Kender du det? Møder hvor snakken går livligt, og stemningen er god, men det ikke altid står klart bagefter, hvad næste skridt er?

- Vi kan godt være lidt af en sæk lopper at holde styr på. Vi repræsenterer mange fagligheder, har hver vores kæpheste og har meget på hjerte. Det betyder, at vores dagsorden ofte stikker lidt af, og vi når ikke altid det, vi har sat os for, fortæller Charlotte Drachmann, der er arbejdsmiljørepræsentant i Helsingør Kommunes Ungeenhed.

Jens Lynge, der er leder af Ungeenheden, ser MED-møderne som et særligt rum, hvor medarbejderrepræsentanter og ledelse har adgang til hinanden på en anden måde end i hverdagen.

- Når vi er så mange faggrupper på vores arbejdsplads, så handler det om at trække på samme hammel. Og det fællesskab starter i vores MED-udvalg. Når vi bruger tiden rigtig der og får udvekslet indsigter og viden mellem ledelse og medarbejdersiden, så er det med til at styrke vores arbejdsplads og skabe sammenhold.

Leder af Helsingørs Ungeenhed Jens Lynge og arbejdsmiljørepræsentant Charlotte Drachmann

Forberedelse er alfa og omega

Et fælles ønske om at styrke samarbejdet i det 6 mand store MED-udvalg fik Ungeenheden til at søge et gratis forløb hos SPARK – Samarbejde om Psykisk Arbejdsmiljø i Kommunerne.

Temaet for forløbet blev at holde bedre MED-møder og blive skarpere på at komme skridtet videre fra orientering og diskussion til udvikling og handling.

- Vi fik lidt af en øjenåbner, da vi blev opmærksomme på, hvor stor en del af et vellykket møde, der starter i forberedelsen. Er vi for eksempel enige om, hvad der er vigtigt at få med på dagsordenen på det kommende møde? Kommer dagsordenen ud tids nok? Hvor lang tid kan vi bruge på de enkelte punkter?, spørger Charlotte Drachmann.

Hvad skal vi med dette punkt?

Et simpelt greb har stor betydning i forhold til at skabe retning for møderne.

Nu arbejder MED-udvalget med tre niveauer i deres punkter til dagsorden: Er det inspiration/input, drøftelse eller handling?

• Under et inspirations/input-punkt handler det om, at ledelses- og medarbejdersiden bliver klogere på, hvad der foregår hos hinanden i forhold til bestemte emner. Det er fx her medarbejderrepræsentanterne fortæller, hvad der rører sig ”på gulvet”, men det er også her, ledelsen fx giver indblik i, hvad der ligger til grund for beslutninger eller de store politiske dagsordner i kommunen.
   
• Når noget er til drøftelse, så er MED-udvalget i et mere afsøgende rum, hvor man er nysgerrige på hinandens perspektiver og sammen ser på, hvilken retning man kan gå i, og hvordan løsninger kan udformes. Det er også her, man ser på hverdagens praktikaliteter og små genvordigheder.
   
• Et handlingspunkt skal ende med, at nogen gør noget anderledes. Her handler det om at være helt tydelige på, hvad det er, der skal gøres, hvem der skal gøre det, og hvornår det skal gøres – og så skal der samles op næste gang. På den måde sikres fremdrift.

Derudover estimerer Ungeenheden i dagsordenen, hvor lang tid der er afsat til de enkelte punkter og hjælper hinanden med at overholde den.

- Nogle gange tager et punkt længere tid end antaget. Så må vi stoppe op og forholde os til, om vi skal diskutere det færdigt på bekostning af noget andet, om vi skal diskutere det i en anden sammenhæng, eller om vi skal lukke ned og gå videre, fortæller Charlotte Drachmann.

Når man på den måde løbende forholder sig aktivt til dagsordenen, så får man bedre syn for, hvornår der er ”gået snak i den”, og hvornår en diskussion fortsat er værdifuld.

Fra spredt fægtning til temaer

Tidligere var MED-møderne i Ungeenheden bygget op efter en skabelon med faste punkter, som fx ”Nyt fra TR”, ”Nyt fra ledelsen”. Men i samarbejde med SPARK-konsulenten kom man frem til, at de faste punkter ofte var tidskrævende og ikke nødvendigvis gav særlig meget værdi.

- Vi skal væk fra de klassiske orienteringsmøder. Det giver meget mere værdi for os som arbejdsplads, når vi arbejder som et strategisk forum og får en fælles forståelse for, hvad der sker i Ungeenheden, og hvor vi skal hen, siger Jens Lynge.

Derfor har man i fællesskab valgt, at møderne fremover skal være mere tematiske, så man får mulighed for at fordybe sig i vigtige tematikker. Man kan fx have overskrifter som fysisk og psykisk sundhed, brugen af uddannelsesmidler eller frisættelse af den enkelte medarbejder.

SPARK inspirerer

Jens Lynge og Charlotte Drachmann er enige om, at det har været inspirerende at prøve kræfter med en række af SPARKs værktøjer.

- Vi oplevede, hvor meget det kan give at arbejde med nogle lidt andre processer, end vi plejer. Man får afklaret sit handlerum og kan derfor træffe bedre beslutninger. Og så hjalp SPARK-konsulenten os med at gøre vores fælles ønsker og alt det, vi er enige om, mere tydeligt, siger Jens Lynge.

Charlotte Drachmann er enig:

- I SPARK-forløbet blev vi mindet om, at vi er en dejlig arbejdsplads med en høj grad af engagement og psykologisk tryghed. Der vil altid være plads til forbedringer, men grundlæggende vil vi hinanden og brænder for vores arbejde og fag. Det er mit indtryk, at forløbet har givet os et større kendskab til hinandens værdi og blik for, hvor vi supplerer hinanden.