både medarbejdere, team-koordinatorer og ledergruppen.

- Vi er i gang med et generationsskifte med flere unge medarbejdere, der kommer med høje forventninger til, at de kan udvikle sig fagligt på deres arbejdsplads, så hvis vi skal være en attraktiv arbejdsplads, skal vi kunne tilbyde faglig udvikling, fastslår Thomas Søgaard.

Dialog om arbejdspres

Medarbejderne havde tydeligt efterlyst, at der blev arbejdet på at finde en løsning på det arbejds- og tidpres, som de oplevede i dagligdagen.

- Når sygdom og andre forhold gør indhug i den faste bemanding, så er det stressen melder sig, og man må gå på kompromis med sin faglighed. Vi skal arbejde effektivt, men vi skal også arbejde på en sund måde, så medarbejderne ikke brænder ud, siger Thomas Søgaard.

Her kom et redskab fra SPARKs værktøjskasse i spil: Prioriteringstrekanten, som hjælper med at starte en dialog om kerneopgaven og skabe refleksion om, hvilke opgaver der er vigtigst, og hvilke der kan vente til senere.

- Det giver nogle rammer for, at man kan have en god snak i de enkelte team om, hvordan man dækker ind for hinanden. Hvis nu fx Erik er syg i en uge, så ved vi, hovedgaden sejler lidt. Så hvad er det for opgaver, vi SKAL lave, og hvordan følger vi op, når vi er fuldt bemandet igen? siger Thomas Søgaard.

Prioriteringstrekanten - skab fælles prioriteringer

Prioriteringstrekanten er et af de værktøjer, som SPARK benytter ude på de kommunale arbejdspladser. I kan bruge den, når I har udfordringer med at nå alle opgaver eller savner klare prioriteringer og tydelighed i opgaverne. 

Prøv prioriteringstrekanten

Lederen i marken

Det var vigtigt for ledelsen, at medarbejderne hurtigt fik en oplevelse af, at de så mere til deres nærmeste leder i dagligdagen.

Synlig ledelse stod derfor højt på prioriteringslisten.

- Det gør en forskel, at lederne kommer ud i marken og snakker med medarbejderne om deres opgaver. Men det betyder også noget, at de interesserer sig for personen og ikke bare for det opgavefaglige. Den personlige relation kan 100% være med til at løfte trivslen og fremme tilliden, vurderer driftsleder Søren Andersen.

For at fastholde fokus på synlig ledelse er det besluttet, at det skal på som fast punkt på ledermøderne: Hvad har vi gjort? Hvor har vi været synlige siden sidst?

Det har krævet en skarp prioritering af ledelsesressourcer at satse på den nære ledelse, for driftslederne har i forvejen en travl arbejdsdag, hvor en stor del af tiden går foran computeren med at besvare borgerhenvendelser og forespørgsler fra administration og forvaltning.

- Derfor har vi valgt at kommunikere ud til vores samarbejdspartnere, at de i en periode ikke kan forvente helt den samme høje service som ellers, siger Thomas Søgaard. 

Farvel til uniformen

I Park og Vej i Rudersdal Kommune har der siden 2018 været et tøjkodeks, der dikterer samme beklædning til alle, uanset om man arbejder i vejteamet, gartnerteamet eller kirkegårdsteamet. Tanken bag den fælles uniform er at signalere, at alle er en del af samme drift.

Men tøjkodekset havde i længere tid været en sten i skoen for trivslen.

Medarbejderne er nemlig stærkt utilfredse med uniformen. De ville hellere have arbejdstøj, der i højere grad afspejler deres faglighed. Fx ønsker gartnerne grønt tøj, og vejmedarbejderne ønsker at skifte den blå og orange uniform ud med en mere praktisk udgave i sort og gul. 

Ledelsen har nu valgt at komme medarbejdernes ønsker i møde. Det var en lavthængende frugt, som var oplagt at plukke, fortæller Thomas Søgaard, der har sat gang i at få beskrevet et nyt tøjregulativ.

- Vi har et mål om bedre trivsel og styrket tillid, og det her var en nem måde at vise, at vi lytter til medarbejderne og anerkender deres oplevelses af, at der også ligger en faglig stolthed i tøjet, siger han.

Går direkte til ledelsen

Undervejs i forløbet har SPARK-konsulenten givet den udvidede TRIO en introduktion til begrebet psykologisk tryghed, og TRIO'en vurderer, at mange af de tiltag, de har sat i søen i løbet af SPARK-forløbet rent faktisk har været med til at styrke trygheden i  Park og Vej.

Det viser sig bl.a. ved, at medarbejderne nu i højere grad går direkte til ledelsen med spørgsmål, tvivl og kritik, hvor de tidligere bad deres arbejdsmiljørepræsentant om at være budbringeren.

Det ser han som et positivt tegn. 

- Det er vildt fedt, at der er åbnet for, at det er okay, at man kommer og siger "Jeg synes, det her er forkert, hvorfor gør vi det ikke på en anden måde?" Og at ledelsen rent faktisk lytter til det, medarbejderne har på hjerte, siger gartner og fælles AMR Daniel Jørgensen.

Ny undersøgelse af trivslen på vej

På vandrørene blandt kollegerne hører han, at mange er glade for, at ledelsen lytter, men samtidig er de utålmodige og efterlyser mere information om, hvad ledelse og tillidsvalgte har gang i. 

Både Daniel Jørgensen og lederkollegerne medgiver, at den helt store udfordring, der nu står tilbage, er at bevare fokus på at inddrage medarbejderne i processen.

- I vores afsluttende evaluering med SPARK kunne vi se, at vi skal have fokus på at blive bedre til at få formidlet ud til medarbejderne undervejs om de ting, vi arbejder med, som ikke er så synlige her og nu i hverdagen, siger Thomas Søgaard og fortsætter:

- Ét er, at vi gør en masse ting, men gør vi nu også det rigtige? 

Det skal en ny miniundersøgelse af trivslen meget snart være med til at give svar på.