samskabt styring

Forsker: Eftersyn af dokumentation udvikler både hjemmeplejen og daginstitutionen

Horsens Kommune har de sidste to år sat lup på dokumentation. Det har ført til bedre arbejdsgange og mere tid til kerneopgaven, men først og fremmest til en bevidsthed om, at dokumentation kan bruges til videndeling og faglig udvikling, og til viden om, hvordan medarbejderne aktivt kan blive en del af løsningen.

Af Irene Aya Schou 25/06/2019
Fremfærd

I Horsens Kommune har medarbejdere og ledere på to udvalgte arbejdspladser på to forskellige fagområder, ældreområdet og daginstitutionsområdet, kigget på, hvad der forstyrrer i hverdagen, og hvad der kan frigøre tid til kerneopgaven.

Formålet har været at fjerne, forandre og forankre dokumentationsopgaver, så der skabes øget kvalitet, effektive arbejdsgange og trivsel blandt medarbejderne.

Afbureaukratiseringsprojektet har ført til en række konkrete resultater og en række resultater, der er kommet på baggrund af den måde, de har grebet arbejdet an på. 

Et konkret resultat i dagtilbuddet Gedved er, at man har fjernet skemaer, som forældrene tidligere skulle udfylde, og man har samlet al relevant information om barnet i ét dokument - på tværs af skole og daginstitution.

Fremrykket brugen af tablets

Desuden er individuelle førskolesamtaler og tilhørende skriftlig dokumentation afløst af et fælles forældremøde for hele forældregruppen – med mulighed for individuelle samtaler for de forældre, der måtte ønske det. Resultatet er 37 frigjorte pædagogtimer per år, som i stedet kan bruges sammen med børnene.

I hjemmeplejen har man fremrykket brugen af tablets, og der er blevet identificeret forskellige udfordringer i forhold til dobbeltdokumentation, hvor medarbejdere først skriver i hånden, når de er ude og derefter skriver det ind i dokumentationssystemet, når de kommer tilbage.  

Resultaterne - og processen i forbindelse med projekt ’Dokumentation og tillid’, der er støttet af Fremfærd - er blevet evalueret af forsker Andreas Hagedorn Krogh fra Roskilde Universitet.

Han har især haft fokus på, hvad den metode de har brugt, Samskabt Styring, kan bidrage med - en metode hvor man inddrager ledere og medarbejdere på tværs af hele styringskæden i identifikationen og løsningen af konkrete udfordringer.

Brug dokumentationen til videndeling

Ifølge Andreas Hagedorn Krogh er der en række generelle læringer fra projektet i Horsens Kommune, der går på tværs af de to fagområder. 

Ét af læringspunkterne er, at medarbejderne gennem metoden får større indsigt i dokumentationens omfang, og hvad dokumentationen skal bruges til. For nogle har det givet en oplevelse af, at der ikke er helt så meget meningsløs skal-dokumentation, som de måske gik og troede.

Et andet læringspunkt er, at afbureaukratisering ikke kun handler om at fjerne meningsløs dokumentation, men om at bruge dokumentationen smartere.

- Ved at gennemgå de pædagogiske læreplaner i daginstitutionen fandt man ud af, at der ikke var behov for en ændring i selve dokumentationen men i den måde, man anvender dokumentationen på. Man blev klar over, at man kan bruge planerne aktivt i sin faglige udvikling, til faglig sparring og drøftelser af, hvordan man sætter ind med indsatser, siger han. 

Servicetjekket har også skabt en større forståelse af, hvordan andre i organisationen anvender dokumentation, og hvilken dokumentation der sendes opad i systemet f.eks. til politikere og forvaltning, på tværs til kolleger og nedad i systemet til forældre og pårørende. 

Dermed kan man ofte dræbe myter om, at det man laver, ikke giver værdi for organisationen.

Dokumentation er sjældent bøvlet i sig selv

En generel læring fra projektet er, at det næsten aldrig er én enkelt regel eller ét enkelt stykke dokumentation, der er unødvendigt eller bøvlet i sig selv. Det er tit i samspillet med de nationale, kommunale og lokale former for styring, at der opstår uhensigtsmæssigheder.

- Det er sjældent, at vi kan udpege enkelte styringselementer, som vi derefter fjerner, og så er det hele godt. Det er netop det, samskabt styring kan. Metoden lægger op til, at man gennemgår hele styringskomplekset af regler og dokumentation, siger Andreas Hagedorn Krogh.

