Lad os få bøvlet på bordet, så vi kan kigge på det og finde bedre løsninger, der kan frigive tid til kerneopgaven og skabe et mere meningsfuldt arbejdsliv. Sådan lyder det fra medarbejdere og ledere i Glostrup Kommune.

Glostrup har lige som andre kommuner arbejdet med effektiviseringer i mange år. I forbindelse med dette års budgetproces, hvor MED Hovedudvalget skulle afgive høringssvar, inviterede de sig selv på banen og sagde: 'Vi vil gerne være med, når der skal peges på besparelser og effektiviseringer'.

Det tog kommunalbestyrelsen godt imod, og det blev starten på en proces, hvor ledere og medarbejdere har forpligtet sig til gennem metoden Samskabt styring at finde løsninger, der ikke bare giver effektive løsninger men også bedre arbejdsmiljø og mere tid til kerneopgave. 

Bibliotek kickstarter processen

Projektet hedder 'Mindre bøvl - mere kerneopgave og mere mening' og betyder, at ledere og medarbejdere i den københavnsk forstadskommune i den kommende tid skal arbejde med at fjerne bøvl - først i fire pilotprojekter bl.a. på kommunens skole og bibliotek. Herefter skal den spredes ud til hele kommunen.

- Vi tror på, at Samskabt styring er svaret for os, når vi taler afbureaukratisering. Det skyldes, at metoden bygger på en bred inddragende proces og på inddragelse af MED-systemet på et langt tidligere tidspunkt. Man går realitetsmæssigt til værks og stiller spørgsmålet: Hvad er det, der bøvler i dagligdagen set fra min stol, siger Maj Buch, der er kommunaldirektør i Glostrup Kommune. 

Medarbejderne vil være på forkant

Inspirationen til Samskabt styring kommer fra partssamarbejdet Fremfærd og en række kommuner, der har arbejdet med at ’rydde op’ i den styring, som ikke giver mening og som undergraver motivationen.  

Medarbejderne har længe ønsket at komme på banen tidligere i forhold til besparelser og effektiviseringer og har på eget initiativ afholdt stormøder med medarbejderrepræsentanter. Men da ingen fra ledelsen deltog, faldt de gode ideer til jorden. 

Nu er det anderledes, fortæller Michael Seifert, der er næstformand i Hovedudvalget.

- Det nye er, er vi som medarbejdere bliver inddraget fra dag ét, og at vi er i en proces med ledelsen. Vi kan hjælpe med at få de gode ideer, der kan fjerne irriterende bøvl og gøre det nemmere at være medarbejder, siger Michael Seifert, der er miljømedarbejder, fællestillidsrepræsentant for de HK-ansatte, og har arbejdet 34 år i kommunen.

Fire pilotprojekter 

Processen med Samskabt styring skal foregå på de enkelte arbejdspladser og i MED-udvalgene, bl.a. Center-MED. Her skal ledere og medarbejdere på workshops og møder diskutere, hvad der bøvler, hvor bøvlet kommer fra, og hvem der kan gøre noget ved det.

I første omgang skal Samskabt styring afprøves på fire udvalgte områder: Glostrup Bibliotek, Glostrup Skole, Team Personale på Glostrup Rådhus og KABS, et behandlingscenter der yder behandling og støtte til borgere fra forskellige kommuner.

Områderne er valgt ud fra forskellighed, så kommunen får en bred erfaring med, hvordan man skaber inddragende forløb og forankrer processerne i MED-systemet. Herefter skal metoden spredes til alle kommunes arbejdspladser.

Processen kører i to spor

Selvom Samskabt styring er introduceret i forbindelse med de årlige budgetforhandlinger, har kommunen valgt at køre processen i to spor. Ét kortsigtet spor, hvor der findes besparelser i forhold til budgettet, og ét langsigtet spor med Samskabt styring, hvor målet er bedre arbejdsgange, bedre trivsel for medarbejderne og bedre løsninger for borgerne.

Kommunaldirektør Maj Buch mener, at styrken ved Samskabt styring er, at det giver et mere nuanceret blik på bureaukrati end andre metoder. 

