MED-samarbejdet kan bidrage til gode løsninger og øge medarbejdernes arbejdsglæde til gavn for kerneopgave og arbejdsmiljø. 

Men hvad gør man, hvis rollerne er uklare, dialog er afløst af envejskommunikation, og MED-møderne ikke er den kilde til ideer og meningsfuld udveksling, man kunne have håbet på?

Det har man arbejdet med på en række arbejdspladser landet over i forbindelse med SPARK-forløb, som er gratis, skræddersyede forløb om psykisk arbejdsmiljø til kommunale arbejdspladser. 

1. Stil jer selv spørgsmålet: Hvad skal vi bruge MED til?

Arbejdet i det lokale MED-udvalg giver medarbejderne mulighed for at få medindflydelse og medbestemmelse på arbejdspladsens opgaveløsning i bred forstand.

På møderne drøftes emner som arbejdsmiljø, trivsel, sygefravær, budget og økonomi, politiske beslutninger, kompetenceudvikling og udmøntningen af initiativer besluttet i hoved-MED, område-MED og sektor-MED.

For at kunne udnytte mulighederne i MED-organisationen, er det vigtigt, at man i MED-udvalget opnår en fælles forståelse af, hvorfor MED-samarbejdet giver mening, og hvad dette samarbejde skal bruges til. Det handler bl.a. om at få en stærk kasket- og rollebevidsthed og forstå, at man ikke kun repræsenterer sig selv eller sine nærmeste kolleger. 

I et børnecenter i Vejen Kommune har et nyoprettet MED-udvalg gennem et SPARK-forløb arbejdet med at skabe denne fælles forståelse. Forløbet har gjort, at man har kunnet lægge en turbulent periode med sammenlægning, højt sygefravær og mange leder- og medarbejderskift bag sig.

- Vi har haft brug for at se fremad, og her er MED et vigtigt fundament som det sted, hvor vi ser hinanden i øjnene og bliver enige om, at vi vil det gode samarbejde, siger Rita Baagø Thomsen, som er leder af Holmeå Børnecenter, der består af skole, SFO og to dagtilbud.

For at hjælpe dialogen og den fælles forståelse på vej gennemførte SPARK-konsulenten en øvelse, hvor hvert MED-medlem på skift skulle vælge et udsagn, der taler ind i MED's opgaver, ansvar og samarbejde. Derefter skulle man fortælle de andre, hvorfor man havde valgt netop det udsagn.

Der blev arbejdet med spørgsmål som:

• Hvilken slags MED-udvalg vil vi gerne være? Hvad vil vi stå for og kendes på? Have særligt fokus på?
• Hvilke roller har vi hver især i MED? 
• Hvad gør vi for at skabe fælles mål og retning for arbejdet? 
• Hvordan fortæller vi vores kolleger om, hvad vi laver som MED-udvalg, og hvordan de kan bruge os?

2. Skab klare og relevante dagsordener

Gode og relevante dagsordener, hvor der skabes klarhed over, hvorvidt der er tale om sager til information og drøftelse eller om sager til beslutning, gør det lettere for medarbejderrepræsentanterne at vide, hvad der forventes af dem på MED-møderne.

I Hjørring Kommune har MED-udvalget for Myndighed Ældre netop været igennem et SPARK-forløb, hvor de har arbejdet med at strukturere dagsordenen, så det tydelig fremgår, hvad formålet med de enkelte dagsordenspunkter er.

- Det giver os bedre overblik end før og fungerer rigtig godt. Det strammer op på hvert punkt, fordi formålet bliver præciseret, og der er tidsestimat på. Det gør noget godt for strukturen på mødet, siger Ingelene Schelde, der er leder af afdelingen for ældre og hjælpemidler i Hjørring Kommune.

Det kan også være en god idé at sætte en tidsramme på de enkelte dagsordenpunkter og at inddrage medarbejderrepræsentanter i udarbejdelsen af dagsordenen, så man sikrer, at de enkelte punkter er relevante og vedkommende for alle. 

3. Styrk mødeforberedelsen ved at lave et MED-årshjul

Et årshjul gør det nemmere for MED-repræsentanterne at være på forkant og sikre medarbejdernes input til konkrete sager og temaer. I et årshjul kan man bl.a. skrive, hvornår der afholdes møder i Hoved-MED, TRIO-møder og TR-møder, og hvornår det kommunale budget skal vedtages.

