Skanderborg Kommunes Biblioteker gennemgik en stor organisationsændring i 2020, hvor de fire selvstændige biblioteksenheder i Ry, Galten, Hørning og Skanderborg blev samlet under fælles ledelse. Nogle medarbejdere fik nyt arbejdssted, andre nye arbejdsopgaver, og flere var usikre på, hvad de skulle og hvor meget tid, de havde til at løse opgaverne.

Tidligere var der en lokal teamleder, man kunne spørge. Nu sad ledelsen på afstand, og medarbejderne oplevede, at de manglede forudsigelighed i forhold til rutiner, dækning af vagter, og hvordan de skulle planlægge deres opgaver.

Røde APV-lamper blinkede

Uvisheden gav sig udslag i en arbejdspladsvurdering (APV) i efteråret 2021, hvor der var flere røde lamper, der blinkede. Medarbejderne pegede især på fem indsatsområder som forudsigelighed, overblik, kompetenceudvikling, det sociale og kommunikationen.

- Vi har fået mere distanceledelse, og mange rutiner var blevet vendt op og ned. Det var en stor ting at sluge for mange medarbejdere, så MED-udvalget blev enige om at sætte gang i en kulturændring for at arbejde med indsatsområderne, forklarer Anne Mette Høncke, som er leder af innovation på Skanderborg Kommunes Biblioteker.

Fra kulturændring til dialogværktøj

Bibliotekschef Jens-Ole Winther og medarbejderne følte, at de stod overfor en uoverstigelig stor proces med APV’en og de fem indsatsområder.

Så da tillidsrepræsentant Birgit Thomsen nævnte, at man kunne få en hjælpende hånd med kulturændringen, inviterede MED-udvalget SPARK indenfor.

Men da SPARK-konsulent Karin Thomassen trådte ind ad døren i januar 2022, satte hun spørgsmålstegn ved at sætte gang i endnu en stor omvæltning, samtidig med at man skulle arbejde med indsatsområderne fra APV’en.

Inddragelse var vigtigst

I stedet foreslog hun, at MED-udvalget kunne slå to fluer med et smæk: Ved at bruge dialogværktøj til at inddrage medarbejderne i arbejdet med indsatsområderne, kunne de skabe reel dialog og derigennem opnå en kulturændring.

- Så blev vi ret hurtigt enige om, at det var dialogproces-værktøjet, vi havde brug for at arbejde med. Så der ændrede vi ret hurtigt, hvad vi troede, vi skulle bruge Karin og SPARK-forløbet til, husker bibliotekschef Jens-Ole Winther.

De skulle styrke dialogen.

- Det tog fem minutter, så var vi enige om det. Det var vigtigere, at alle medarbejdere var del af processen, fastslår bibliotekar, kulturformidler og arbejdsmiljørepræsentant i MED-udvalget Line Ammentorp.

Når medarbejderne skulle finde sig til rette i den nye organiseringen med to tværgående ledere, var det vigtigt, at alle blev inddraget.

Proceskonsulent 'light'

Så MED-udvalget fik populært sagt en proceskonsulent uddannelse light og lærte en hel stribe værktøjer. Især medarbejder-siden i MED-udvalget blev meget begejstrede for procesværktøjerne og begyndte at planlægge workshops for deres kolleger allerede efter første møde.

- Alle kunne se, at der var fremdrift, konkret forankring og forandring, husker Randi Kristensen, kulturformidler og medarbejderrepræsentant i MED, og nævner det sociale årshjul med brætspilsaftener og julefrokost som et af de konkrete resultater fra workshop om det sociale.

Kulturformidler på Ry Bibliotek og almen medarbejderrepræsentant i MED Randi Kristensen og bibliotekar og kulturformidler samt AMR på Galten Bibliotek Line Ammentorp.

Prøvehandlinger er et andet nyt værktøj i værktøjskassen på biblioteket. Processen ved sygemeldinger er blevet systematiseret som en prøvehandling og efter lidt tilretninger, ved alle, hvad de skal gøre, når en kollega sygemelder sig.

