For TR og social- og sundhedsassistent Anja Heitzmann er der kun én vej til en succesfuld implementering af selvstyrende teams, og det er at involvere medarbejderne fra dag ét.

- Medindragelse, medindragelse, medindragelse. Selvom der var modstand i starten, vil ingen tilbage til det gamle. De er glade for at blive hørt. Medinddragelse giver så meget mening, siger Anja Heitzmann, der arbejder i Lokalteam Ølby i Køge Kommune. 

Kendte metoden fra tidligere

I Køge Kommune arbejder ledere og medarbejdere sammen, når noget bøvler, og der skal skabes ny styring og sættes en ny retning. Det skaber engagement, ejerskab og holdbare løsninger. Metoden hedder samskabt styring og bygger på den præmis, at man for at finde robuste løsninger, er nødt til at inddrage alle relevante aktører i processen og turde blive i det, der bøvler.

I Køge Kommune er samskabt styring blevet brugt til at implementere selvstyrende teams eller 'tværfaglige lokalteams', som de kalder det. Først i et pilotprojekt. Nu som del i en større udrulning til hele hjemmeplejen.

- Da vi gik i gang med vores pilotprojekt, var der ingen tvivl om, at vi skulle bruge samskabt styring. Vi kendte metoder fra tidligere og vidste, at metoden er god til at skabe fælles mål, nedbryde hierarkier og skabe mening på tværs af siloer og ledelseslag, siger Theresa Gervig Larsen, der er teamleder i Lokalteam Ølby i Køge Kommune og med i pilotprojektet. 

Nedsatte arbejdsgrupper

Pilotprojektet blev gennemført i 2022-2023 bl.a. med penge fra Socialstyrelsen. Omkring 100 ledere og medarbejdere, både social- og sundhedsmedarbejdere, sygeplejersker, terapeuter og ledere fra alle lag helt op til ældrechefen, blev inddraget og fik til opgave at udvikle et koncept for faste, tværfaglige og selvstyrende teams.

- Vi nedsatte arbejdsgrupper i forhold til forskellige temaer og udviklede løsninger på tværs af ledere og medarbejdere og fagligheder. Der opstår ofte nye udfordringer, man ikke kan forudse i en forandringsproces som den, vi går igennem, og her nedsatte vi nye arbejdsgrupper, og brugte på den måde metoden til at udvikle nye løsninger, siger Maria Lindholm Kristensen, der er chefkonsulent i Køge Kommune.

Organisering, rehabilitering og visitation

Arbejdsgrupperne fik til opgave at finde løsninger i forhold til tre overordnede temaer:

• Organisering af teams: Hvor store skal de være? Hvad skal de lave? Hvem skal være med? 
• Rehabilitering: Hvordan får vi implementeret mere rehabilitering i hjemmeplejen?
• Visitation: Hvordan organiserer vi visitationen, så vi opnår maksimal frihed i de selvstyrende teams? Hvordan styrer vi økonomien?

Alle arbejdsgrupper havde konsulenter tilknyttet, der kendte metoden.

- Det betød, at vi var forberedt på de frustrationer, der  kan komme i starten, når alt er ugennemskueligt og uvant. Det er ikke alle medarbejdere, der er vant til at blive inddraget i en udviklingsproces. Derfor kan det skabe frustration i starten, når man snakker bøvl og ikke peger på løsninger med det samme,  siger Maria Lindholm Kristensen.

Modstand fra medarbejderne

Og frustrationerne kom hurtigt, husker Anja Heitzmann, der er social- og sundhedsassistent, koordinator og TR i Lokalteam Ølby. Allerede på første møde, hvor samskabt styring skulle præsenteres, sad mange medarbejdere med korslagte arme.

- Åh nej, ikke endnu et projekt, sagde mange. Men det ændrede sig langsomt, da de fandt ud af, at de havde indflydelse og bl.a. skulle være med til at beslutte spillereglerne i de nye teams: Hvordan møder man ind om morgenen? Hvordan samarbejder man med andre fagligheder? Hvordan gennemfører man et morgenmøde, siger hun.

Medarbejderne var også med til at bestemme, hvordan distrikterne skulle inddeles, og hvad de nye teams skulle hedde. Et team hedder 'Pip', fordi det ligger i det såkaldte fuglekvarter, et andet hedder 'Karl', fordi det ligger i Karlemosen.

- Hver gang, vi fandt nye navne, fejrede vi det med flag og festligheder. Det gør noget for medarbejderne, at de selv er med til at bestemme både store og små ting, siger Tine Johnsen, der er konstitueret leder i Lokalteam Øst i Køge Kommune.

Fra brokkekultur til løsningskultur

Undervejs i projektet er der blevet afholdt adskillige workshops. Medarbejdere er blevet frikøbt for at have tid og rum til reflektion og til at vænne sig til, at de nu selv skal finde løsninger. 

- Det ligger i metoden, at man eksperimenterer og gennemfører prøvehandlinger. Det er en kæmpe omvæltning, at man nu er en det af en løsningskultur, hvor man tager ejerskab og komme lidt væk fra en passiv brokkekultur, siger Tine Johnsen, der er mangeårig TR og FTR og ind til for nylig arbejdede som social- og sundhedsassistent.

SE VIDEO: Kom i gang: Seks trin til mindre bøvl og mere mening

Refleksion højner fagligheden

Hun har stor erfaring med samskabt styring både som medarbejder og leder. Hendes oplevelse er, at metoden gør det sjovere at gå på arbejde uanset ens position i organisationen.

- Det skaber ejerskab at blive inddraget, og det højner fagligheden, at man træner i at reflektere over ens egen arbejdsgang. Det gør også, at man bliver bedre til at gå ind i det tværfaglige samarbejde, siger hun.

Samme oplevelse har Theresa Gervig Larsen. Hun kunne ikke forestille sig at være leder uden medarbejdernes engagement.

- Personalemøderne er aldrig et sted, hvor jeg kommer med en masse information. Det er sparring, opfølgning på prøvehandlinger og trivselssnakke. Det er samspil hele vejen rundt, siger hun.

Drejebog for implementering

Pilotprojektet har taget to år og er bl.a. mundet ud i en konceptbeskrivelse for implementering af tværfaglige lokalteams.

Konceptbeskrivelsen udtrækker essensen af de erfaringer, man har fået i projektperioden og er en slags drejebog til nye, kommende teams. I konceptbeskrivelsen står der bl.a. at 'samskabt styring er drivende for forandringsarbejdet'.

- Det betyder, at det er den måde, vi arbejder på. Det gør vi, fordi vi kan se, at metoden giver bedre løsninger, øget medarbejdertilfredshed og i sidste ende også bedre kvalitet for borgerne gennem faglig frisættelse, siger Maria Lindholm Kristensen.

Udfordring: Skab tid til udvikling

Selvom konceptet for implementering af tværfaglige lokalteams nu er på plads og er ved at blive rullet ud i hele kommunen, er arbejdet ikke slut.

De teams, der overtager konceptet, skal også selv prøve samskabt styring.

Derfor er der afsat tid til tre workshops i alle nye teams. Det er tid, hvor medarbejderne kan kigge hinanden i øjnene og sige: Hvad vil vi gerne arbejde med? Hvordan vil vi samarbejde? Hvad bøvler for os?

- Hvis samskabt styring skal bruges som metode til at implementere faste teams, kræver det en investering. Det kræver, at medarbejderne har tid til at mødes, at der er en understøttende proces, og at man i organisationen vil det her, siger Maria Lindholm Kristensen.