Hvem gider at bruge tid på bøvl og dumme arbejdsgange, hvis man kan bruge det på at lave god mad til borgerne?

Sådan tænkte Lone Fløe, der er cheføkonoma og leder af køkkenet Åkanden i Ringkøbing-Skjern Kommune med 45 ansatte.

Køkkenet leverer mad til kommunens plejecentre, hjemmeplejen, Gødstrup Sygehus og mødeforplejning. Så der er nok at lave. Og tænk hvis man kunne få endnu mere tid til kerneopgaven ved at gennemgå og fjerne arbejdsgange, der ikke giver mening.

Googlede og fandt materialer

Hun gik i gang med at lede på nettet efter materialer og metoder til afbureaukratisering og fandt en side med videoer, cases, hæfte mv. - alt sammen gratis materialer lige til at gå i gang med.

- Jeg googlede 'fjern besvær i arbejdsdagen' og fandt en side om samskabt styring med materialer, der er hands on og lige til at gå til, husker Lone Fløe.

Lavpraktisk tilgang til bøvl

Lone Fløe kendte intet til samskabt styring, før hun fandt materialet på nettet. Men hun synes, det er en let og lavpraktisk tilgang til bøvl.

- Først fordybede jeg mig i materialet, og så inddrog jeg lokal-MED. Derefter har min produktionsleder og jeg gennemført processen, først på afdelingsmøder med den enkelte afdeling, og så har vi skrevet det sammen, siger Lone Fløe.

De seks trin i samskabt styring

Materialerne, der ligger på Viden på Tværs består af videoer, cases og andet materiale, der guider ledere og medarbejdere igennem de seks trin i samskabt styring - fra bøvl til løsning, evaluering og implementering.

Princippet i samskabt styring er, at de ledere og medarbejdere, der har ”aktier” i en given styring, skal involveres i at undersøge, udvikle og implementere meningsfuld styring, så resultatet bliver mindre bøvl og mere mening.

Lone Fløe har selv faciliteret processen i små grupper. Medarbejderne tæller kokke, ernæringsassistenter og professionsbachelorer i sundhed og ernæring. 

- Vi lavede først en fælles introduktion for hele personalet, og så har vi lavet processen med at finde bøvl i små grupper af fem-seks medarbejdere i de enkelte afdelinger fx smørrebrødsafdelingen, pakkeafdelingen, grøntafdelingen og bagerafdelingen, siger Lone Fløe.

"Det kan vi bruge til noget"

Feedbacken fra medarbejderne har været god.

- Vi viste personalet filmen om samskabt styring, og reaktionen var: 'Det kan vi bruge til noget, for hvem gider at have mere bøvl end højst nødvendigt', siger hun.

Lone Fløe husker tydeligt arbejdet med at identificere bøvl.  

- Vi skrev en masse post it's med alt det, der bøvler, og der var rigtig mange ting; Det handlede om produktionsudstyr, IT og koststyringsprogrammet, og at man ikke kan finde madvarer i frostrummet. Det viste sig, at der er mange ting, vi kan tage væk, fordi det er noget, vi selv har skabt, siger Lone Fløe.

Forenklingens fire F'er

Alt bøvlet blev inddelt i fire kategorier inspireret af forsker Tina Øllgaard Bentzens 'fire F'er'. Bøvlet kan enten fjernes, fastholdes, forankres eller forandres.   

- Noget bøvl kunne vi gøre noget ved med det samme. Andet kan vi ikke gøre noget ved. Det bøvl, vi ikke kan gøre noget ved, skal vi jo ikke blive irriteret over. For det er en ramme, siger Lone Fløe. 

Tværfaglig gruppe skabte orden i fryserummet

Hun og produktionslederen var også inde at læse om andre kommuner, der har brugt samskabt styring.

- Vi læste rigtig mange case-historier, og her hentede vi meget inspiration, så vi er stor tilhænger af samskabt styring. Alle forstår, hvad bøvl er, siger Lone Fløe. 

Hun oplever, at der er i dag er mere tid til kerneopgaven, og at medarbejderne har lært at løse problemer på tværs af afdelinger. Én af de ting, der bøvlede, handlede om det fælles fryserum.