’Vi skal ikke lave pseudo-inddragelse’

Leder Jens-Ole Winther konstaterede, at han kunne trække sig baglæns i lokalet og lade medarbejderne tale kollega til kollega.

- Det har gjort alt. Fordi det har jo lige præcis også tappet ind i vores ønske om at få inddraget MED aktivt i organisationen, siger han.

Samtidig understreger Jens-Ole Winther, at der selvfølgelig også er ting, som ligger på ledelsesniveau, og hvor ledelsen må træffe en beslutning.

- Vi skal ikke lave pseudo-workshops, og pseudo-inddragelsesprocesser, for det er demotiverende for alle. Det synes jeg også, vi er blevet skarpe på, fastslår han.

Nu ’ejer’ MED fællesmøder

- SPARK har virkelig hjulpet os til en proces med, hvordan vi kan arbejde med medarbejderinddragelse på de fem områder, forklarer AMR og bibliotekar Line Ammentorp og fortæller, at MED har brugt SPARK-forløbet til for eksempel at tale om husmøder. Tidligere holdt hvert bibliotek fællesmøder, hvor ledelsen med egne ord ofte holdt ’enetale’.

Nu ’ejer’ MED-udvalget fællesmøderne. Kulturformidler og medarbejderrepræsentant i MED Randi Kristensen laver dagsorden og samler trådene på husmøderne.

Hvor ledelsen tidligere ejede møderne, har de nu kun ét punkt, hvor de kan give beskeder.  

- Det har været en kæmpe øjenåbner, for vi har tit ønsket, at der skulle være større medarbejderinddragelse i møderne, men det var svært, når det var ledelsen, der rammesatte mødet, forklarer leder af innovation Anne Mette Høncke, som kalder den nye form ’meget velfungerende’.

Der er kommet gang i samtalerne

- Det første kvarter har ledelsen, og så har vi til slut nogle faste punkter: nyt fra MED, eventuelt og et litteraturindslag, som går på skift, hvor vi taler om faglige emner som børnebøger, krigslitteratur eller tegneserier. Resten er åben for at personalet, og de forskellige teams kan melde ind, forklarer Randi Kristensen, som også prikker sine kolleger på skulderen og beder dem fortælle om aktuelle projekter på møderne.

- Det er blevet meget ufarligt at holde oplæg. Folk rejser sig og byder ind. Der er kommet godt gang i samtalerne, anerkender Anne Mette Høncke.

- Medarbejderne ser, at Randi og jeg står for processen, og at vi har faciliteret workshop om strategien. Det gør, at det er knap så farligt og mere konkret, forklarer Line Ammentorp. 

Medarbejderne laver strategien

Skanderborg Bibliotekerne har fået procesværktøjerne ind under huden. Så da der skulle lægges en ny strategi, var det oplagt at lave inddragende medarbejderworkshops igen.

Inddragelsen har haft en fantastisk effekt, fortæller bibliotekschef Jens-Ole Winther, som aldrig tidligere har oplevet, at medarbejderne er begyndt at tale ind i retorikken fra strategien, allerede inden den er sat i værk.  

Biblioteksleder Jens-Ole Winther og leder af innovation Anne Mette Høncke.

- Vi har lavet en meget simpel strategi, som arbejder med tre hovedområder. Allerede nu, forholder vores medarbejdere sig til den og taler ind i den. Det er en kæmpe cadeau til vores medarbejdere, at strategien er integreret, allerede før den egentlig er sat i verden, roser han. 

- Strategien er i bund og grund bare en tegning med nogle ord i. Men folk begynder allerede at udføre idéer, altså ind i næste år. Det er sgu fedt. Hvorfor skal der være tre mennesker om en ledelsesopgave, når man har 30 hjerner til at lave dem, og samtidig udføre dem på en gang? 30 hjerner, som ved meget mere om biblioteket, end vi gør, slutter han.