Post it Haderslev

Medarbejdere fandt problemet og løste det selv: Nu får borgerne hurtigere hjælpemidler

Hvordan griber man det an, når man som almindelig medarbejder bliver inddraget i en proces om afbureaukratisering. Læs, hvordan fire medarbejdere har oplevet at blive lukket ind i styringsrummet. 'Vi fandt ud af, at det er os, der bøvler. Ikke bureaukratiet,' siger social- og sundhedsassistent.

Af Irene Aya Schou 07/01/2019
Fremfærd

Denne historie starter med en post-it på en væg.

"Det tager for lang tid at få et tryksårshjælpemiddel ud til borgeren" står der på en lille gul lap, der hænger side om side med lapper i andre farver og med andre eksempler på bøvl fra hverdagen.

Plejepersonale rendte panden mod en mur

Vi er på en workshop i Haderslev Kommune. Social- og sundhedshjælper Betina Brændshøj Søgaard fra plejecenter Bregnbjerglunden er én af dem, der deltager og som kender alt til problemet med langsomme hjælpemidler.

- Vi følte, at vi rendte panden mod en mur, for når vi indsendte en forespørgsel på et tryksårshjælpemiddel, gik der lang tid, før vi fik svar og før, at hjælpemidlet kom ud til borgeren. Det var meget frustrerende, og vi gik og brokkede os over visitationen, siger hun.

Et andet sted i kommunen sidder sagsbehandler Lona Jensen. Hun arbejder i visitationen og bevilliger hjælpemidler mod tryksår. Hun er også frustreret over, at det går langsomt - men af en anden grund.

-  Irritationsmomentet kommer, fordi man ved, at man er nødt til at forhale en sag, fordi der kommer mangelfulde oplysninger fra plejen. Vi har mange produkter og er nødt til at vide noget om borgeren for at kunne sende det rigtige hjælpemiddel ud, siger hun. 

Manglende kommunikation skyld i problemet

Anne Marie Varming er som sårsygeplejerske én af de personer, der på workshoppen skriver sig på til at undersøge problematikken nærmere. Hvor kommer problemet fra? Hvem kan gøre noget ved det?

Sammen med bl.a. Betina Brændshøj Søgaard og Lona Jensen fra visitationen finder hun sammen i en lille arbejdsgruppe. Gruppen undersøger problematikken nærmere og finder ud af, hvor problemet opstår.

- Det viste sig, at problemet opstod på grund af manglende kommunikation og viden om hinandens arbejde og et mangelfuldt registreringsskema. Ofte havde visitationen ikke de fornødne oplysninger fra start f.eks. om borgerens vægt, højde og sygdomme og skulle tilbage og indhente oplysninger i plejen. Det tog tid, siger Anne Marie Varming.

Gruppen har nu udarbejdet et nyt dokument til dataindsamling, der skal erstatte det eksisterende og utilstrækkelige skema i omsorgssystemet Nexus. Dette nye skema skal sikre, at visitationen får alle vigtige oplysninger fra start og dermed afkortes sagsbehandlingstiden, så borgerne hurtigere får sit hjælpemiddel.

Samskabt styring giver medarbejderne aha-oplevelser

Dette er fortællingen om, hvordan man løser et konkret problem ude i én kommune. Men det er også historien om, hvordan medarbejdere inddrages i at identificere og løse problemer ved at arbejde sammen på tværs af faggrupper og ved at undre sig: Hvordan kan det være, at det tager så lang tid at få hjælpemidler ud til borgerne?

Det er historien om en kommune, der eksperimenterer med samskabt styring i samarbejde med Fremfærd - en metode, hvor ledere og medarbejdere inviteres ind i maskinrummet for at undersøge de udfordringer, der spænder ben for, at de kan arbejde med kerneopgaven i centrum og få mere tid til borgerne.

LÆS OGSÅ: I Haderslev er medarbejderne detektiver på hverdagens små og store udfordringer

Anne Marie Varming husker tydelig den aha-oplevelse hun fik, da hun sammen med arbejdsgruppen gav sig til at dele problematikken op og rent visuelt ved hjælp af post its vise de forskellige arbejdsgange, der er, fra en medarbejder observerer et behov for et hjælpemiddel, og til at borgeren får hjælpemidlet.

Ind til da havde snakken lydt, at det også bare 'var visitationen, der var en stopklods', og at 'plejen ikke kunne finde ud af at indsende de rigtige oplysninger'. Nu så man pludselig samspillet.

- Det er ikke altid kun de andre, der er et problem. Det finder man først ud af, når man snakker sammen og gennemgår arbejdsgange, siger hun.

Samme oplevelse har social- og sundhedsassistent Betina Brændshøj Søgaard.

- Det er ikke bureaukratiet, der bøvler. Det er os, der bøvler. Det er os, der gør det besværligt ved at holde fast i en kultur om, at ’sådan gør vi her, og det har vi altid gjort’, siger hun.

Plejen har fået større tillid til visitationen

Henriette Fromm Radik er visitator og har også deltaget i arbejdsgruppen. For hende har det været lærerigt at arbejde sammen med andre faggrupper om en konkret problemstilling.

