Hvad sker der, når man inddrager medarbejdere og ledere i en proces med det formål at gøre op med unødigt bureaukrati og frisætte ressourcer til kerneopgaven? Hvad spænder ben for, at medarbejdere og ledere kan arbejde med kerneopgaven? Hvor kommer bøvlet fra? Og hvordan kan man gøre noget ved det?

Det er spørgsmål som disse, de i øjeblikket er ved at undersøge i Haderslev Kommune i et projekt, der omfatter Senior og rehabilitering – et område, der dækker 1000 medarbejdere inden for hjemmepleje, plejecentre, visitation, hjemmesygepleje, dagcentre og rehabiliteringsenhed.

- Målet er at undersøge, hvad der bøvler i forhold til at frisætte tid til kerneopgaven og få skabt en kultur, hvor det er i orden at stille spørgsmål ved reglerne og italesætte, når noget bøvler og sammen finde løsninger, siger Pia Baumgarten, der er projektleder på projektet ”Afbureaukratisering og samskabt styring”.

Repræsentation fra alle dele af ældreplejen

Projektet i Haderslev Kommune er vedtaget af Voksenudvalget og foregår i et samarbejde med Fremfærd. Det strækker sig over fem moduler eller workshops med deltagelse af ca. 70 medarbejdere og ledere fra Senior og Rehabilitering.

Fremfærd faciliterer modulerne, hvoraf det første blev afholdt i juni i år. Her tog deltagerne fat på, hvilke udfordringer eller arbejdsgange, de gerne ville arbejde med. Målet for workshoppen var desuden at skabe et fælles formål og et fælles sprog.

- Der deltager repræsentanter for medarbejdere og ledere fra alle enheder. Mellem hver workshop er der en hjemmeopgave f.eks. at gå hjem og undersøge mere konkret, hvad det er, der bøvler, siger Pia Baumgarten. 

Anden workshop blev afholdt i september. Her smed medarbejdere og ledere alle de ting op, der besværliggør hverdagen og spænder ben for løsning af kerneopgaven. I alt 41 ideer kom på bordet. Deltagerne blev på workshoppen klædt på til via observationer og interviews at kunne gå tilbage og undersøge udfordringen nærmere.

- Problemet definerer, hvordan vi skal arbejde videre med det. Er problemet kun på én arbejdsplads, eller er det tværgående? Hvis det er tværgående, gælder det om at definere, hvem der skal inddrages i at kortlægge og senere løse udfordringen, siger Pia Baumgarten.

Tid til at tænke nye tanker

For social- og sundhedshjælper og tillidsrepræsentant Eva Strandbygaard, der er næstformand i område-MED og Lokal-MED, er det spændende og helt nødvendigt, at medarbejdere inddrages i processer, der har til formål at frigive mere tid til kerneopgaven.

- Medarbejderne har kendskab og viden fra hverdagen og kan være med til at kvalificere nogle arbejdsgange f.eks. i forhold til samarbejdet med visitationen om hjælpemidler og blebevilling.

Det svære er at finde tiden i en presset hverdag til at få kigget på udfordringerne og tænke nye tanker siger hun.  

Område-MED har været involveret fra start og givet input til projektets udformning. For Eva Strandbygaard er det afgørende at have realistiske forventninger til, hvad man kan opnå og være bevidst om, at der skal investeres tid, før man kan spare tid.   

- Skal vi lykkes med dette projekt, skal der udover workshopdagene sættes tid af til, at hver enkelt medarbejder kan gå tilbage til arbejdspladsen og drøfte udfordringer/regler med kollegerne. Projektet giver vidensdeling på tværs og tværfaglige løsningsforslag i forhold til borgerne, som der kan arbejdes videre med, siger hun.   

Bureaukrati giver mening

Haderslev er langt fra ene om at eksperimentere med afbureaukratisering og samskabt styring i Fremfærd-regi, men i modsætning til flere andre kommuner har man i Haderslev valgt, at projektet skal omfatte hele ældreområdet.

Senior og Rehabilitering yder støtte og hjælp til borgere, der er visiteret til hjemmepleje, hjemmesygepleje, genoptræning eller et hjælpemiddel. Området er delt i en myndighedsfunktion og en driftsfunktion, hvor det kan være svært for parterne at forstå hinandens arbejdsmæssige regler og rammer.  

De fleste af de udfordringer, medarbejderne har diskuteret på anden og tredje workshop, har da også vist sig at være tværgående og handle om samarbejdet mellem eksempelvis hjemmeplejen og visitationen.

Her har projektet et dobbelt formål: Dels at rydde op og fjerne unødvendige regler og retningslinjer, men også at skabe en forståelse af, at nogle regler ikke kan eller skal ændres.

- Vi taler alle om afbureaukratisering som om, at bureaukrati er noget skidt. Men nogle gange skaber bureaukrati mening. Nogle gange skal vi ikke forenkle eller fjerne, men fastholde, siger Mette Møller Rauch, der er afdelingschef for Senior og Rehabilitering.

Nysgerrighed som ny kompetence

Disse erfaringer falder godt i tråd med projektets teoretiske ramme, der bygger på adjunkt Tina Øllgaard Bentzens forskning om tillidsbaseret styring og arbejdet med de fire F’er. At afbureaukratisering handler om at fjerne styring, at forankre styring, at forandre styring eller at fastholde styring.

I Haderslev Kommune er håbet, at erfaringerne fra afbureaukratiseringsprojektet i Senior og Rehabilitering kan videreføres i resten af organisationen evt. via MED-systemet.

- Vi skal have skabt et afbureaukratiserings-mindset, hvor vi er nysgerrige på hverdagspraksis og stiller spørgsmålstegn ved de ting, der ikke giver mening. Samtidig har vi nu en metode til, hvordan vi konkret kan arbejde, når vi støder ind i regler og arbejdsgange, hvor vi tænker: ’Det er godt nok hovedløst’, siger Mette Møller Rauch.