
Haderslev: Mange problemer løste sig selv
Haderslev Kommune delte ud af deres erfaringer på KL's Ældrekonference: Sådan har vi fjernet bøvl sammen med medarbejderne.
Interessen var stor, da Haderslev Kommune og repræsentanter for Fremfærd holdt workshop om afbureaukratisering, tillid og samskabt styring på KL's Ældrekonference i Kolding.
I workshoppen fortalte to konsulenter fra Haderslev Kommune om, hvordan man på ældreområdet har forsøgt at gøre op med unødig styring og bøvl i hverdagen og få flere ressourcer til kerneopgaverne.
Det er sket via et samarbejde med Fremfærd og gennem metoden samskabt styring, hvor ledere og medarbejdere i fællesskab undersøger udfordringer og forsøger at udvikle nye løsninger.
Problemer viser sig at være ’småting’
I Haderslev har sosu-personale, sygeplejersker og folk fra visitationen igennem det seneste år arbejdet på at identificere og få bugt med hverdagsbøvlet. Det er sket over fem workshops.
- Vi gik fra 41 til 9 udfordringer, og i den proces oplevelse vi, at mange af de ting, vi troede var problemer, viste sig at være småting, som vi selv kunne løse, fortalte Mathias Kresten Kolstrup, der er konsulent i Haderslev Kommune og har været projektleder på projektet.
Han fortalte, at man i projektperioden har forbedret samarbejdet mellem udfører og visitation og sikret, at hjælpemidler mod tryksår hurtigere kommer ud til borgerne. Samtidig har man i kommunen et klart billede af, hvad der bøvler på ældreområdet, og hvad der kan gøres ved det.
Samskabt styring kræver tid, ledelse og stram styring
Men Haderslev Kommune har også oplevet, at der er mange faldgruber, når man som kommune vil udvikle styring sammen med medarbejderne. Det kræver tid, ledelse og stram styring af processen.
- At udvikle styring sammen med medarbejderne kræver ikke mindre ledelse men mere ledelse. Det kræver stor ledelsesmæssig tilstedeværelse at opbygge og vedligeholde tillidsfulde relationer, sagde Tom Bjerregaard, der er sociolog, specialkonsulent i FOA og har været tilknyttet projektet.
LÆS OGSÅ: Medarbejdere fandt problemet og løste det selv: Nu får borgerne hurtigere hjælpemidler
Afbureaukratisering handler ikke altid om at fjerne regler
De godt 100 fremmødte til workshoppen ville især gerne vide, om det kan lade sig gøre at fjerne bureaukrati og skabe mere tid til kerneopgaven gennem samskabt styring.
- Ja, svarede Marie Ramskov Balch fra KL, der er partskonsulent i Fremfærd og har været tilknyttet projektet.
Hun understregede, at bureaukrati ikke blot er dokumentation, regler, lovgivning og styring men for mange arbejdspladser forstås bredt som, ”det der bøvler og frustrerer i hverdagen”.
- Vi har oplevet, at bureaukratiet er blevet skarpere. Vi har ikke smidt så meget ud, men vi har lavet tingene om, så de ikke er så besværlige og på den måde frigivet tid til kerneopgaven, sagde Marie Ramskov Balch med henvisning til projektets teoretiske grundlag, tillidsforsker Tina Øllgaard Bentzens ’Fire F’er’.
Her handler afbureaukratisering ikke altid om at fjerne bureaukrati, men også om at forandre, forankre og fastholde.
Ledelsen skal sige: I må gerne bruge tid på det her
En tilhører i salen ville gerne vide, hvorfor medarbejderne ikke bare tager ansvar af sig selv, og hvorfor det skal gøres til et stort projekt at skabe tillid mellem ledere og medarbejdere.
Det handler i høj grad om en kulturændring, der udfordrer både ledere og medarbejdere, sagde Pia Baumgarten, der er konsulent i Haderslev Kommune, uddannet antropolog og i en periode har haft ansvaret for projektet.
- Det kræver viden og metoder at gå fra at tænke: ’Det er bestemt oppefra. Det kan jeg ikke gøre noget ved’ og til at sige: ’Hvor stammer det fra? Lad os undersøge det’. Og så kræver det ledere, der klart og tydelig siger til medarbejderne: ’Vi prioriterer det her. I må gerne bruge tid på det’, sagde Pia Baumgarten.
Otte kommuner gør det på otte forskellige måder
Også Tom Bjerregaard fra FOA understregerede, at medarbejdere skal 'frem i skoene' og turde deltage.
- Skal vi have medarbejderne til at åbne posen og sige, hvad de tænker og bidrage med løsninger, så skal der skabes et virkelig trygt rum, de kan gøre det i. Det synes jeg lykkedes i Haderslev, sagde han.
En vigtig pointe, når man arbejder med styring, er, at det ikke er gjort med at invitere medarbejderne ind i styringsrummet én gang.
- Man skal løbende se på sine arbejdsgange med kritiske øjne, og så skal man finde sin egen model for samskabt styring. Vi har været ude i otte kommuner, og endnu har ingen gjort det ens, siger Marie Ramskov Balch fra KL.