- Det er rart med et årshjul, så man ved, hvad der skal ske i løbet af et år. Der kommer struktur på og bedre mulighed for forberedelse. Hvornår skal vi lave høringssvar i forhold til budgettet? Hvornår skal vi arbejde med politikker for 2020? siger dagplejepædagog Mona H. Sørensen.

Hun er medarbejderrepræsentant i MED-udvalget i Tarm Daginstitutioner i Ringkøbing-Skjern Kommune, der i et SPARK-forløb har arbejdet med at skabe tillid og engagement i MED-udvalget. 

Også på Sortebakkeskolen i Rebild Kommune har MED-udvalget gennem et SPARK-forløb arbejdet med mødestruktur og årshjul. MED-udvalget ønskede at udvikle en struktur for deres møder, så det blev muligt at binde de temaer, som MED-udvalget har i fokus, sammen med de konkrete inputs, der kan komme fra kollegerne. 

- Ved at præsentere kollegerne for årshjulet bliver der mere synlighed om, hvordan kollegerne kan bruge MED, lyder det fra Sortebakkeskolen.

4. Afstem jeres forventninger i forhold til kolleger

Når man sidder i det lokale MED-udvalg, kan det være svært at forstå, at kollegerne ikke er ligeså interesseret i MED-samarbejdet, som man selv er. Men irritation kan omdannes til accept.

Det har man gjort i MED-udvalget i Tarm Daginstitutioner, hvor man via SPARK-forløbet har arbejdet med forventningsafstemning.

- Vi vil så gerne have, at kollegerne læser referater og kommer med input til dagsordener, og vi har prøvet meget, bl.a. har vi udgivet en folder om MED. Men vi er også nået til den erkendelse, at medarbejderne har fokus på så mange andre ting. Derfor må vi selv gå forrest i MED og arbejde så godt som muligt, siger Carina Callesen, der er pædagogiske assistent.

Medarbejderne fandt frem til, at kun godt 20 procent af punkerne på en typisk MED-dagsorden direkte vedrører medarbejderne. De resterende 80 procent handler om overordnede emner som budget, orientering om beslutninger truffet i hoved-MED og andet, der ligger længere væk fra medarbejdernes dagligdag.

- På den baggrund blev det tydeligt, at man som MED-udvalg også har et stykke oversættelsesarbejde, der skal gøres, for at medarbejderne kan se MED-samarbejdets relevans, og at det, der kan opfattes som manglende interesse for MED-samarbejdet, også kan være udtryk for, at kollegerne har tillid til, at deres repræsentanter i MED 'klarer sagerne', siger SPARK-konsulent Mille Trøst Simonsen.

5. Vær nysgerrige på, hvordan I gør jer synlige

En central udfordring for MED-udvalg er, hvordan de får baglandet med, så MED-udvalget ikke bliver en “hemmelig loge”. Derfor fylder synlighed generelt meget, når arbejdspladser kontakter SPARK for at få et bedre MED-samarbejde. 

En idé kan være at identificere hvilke kommunikationskanaler, der kan være relevante i forhold til at få medarbejderne i tale. På Sortebakkeskolen i Rebild Kommune udarbejdede MED-udvalget i samarbejde med SPARK en analyse af, hvad der fanger medarbejderne i deres daglige færden.

Det resulterede i, at MED-udvalget designede en række posters og hængte dem synligt for alle. Samtidig fik MED-udvalget sit eget hjørne i personalestuen til information.

Andre steder, bl.a. i en daginstitution i Skanderborg, har man valgt at hænge referater af MED-møder op på toiletdøren, fordi erfaringer har vist, at toilettet er det bedste sted at hænge ting, hvis man vil være sikker på, at noget bliver læst. 

Det er dog ikke nok at gøre et referat synligt, hvis det ikke samtidig er vedkommende og letlæseligt for kollegerne.

Det ved de i MED-udvalget for Myndighed Ældre i Hjørring Kommune, hvor de har arbejdet på at skabe en ny type referat fra MED-møderne, hvor det klart fremgår, hvilken type beslutning, der er truffet.

- Den nye type referat er nemmere at afkode og gør det på den måde nemmere for os at kommunikere til vores kolleger, hvad vi arbejder med i MED, siger tillidsrepræsentant for sygeplejerskerne Anette Jensen.