- Man glemmer tit, at styring, dokumentation og bureaukrati også er nyttigt og hjælper til at skabe tryghed og en effektiv dagligdag. Derfor handler afbureaukratisering også om at forandre og forankre styring og ikke kun om at fjerne styring, siger Maj Buch, der bl.a. er inspireret af lektor ved Roskilde Universitet Tina Øllgaard Bentzens forskning i Samskabt styring.

Maj Buch mener, at Samskabt styring kan sikre, at medarbejdere og ledere ikke bare skal løbe stærkere for at nå en masse nye opgaver, men at de forholder sig kritisk til de opgaver, de allerede udfører.

- Det er langt sværere at holde op med at løse en opgave eller løse den på et andet niveau end at starte nye ting op. Det kræver ledelsesmæssig opmærksomhed og tillid fra medarbejdernes til, at de bliver taget seriøst, hvis de kommer til ledelsen, siger hun. 

Kerneopgaven revitaliseres

Glostrup Kommune har i mange år arbejdet med kerneopgaven defineret som "mestring og udfoldelse". Kerneopgaven var oprindelig tænkt i forhold til borgerne. At man som medarbejder understøtter, at borgerne udfolder sig og mestrer eget liv. 

Med projekt "Mindre bøvl - mere kerneopgave og mening" er det tid til at se på kerneopgaven 'indefra' og fra et trivselsperspektiv, fortæller kommunaldirektør Maj Buch.

- Der er en dobbelt bundlinje. For mestring og udfoldelse gælder også for medarbejderne. Vi skal som medarbejdere mestre vores arbejdsliv, og vi skal have en mulighed for at udfolde os i vores arbejdsliv, siger hun. 

Samskabt styring forankres i MED-systemet

Også kommunens medarbejdergrundlag får en vitaminindsprøjtning. Grundlaget fremhæver de forventninger, der er til medarbejderne, bl.a. at de bidrager til en fornyelse af kommunen og kommer med 'skæve ideer'.

Samtidig har Glostrup Kommune en lang tradition for at bruge MED-systemet aktivt. Hvilket der også er brug for her, fortæller Michael Seifert.

- Vi har oparbejdet en mødestruktur i MED-systemet, som det er oplagt at bruge i arbejdet med Samskabt styring. Det er naturligt, at man bruger MED-udvalgene til at tilrettelægge de lokale processer. For vi kan ikke køre samme proces på alle vores arbejdspladser, siger Michael Seifert.

Inspireret af Høje-Taastrup Kommune

Glostrup Kommune er inspireret af Høje-Taastrup Kommune, der har afprøvet Samskabt styring bl.a. på skoleområdet og i hjemmeplejen. På én af kommunens skole kom ledere og medarbejdere op med hele 42 eksempler på bøvl. 70 procent af bøvlet viste sig at være noget, man selv kunne fjerne.  

Et udvalg under Glostrup Kommunes MED Hovedudvalg har haft besøg af Heidi Hansen, næstformand for Hovedudvalget i Høje-Taastrup Kommune. Det har givet inspiration.

- Hun kom med en masse energi, og man kunne mærke flammen i det, hun sagde: At det absolut var nogle spændende processer, der involverede medarbejderne, siger Michael Seifert. 

Corona har tvunget os til nytænkning 

Håbet er, at Samskabt styring med tiden bliver en del af kulturen i Glostrup Kommune, så det bliver helt legitimt at tale om, at 'noget er bøvlet'. Det kræver tillid i organisationen, fortæller kommunaldirektør Maj Buch.

- Som medarbejder skal man have tillid til, at det er helt ok at undre sig og reagere, hvis der er noget, der virker bøvlet. Som ledere skal vi kunne tage godt imod noget, der umiddelbart kan virke som kritik, siger hun.

For Michael Seifert, næstformand i Hovedudvalget, kommer processen på det helt rigtige tidspunkt nemlig i kølvandet på en lang corona-nedlukning.  

-  Corona har gjort, at vi har været nødt til at gentænke mange af vores arbejdsfunktioner. Det er noget, vi kan tage med ind i arbejdet med Samskabt styring, siger han.