- Repræsentanter fra fire afdelinger har lavet regler for, hvordan man skal agere i fryserummet, og hvor tingene skal stå, så alle kan finde de ting, de skal bruge. Fryserummet er minus 18 grader, så det er ikke et rart sted at være, selv om man har termotøj på, siger Lone Fløe. 

Ledelsesfokus er altafgørende

Samskabt styring er blevet en integreret del af hverdagen i Åkanden, men det skal hele tiden italesættes. Er der noget bøvl? Holder vi fast i de aftaler, vi har indgået?

- Det kræver, at man som ledelse hele tiden holder fast i dagsordenen, for der er kamp om tiden. Vi har stadig bøvl på listen, og der kommer nyt bøvl til. Derfor har vi besluttet, at vi tager en omgang til. For vi kan se, at det giver en bedre hverdag, siger Lone Fløe.  

I den forbindelse vil hun bruge de fem nye film, der ligger på Viden på Tværs , hvor ledere, medarbejdere, konsulenter og forskere med stort kendskab til samskabt styring deler ud af deres viden.

- Filmene er meget brugbare. De gør det let at arbejde professionelt med de problemstillinger, der giver mest værdi for borgerne, siger Lone Fløe.

Bredes ud til hele MED

Om få uger afholder kommunen en temadag om samskabt styring for 80 medlemmer af MED-organisationen i Sundhed og Omsorg. Dagen byder bl.a. på oplæg af forsker og ph.d. Tina Øllgaard Bentzen og en proces omkring kerneopgaven.

Temadagen passer godt ind i en ny MED-strategiplan, der betyder, at der i hvert forvaltningsområde skal igangsættes initiativer, der frigiver tid til kerneopgaven.

- Der skal være ét pilotområde i hvert fag/stabsområde i perioden 2023/24 om samskabt styring - mindre bøvl, mere mening, siger udviklingskonsulent i Ringkøbing-Skjern Kommune Mette Gravgaard Poulsen.

Tillidsdagsorden har længe ulmet

Ifølge Mette Gravgaard Poulsen er ideen om samskabt styring poppet op flere steder i organisationen på samme tid bl.a. inspireret af tillidsdagsordenen og Mette Frederiksens nytårstale om afbureaukratisering. Der mangler hænder på en del områder samtidig med, at økonomien er presset som i mange andre kommuner.

Senest er det mundet ud i en ny strategiplan fra direktionen, der har fokus på to ting: "Vi finder ind til og prioriterer kerneopgaven, og vi løser kerneopgaven mest effektivt og med størst værdi for borgere og virksomheder."

- I det ligger blandt andet, at der arbejdes med samskabt styring eller 'undgå bøvl', som vi kalder det, siger Mette Gravgaard Poulsen.

Mange kommuner leder efter værktøjer

Ifølge Tina Øllgaard Bentzen har kommunerne taget samskabt styring til sig som en metode til at løse komplekse problemer og skabe mening i hverdagen.

- Mange kommuner leder efter værktøjer til at arbejde med afbureaukratisering og forenkling, og det er ikke så mærkeligt, for der er en bevægelse i gang med frisættelse, tillid, nærhed og inddragelse i stort set alle kommuner, siger hun.

En undersøgelse fra Roskilde Universitet, som Tina Øllgaard Bentzen stod bag, viste i 2022, at samskabt styring er en 'veletableret dagsorden', som der arbejdes med i 31 procent af kommunerne, og at metoden er 'på vej' ind i yderligere 15 procent af kommunerne.

Samskabt styring kræver lokal oversættelse

Tina Øllgaard Bentzen er glad for at høre, at Lone Fløe oplevede samskabt styring som en meget enkel metode at bruge.

- Det er jo vigtigt, når nu samskabt styring handler om forenkling. Når det er sagt, så er lederen vigtig for, at samskabt styring virker. Og der skal selvfølgelig også altid noget lokal oversættelse til. Samskabt styring er ikke et quick-fix men en kulturforandring, som skal modnes, for at man får det fulde udbytte, siger hun.