I daginstitutionen blev der identificeret udfordringer, der gik på tværs af forskellige institutioner. I ét tilfælde kontaktede dagtilbuddet Gedved på eget initiativ den lokale skole for at blive klogere på, hvad skolen ønskede at vide om børnene, så man på den baggrund kunne målrette sin dokumentation.

- På den måde bevægede institutionen sig ud over rammerne for det, der oprindeligt var sat for forløbet, nemlig at det skulle foregå på den enkelte arbejdsplads. Eksemplet viser, at dokumentation ofte er tværgående, og at man med fordel kan tænke det tværgående ind i arbejdet med styring, siger han.

Fordele og ulemper ved lokalt design

Processen med samskabt styring i Horsens Kommune har kørt som lokale processer ude på de enkelte arbejdspladser, der har fået hjælp fra to lokale facilitatorer eller projektledere. Ifølge Andreas Krogh Hagedorn er der både fordele og ulemper ved at køre et så lokalt setup.

Fordelen er, at der skabes stort lokalt ejerskab, og at ledere og medarbejdere føler, at det er deres projekt. Ulempen er, at løsningerne kan blive meget lokale og svære at overføre til andre arbejdspladser, og at faciliteringen udefra er så omfattende, at den ikke lader sig opskalere.

- Spredningen er generelt nemmere, hvis man har mulighed for at samle flere arbejdspladser i samme forløb, siger han og understreger, at man i Horsens Kommune arbejder på at køre lignende dokumentationstjek på hele daginstitutionsområdet.

Skab mødesteder for dialog

Generelt har medarbejderne i både daginstitutionen og i hjemmeplejen været glade for at blive involveret. I hjemmeplejegruppen udtrykte de ligefrem, at det var rart at blive set som dem med løsningerne og ikke som dem med problemerne.

Selvom inddragelse skaber grobund for ejerskab og muliggør en bredere vifte af løsningsmuligheder, kan inddragelse i en projektperiode ikke stå alene, understreger Andreas Hagedorn Krogh.

- Der, hvor det virkelig rykker, er, når arbejdspladserne efter den faciliterede workshopdel arbejder selvstændigt videre med dagsordenen og gør den til en integreret del af deres praksis. 

- Det forudsætter, at man har mødesteder, hvor personalet og ledere kan have en dialog, og at man har en tradition og en arbejdskultur, der understøtter en sådan styringsdialog, siger Andreas Hagedorn Krogh.

Paradokset

Her støder vi på et paradoks. For ofte er de steder, der har mest brug for samskabt styring samtidig de steder, hvor det er sværest at indføre bl.a. fordi der ikke er en kultur og et organisatorisk setup for at have en styringsdialog, forklarer forskeren.

- Medarbejderne i hjemmeplejen er inddelt i vagthold, og der er ikke de samme mødesteder og rammer som i daginstitutionen. Samtidig er hjemmeplejen langt mere bundet op på centralt fastsatte krav end på daginstitutionsområdet. Det vil derfor kræve en mere tværgående indsats at rykke noget, siger Andreas Hagedorn Krogh.

Styrket arbejdsfællesskab

Da afbureaukratiseringsprojektet blev gennemført, havde hjemmeplejen lige været igennem en sammenlægning, hvor flere teams var blevet slået sammen. Her gav dokumentationseftersynet et nyt sammenhold og en fælles forståelse bl.a. i forhold til brugen af tablets.

- Processen blev en vej til at få defineret et nyt arbejdsfællesskab og få lært hinanden at kende, få delt erfaringer og få skabt en fælles forståelse af kerneopgaven. Det er derfor vigtigt, at man ikke overser de mere procesmæssige resultater, siger Andreas Hagedorn Krogh.

Tænk mindre i projekt og mere i udvikling

Men det helt store spørgsmål er: Slutter projektet, når sidste workshop er afholdt, eller lever det videre?

Her er erfaringen, at har man etableret ét eller flere fora for styringsdialog på arbejdspladsen kan man regne med en forandringsproces, der strækker sig over en længere periode, end hvis man ikke har.

- Så min bedste anbefaling er: Fokuser på at opbygge de fora, der skal til for at have styringsdialoger. Tænk mindre i projekt og mere i igangsættelse af forandringer, der har et længere perspektiv, siger Andreas Hagedorn Krogh.