- Vi vil det samme for borgeren. Vi ønsker at træffe den hurtige beslutning og få hjælpemidlet ud med det samme. Den tid vi har brugt på møder og på at løse problemet kommer hurtig igen, idet vi ikke skal bruge så mange ressourcer på at spørge tilbage til manglende oplysninger, siger hun.

For social- og sundhedsassistent Betina Brændshøj Søgaard har samarbejdet på tværs af ældresektoren betydet, at hun har fået større tillid til visitationen. 

- Tidligere ville vi i plejen sige, at vi skal have det og det hjælpemiddel, men nu stoler vi på, at de vurderer, hvad der er bedst ud fra de oplysninger, vi giver. For det er ikke altid dét, vi tror, der er det bedste for borgeren, der rent faktisk er det bedste, siger hun.

LÆS OGSÅ: Haderslev vil skabe et nyt mindset for afbureaukratisering på ældreområdet

Visitation underviser frontpersonale

Næste skridt bliver at udvide samarbejdet mellem plejepersonale, sygeplejersker og visitation, så sosu-assistenter som Betina Brændshøj Søgaard får undervisning i, hvilke tryksårshjælpemidler, der findes på markedet, og hvad de som frontpersonale særligt skal holde øje med hos borgeren.

- Vi har produktkendskabet og er helt afhængig af, hvad plejere og sygeplejersker observerer ude hos borgeren. Derfor vil vi gerne fortælle om, hvilke oplysninger, der er vigtige for os at få, og hvad man i plejen kan gøre for at forebygge, at borgeren får tryksår, siger Lona Jensen fra visitationen.

Samskabt styring skal blive en kultur

For Mette Rauch, afdelingschef for Senior og Rehabilitering i Haderslev Kommune, er det glædeligt, at samskabt styring og medarbejderinddragelse virker og skaber bedre løsninger til gavn for borgerne. 

Næste skridt bliver at lave en plan for, hvordan de erfaringer, der nu er gjort, bredes ud i hele organisationen. Det skal ledere og medarbejderne diskutere på en workshop til foråret.

- Det er ikke nok, at vi lykkes i ét projekt. Hvis samskabt styring skal leve i hverdagen, er vi alle forpligtet til at reagere hver gang, vi møder noget, der bøvler. Her skal vi i ledelsen vise medarbejderne tillid, og medarbejderne skal tage ansvar. Det skal være helt naturligt, at de personer, der er tættest på et problem, også tænker i at få problemet løst og har muligheden for at arbejde med problemstillingen, siger hun. 

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Kort om projektet i Haderslev:

Haderslev Kommune er én blandt otte kommuner, der eksperimenterer med samskabt styring i Fremfærd-regi. Samskabt styring er en ny måde at udvikle og implementere styring på, der bygger på dialog og samarbejde, og hvor alle, der har aktier i en given regel, inddrages.

I Haderslev er ca 70 medarbejdere og ledere fra Senior og Rehabilitering inddraget i processen med at identificere og prioritere udfordringer og udvikle nye løsninger - en proces der strækker sig over fem workshops, og som tog sin begyndelse i foråret 2018. 

Efter tredje workshop blev 41 udfordringer til 14. Det tal er nu nede på 10, og det er én af de 10 udfordringer, de fire medarbejdere i den tværfaglige gruppe har kigget nærmere på.

Sådan løste de den konkrete udfordring:

Medarbejderne har udarbejdet et nyt skema, der sikrer en optimal dataindsamling og afkorter sagsbehandlingstiden, så borgerne hurtigere får det nødvendige hjælpemiddel. Helt konkret betyder skemaet:

  • Sammenhæng og bedre skriftlig kommunikation mellem plejen/sygeplejen og visiterende terapeuter
  • Kortere sagsbehandlingstiden ved at minimere behovet for ekstra og uddybende oplysninger til sagsbehandlingen
  • Øget kvalitet for borgeren
  • En hurtigere indsats – både forbyggende og med hjælpemidler til forebyggelse af tryksår
  • Reducering i antallet af tryksår

Arbejdsgruppen har ansøgt dokumentationsudvalget om at få lov at lægge det nye dokument ind i Nexus. Forinden skal skemaet afprøves i to grupper som et pilotprojekt. Efterfølgende er det planen, at Anne Marie Varming i samarbejde med visitationen skal tilbyde undervisning i brugen af skemaet til alle relevante grupper.

Disse 10 udfordringer arbejdes der med:

I projekt afbureaukratisering har deltagerne identificeret og udvalgt en række udfordringer, de vil søge at løse. I projektet arbejdes der pt med 10 udfordringer.

  1. Rekruttering og fastholdelse
  2. Delegering af SUL (sundhedslovsydelser) til hjælpere
  3. Udlevering af PN (betegnelse for medicin udover det, som lægen har udskrevet)
  4. Digitale ansøgninger til hjælpemidler
  5. Akuthjælpemidler
  6. Tryksårsforebyggende hjælpemidler
  7. Flere assistenter i aftenvagt
  8. Blebevilling
  9. Utilsigtede hændelser
  10. Tidspunktet for hvornår borgere kommer på dagcenter