På botilbuddet 'Boligerne ved Grønningen' i Gentofte Kommune har de en postkasse i hvert personalerum. Postkassen er sort og udenpå står der: Fjern bøvlet.

- Så kan folk lægge sedler i den med alle de ting, der bøvler, forklarer Peter Rüss, der er socialpædagog og tidligere arbejdsmiljørepræsentant på Boligerne på Grønningen.

Boligerne ved Grønningen er et tilbud til voksne med betydelig nedsat fysisk og psykisk funktionsevne og er én af seks arbejdspladser, der har været med i Gentofte Kommunes prøvehandling "fjern bøvlet - sammen".

Inspireret af samskabt styring

Prøvehandlingen går ud på at fjerne, forandre eller forankre den styring, der for medarbejderne opfattes som enten meningsløs eller bøvlet i opgaveløsningen.

- Målet er at frigive tid til kerneopgaven og det, der giver værdi for borgerne. Vi har tidligere deltaget i frikommuneforsøg, hvor vi arbejdede op imod statens regler, men vi har erfaret, at langt det meste bøvl ikke skyldes nationale regler men derimod bøvl, der er skabt lokal og kommunalt, siger Dorte McEwen, der er leder af Strategi & Analyse i Gentofte Kommune.

Dagsordenen med afbureaukratisering og forenkling er langt fra ny i kommunen, men tilgangen i projekt "fjern bøvlet - sammen" er anderledes end før, forklarer kommunaldirektør Torben Frølich.

- Vi er inspireret af samskabt styring og den måde, de har brugt det i bl.a. Høje-Taastrup Kommune. Vi er nysgerrige på, hvor bøvlet kommer fra, og hvordan man kan arbejde med det lokalt, og vi har haft et ønske om at involvere frontmedarbejderne, siger Torben Frølich.

Bøvl skrevet på brugte pizzabakker

Prøvehandlingen med at fjerne bøvl på seks arbejdspladser er foregået over et halvt år. På Boligerne på Grønningen startede processen med, at Peter Rüss og andre centrale aktører bl.a. i MED-udvalget blev præsenteret for materialer og metoder om samskabt styring.  

Derefter bød alle medarbejdere ind med ting, de oplevede som bøvlede eller meningsløse. 

- Vi havde virkelig mange jordbundne ting, der bøvlede. Det var alt fra IT til relationelle problematikker og nationale tilsyn, og folk holdt sig ikke tilbage. Vi havde bøvl formuleret på servietter og brugte pizzabakker, husker Peter Rüss.

Bøvlet blev inddelt i tre grupper alt efter, hvor det stammer fra. Det lokale og kommunale bøvl blev håndteret internt, mens det bøvl, der stammer fra national lovgivning, blev sendt videre opad i systemet.

Helten på egen arbejdsplads

Socialpædagog Peter Rüss har oplevet arbejdet med at fjerne bøvl som meget meningsfuldt.

- Hvor projekter tidligere ofte var topstyrede, oplevede vi dette projekt som det diametralt modsatte. I stedet for, at tingene skulle komme oppefra, så skulle vi som medarbejdere være den skabende force. Vi blev så at sige helten på vores egen arbejdsplads, siger han.

Processen har bl.a. givet et tættere samarbejde med IT-afdelingen på Gentofte Rådhus.

- Det handler om, at vi ønsker at samle al dokumentation i ét system, og det har IT-afdelingen kunne hjælpe os med. Vi er ikke i mål, men vi er langt længere, end vi var, før prøvehandlingen startede, siger Peter Rüss. 

Ledere deler viden om bøvl

Prøvehandlingen viste, at 90 procent af det bøvl, der blev fundet på de seks arbejdspladser, skyldes lokale og kommunale forhold, mens kun 10 procent skyldes nationale regler og lovgivning.

På baggrund af prøvehandlingen har Gentofte Kommune udarbejdet en række principper. Ét princip er, at man skal prioritere den mundtlige dialog og være nysgerrige på hinandens perspektiver på bøvlet.

- Så ikke noget med at skrive en mail til IT-afdelingen: 'Dette bøvler for os, fiks det.' Måden, man kommunikerer på, er fuldstændig afgørende for, om man bliver med- eller modspiller i forløbet, siger Dorte McEwen.

Et andet princip er, at ledelsen skal drøfte bøvl med andre ledere i diverse netværk og cheffora, fordi problemer og bøvl ofte rækker ud over egen arbejdsplads.

- Vi har fået øje på, hvor vigtig denne videreformiling i forhold til at kunne samarbejde på tværs om at løse bøvlet, siger Dorte McEwen.

Alle fjerner bøvl inden sommerferien

Både i direktionen og i kommunalbestyrelsen er der tilfredshed med erfaringerne fra prøvehandlingen "fjern bøvlet - sammen".

Oplevelsen er, at tilgangen har styrket en 'forbedringskultur' samt trivsel og arbejdsmiljø på de deltagende arbejdspladser. Derfor er det besluttet, at alle kommunale arbejdspladser nu skal med i projektet.

- Målet er, at alle arbejdspladser er i gang med at fjerne bøvl inden sommerferien, siger kommunaldirektør Torben Frølich.

Chefforum har fjernet bøvl

Arbejdet med bøvl har givet en forståelse af, at man hverken kan eller skal af med alt bureaukrati.

- Det handler ikke kun om at fjerne bureaukrati men også om at forandre og forankre bøvl, så det giver mening, siger Torben Frølich, der selv har fjernet bøvl blandt 25 chefer og direktører i kommunens såkaldte Chefforum. 

Han ser samskabt styring som en vej til bedre kvalitet og mere velfærd til borgerne - men også til bedre arbejdsmiljø for medarbejderne.

-  Kan man fjerne frustration ved at tilbyde nogle muligheder for at ændre det, der irriterer og bøvler, så står vi også bedre i kampen om arbejdskraften, siger Torben Frølich.

Fra brok til udfordring der kan løses

For socialpædagog Peter Rüss er konklusionen klar. Samskabt styring virker, fordi det skaber øget ejerskab blandt medarbejderne og dermed øget lyst til at agere og løse problemerne.

- Vi er gået fra brok til bøvl til udfordring. Og vi har fået et værktøj, der gør, at hver gang en kollega i et lokale siger: "Hold kæft hvor det bøvler", så siger resten nærmest per refleks: "Bøvler? Det skal løses."