Udvalgte resultater

Daginstitution:

  • Fjernet individuelle førskolesamtaler og skriftlig dokumentation i forberedelsen hertil. Estimeret frigjort tid: 37 pædagogtimer.
  • Samlet flere skemaer i ét dokument, som følger barnet fra dag 1 til skolestart. Sparer tid og letter overblik.
  • Fokuseret informationsdeling om barn i overgangen til skole. Øger kvaliteten.
  • Anvendt pædagogiske læreplaner til videndeling på tværs af stuerne. Øger anvendeligheden og indsatsen over for børnene.

Hjemmeplejegruppe:

  • Oplæringen i brug af tablet og fokus på at medbringe den til borgerbesøg. Sparer tid og øger kvalitet (informationer tilgængelig på stedet).
  • Større bevidsthed om at fokusere og overskueliggøre dokumentation i advis’er for kollegaer og andre faggrupper. Sparer tid og øger kvalitet (mindsker risiko for tab af vigtigt information).
Få hjælp til at komme i gang - kontakt Fremfærds konsulenter

Vil I høre om, hvordan man kommer i gang med samskabt styring? Eller blive inspireret af andre kommuners erfaringer? Kontakt Fremfærds konsulenter og hør, hvordan vi kan hjælpe jer i gang. Det er helt gratis.

Læs mere om hjælp fra Fremfærd her

Om Andreas Hagedorn Krogh
  • Postdoc, Ph.d. Institut for Samfundsvidenskab og Erhverv, RUC
  • MA, Socialvidenskab og Kultur- og sprogmødestudier, RUC
  • Forsker bl.a. i hvordan tværgående samarbejde mellem offentlige og private parter designes, styres og ledes, så det bliver muligt at inddrage og udvikle lokale ressourcer i håndteringen af komplekse problemer.
  • Er i gang med en større forskningsbaserede evaluering af Fremfærds rammeprojekt ”Mere kerneopgave – mindre bureaukrati”.
Om projekt ”Tillid og dokumentation”

Horsens Kommune har indgået et samarbejde med Fremfærd om projektet, der har til formål at afprøve en metode til at udvikle nye dokumentationsløsninger, som evt. kan udrulles på flere arbejdspladser i kommunen.

Målet er at fjerne, forandre og forankre dokumentationsopgaver i Horsens Kommunes institutioner, så der skabes øget kvalitet i opgaveløsningen, effektivitet på arbejdspladsen og trivsel blandt medarbejderne.

Med i projektet er Daginstitution Gedved en hjemmeplejegruppe i Stensballe. På Daginstitution Gedved er der blevet afholdt i alt fem workshops faciliteret af to kommunale projektledere. 

Temaerne på de fem workshops har været:

  • Definition af god dokumentation og første afsøgning af praksis
  • Udforskning og kortlægning af dokumentation
  • Kvalificering og prioritering af udfordringer
  • Udvikling og udvælgelse af løsningsforslag
  • Evaluering

De kommunale projektledere er blevet undervist af Fremfærd i metoden til at udvikle nye dokumentationsløsninger. De er nu uddannet til at fortsætte arbejdet på andre institutioner og andre velfærdsområder

Fordele og ulemper ved metoden:

  • Fordele: Stort lokalt ejerskab, meget praksisnært, skaber nysgerrighed på egen praksis, tid til refleksion mellem workshops
  • Ulemper: Det kræver mange ressourcer, ikke mindst tidsmæssigt, svært at se, hvordan erfaringer umiddelbart kan spredes til andre institutioner

LÆS OGSÅ: Forenklingens fire F'er: Fra ambition til praksis med tillidsbaseret styring

Hvad er samskabt styring?

Samskabt styring er en ny måde at udvikle og implementere styring på, der bygger på dialog og samarbejde og forudsætter ændrede roller og kompetencer hos såvel topchefer, ledere, MED, forvaltningsmedarbejdere og de medarbejdere, der arbejder tæt på borgerne. Det er dermed meget mere end et forløb. Det er et nyt mindset, hvor ledere og medarbejdere løbende samskaber bedre styring.

Læs her, hvorfor Fremfærd og en række kommuner arbejder med samskabt styring

Hør adjunkt Tina Øllgaard Bentzen, RUC, fortælle, hvordan rollerne ændrer sig, når man arbejder med samskabt styring.