Kender du det? I sidder til møde, og ledelsen har netop orienteret om et nyt initiativ, der skal føres ud i livet. Din kollega er træt af nye tiltag og kan ikke umiddelbart se nytteværdien af endnu et.

- Det er irriterende, at der bliver truffet så mange beslutninger hen over hovedet på os, siger hun.

Jeres leder ser lidt træt ud.

- Nu synes jeg, du bliver lige kritisk nok. Vi tror, at den her løsning bliver rigtig god. Nu går vi i gang, og så må vi evaluere hen ad vejen.

Din kollega ryster opgivende på hovedet og mumler, halvt for sig selv:

- Typisk…

Små ord kan have stor betydning

De fleste arbejdspladser kan nok genkende situationen. Medarbejderen sidder tilbage med følelsen af ikke at bliver hørt, mens ledelsen omvendt oplever, at gode intentioner fortolkes negativt.

Når SPARK – Samarbejde om Psykisk ARbejdsmiljø i Kommunerne – arbejder med psykisk arbejdsmiljø ude på de kommunale arbejdspladser, er det ofte kommunikation, der løber med en del af opmærksomheden. For når vi går skævt af hinanden, fører det til murren i krogene og utilfredshed.

En øget opmærksomhed på måden, vi taler med hinanden på, og hvordan vi møder hinanden kan gøre en stor forskel. Det er her, begreberne mikrokommunikation og responsivitet kommer ind i billedet.

Hvad er responsivitet og mikrokommunikation?

Responsivitet handler om, hvordan vi gennem vores tilbagemeldinger eller responser enten kan distancere os eller forbinde os til hinanden og vores fælles opgave i den spontane, uplanlagte dagligdags kommunikation.

Når man arbejder med responsivitet, er man ekstra opmærksom på både egne og samarbejdspartneres responser. Der er en bevidsthed om, at man i hverdagens ordudvekslinger har en mulighed for at styrke samarbejdet og spille hinanden gode – ligesom man kan gøre det modsatte. Og så handler den om at få fornemmelsen af eget ansvar og handlekraft helt ned i den enkelte sætning (mikrokommunikationen).

Eksempler på, hvad det er, vi gør, når vi taler med hinanden, planche fra SPARK-workshop om responsivitet.

LÆS ARTIKEL: De små ord er afgørende for vores samarbejde og trivsel

Samtalens triplet: Ansvaret går begge veje

Når en arbejdsplads gerne vil arbejde med måden, man taler til hinanden på, og herigennem højne den psykologiske tryghed, så kræver det en øget opmærksomhed på de dele, som kommunikationen består af. SPARK bruger ofte begrebet Samtalens triplet for at gøre det klart, hvad det er, der sker i en samtale. Samtalen begynder med en replik, til den kommer en respons og til slut en kvittering.

Når man vil ændre sine kommunikationsmønstre, er responsen helt central, for det er den, der giver betydning til det sagte. Det er nemlig i responsen, vi vælger, om vi vil forbinde eller distancere os fra det sagte. Ansvaret går dermed begge veje i en dialog. Det, du siger, eller måden du svarer på, har et efterliv i den efterfølgende udveksling.

Illustrationen viser, hvordan vi kan vælge enten at forbinde os eller distancere os til det sagte. Inspireret af ”Social kapital i organisationer” af Moltke og Graff.

Skab en lyttesi og lyt efter intentionen

Forestil dig, at du er pædagog, og en af fædrene til et barn altid sætter spørgsmålstegn ved din stues aktiviteter med børnene. Måske vil du og nogle af dine kolleger efterhånden se faren som ”ham den irriterende”, der ikke respekterer jeres faglighed. Det, han siger, vil blive set i den kontekst, og du vil svare på hans spørgsmål med det i baghovedet. 

Men hvis du bliver opmærksom på, at du har sat ham i kassen med ”irriterende forældre”, så kan du prøve at se ham i et andet lys, nemlig som ”ham den engagerede/bekymrede far”. Og det giver et andet udgangspunkt for samtalen, for hvad er det mon, faren gerne vil? Det er næppe at undergrave jer, men nærmere at hjælpe sit barn. 

SPARK bruger billedet, at man kan skabe sin egen ”lyttesi”. Her sier du bevidst forstyrrende elementer fra og lytter efter den gode intention hos for eksempel din chef, dine kolleger eller dine samarbejdspartnere.

Brug strategisk tøven når bølgerne går højt

Tanken om, at vi altid har et valg i kommunikationen, kommer nogle gange på tværs af virkeligheden. Det svære er at få øje på valget og handle klogt, lige når der er allermest travlt, lige når der opstår en uforudset situation, eller lige den dag hvor du har sovet dårligt og skændtes med kæresten om morgenen – det er her, den strategiske tøven kommer ind i billedet. 

Start i det små

Hvordan kommer I så i gang med at arbejde med responsivitet og mikrokommunikation på arbejdspladsen?

Først og fremmest kræver det, at I er villige til hver især at arbejde med jeres egen måde at kommunikere på og være nysgerrige på, hvad I selv har med i bagagen. Find ud af, hvilke situationer, der prikker til den enkelte, og hvordan I kan møde hinanden på andre måder i de svære situationer.  

I er allerede godt på vej, hvis I kan skabe en åbenhed om, at I er i gang med at øve jer på en ny måde at tale sammen på, og en vished om, at I helt sikkert vil snuble mange gange undervejs, men så bare må prøve igen.

Det kan føles kunstigt, lige når I går i gang. Men i bund grund handler mikrokommunikation og responsivitet om, hvordan I kan hjælpe hinanden, når I snubler i kommunikationen. Og når I hjælper hinanden, får I ryddet misforståelser af vejen og øger tilliden til hinanden. Det styrker den psykologiske tryghed og det fælles arbejdsmiljø. 

Denne artikel bygger på bogen ”Social kapital i organisationer” af Moltke og Graff og er opdateret i november 2023