Højere krav, flere opgaver og færre hænder. Som i mange andre af landets kommuner oplever Lolland kommune udfordringer med at tiltrække arbejdskraft – og at arbejdsopgaverne på ældreområdet bliver mere komplekse. 

Det stiller større krav til dokumentationen på området og dermed også medarbejdernes skriftlige kompetencer.

Større krav til dokumentation giver mindre tid til kerneopgaver

Flere af medarbejderne på ældreområdet savner hjælp til at kunne levere fyldestgørende og ensartet dokumentation, påpeger Inge Kromann Hansen, som er leder af hjemmeplejen i Lolland Kommune.

- Vi får flere ufaglærte ind i organisationen, og nogle af dem har udfordringer med den skriftlige dokumentation, så det var vigtigt for os at tage hånd om.

Også blandt de erfarne medarbejdere er oplevelsen, at de stadigt flere krav til dokumentationen har sat deres skrivekompetencer under pres. 

Mange social- og sundhedshjælpere og -assistenter går derfor med en stor, tavs viden.

- Som er alt det, professionelle ’plejer at gøre’ uden at tænke over det – og som ikke kommer med i journalerne, uddyber hun.

Det er en udfordring, fordi det skaber usikkerhed omkring dokumentationen, der hurtigt kommer til at tage længere tid end tiltænkt – tid der skulle være brugt på de borgernære kerneopgaver.

Men prioriteringen af dokumentationen er vigtig, understreger Thomas de Richelieu, Direktør for Ældre og Sundhed i Lolland Kommune.

- På det her område er dokumentationen altafgørende for, at vi kan levere en god service og sikre overleveringer.

Og det er en holdning, han deler med de ansatte.

- Jeg oplever en forståelse for, hvorfor det er nødvendigt – ikke mindst i en tid, hvor vi får flere og flere opgaver, der kræver en stærk faglighed, og at vi gode nok til at dokumentere det, vurderer han slutteligt.

Opkvalificering skal give medarbejderne mere tid hos borgerne

På baggrund af den fælles oplevelse af, at kvaliteten af dokumentationen haltede, blev det derfor besluttet at gøre en indsats for at opnå en bedre og mere ensartet tilgang til dokumentation blandt alle medarbejdere i organisationen.  

Timingen var således helt rigtig, da den lokale udbyder af voksenundervisning, VUC Storstrøm, henvendte sig med et tilbud om at kortlægge medarbejdernes grundlæggende færdigheder med efterfølgende opkvalificering til de medarbejdere, der havde et behov, og som ønskede undervisning.

Med det fælles kompetenceløft håber Lolland Kommune, at medarbejderne hurtigere og lettere kan løse deres dokumentationsopgaver, så de kan fokusere på de opgaver, de er allerbedst til, og som giver den største værdi for borgeren. 

- Jo bedre du er til at lave din dokumentation, jo mere tid sparer du, konstaterer Thomas de Richelieu

God planlægning og puljepenge gjorde indsats mulig

At sende godt 700 medarbejdere til kompetenceafklaring og i uddannelse er ingen smal sag. Særligt ikke i en organisation, der i forvejen er presset på arbejdskraft.

Kommunen valgte derfor at kontakte Den opsøgende indsats for uddannelse og kompetenceudvikling, som hjalp dem med at tilrettelægge en god proces for opkvalificeringsforløbet samt vejledning om økonomi og tilskud fra indsatsen Bedre til ord, tal og IT. 

For at forstyrre driften mindst muligt blev det besluttet at sende medarbejderne afsted i bølger af ca. 100 medarbejdere pr. kvartal og fra flere forskellige steder i organisationen. 

Både kompetenceafklaring og efterfølgende undervisning bliver koordineret løbende i tæt samarbejde mellem VUC og de lokale planlægningsteams for at lette planlægningen og logistikken.  

Det har også været nødvendigt at hente vikarer ind for at hjælpe med at løfte opgaverne mens medarbejderne er i kompetenceforløbet. Det er naturligvis ikke en billig løsning, men med hjælp fra indsatsen Bedre til ord, tal og IT har det været muligt at modtage lønrefusion for de medarbejdere, der er blevet screenet, og dem, der deltager i uddannelsesforløbet. Og så har økonomien alligevel kunne løbe rundt. 

- Vi har en drift, der er presset, men projektet har gjort, at vi kunne lave god planlægning, og at økonomien hænger sammen, forklarer Thomas de Richelieu.

Vigtigt at tage hånd om medarbejderes bekymringer og behov

Kompetenceafklaringen er heller ikke uproblematisk for medarbejderne. For at blive evalueret på ens grundlæggende færdigheder kan let virke grænseoverskridende og utrygt.

Tillidsrepræsentant, Anja Rosendahl Hansen, var derfor heller ikke overrasket over, at der til start blev udvist betænkelighed overfor afklaringsforløbet. 

Tidligere indsatser har vist, at især medarbejdere, der har udfordringer med at stave og læse, kan være bange for at blive stigmatiseret.
    
- Alle dem, der har udfordringer, de bakker baglæns med det samme, for de vil ikke stemples, forklarer hun. 

Der lå derfor en essentiel opgave i at få skabt tryghed omkring, hvad forløbets formål var, herunder hvad det gik ud på, og hvordan det helt konkret kunne hjælpe medarbejderne. Og det krævede, at der i første omgang blev lyttet til medarbejdernes behov.

Og lyttet, det blev der. Siden forløbets begyndelse, har Anja Rosendahl Hansen siddet i styregruppen, hvor hun bl.a. har været medarbejdernes stemme, når det skulle klarlægges, hvad medarbejdernes behov var, og hvordan forløbet skulle skrues sammen. Og hun er ikke i tvivl.

- Der blev lyttet rigtig meget til dem – og det kan vi jo se på den udformning, de forskellige kurser har udviklet sig til. 

Praksisnær undervisning giver hurtige resultater

På baggrund af feedbacken fra medarbejderne, blev kurserne bragt helt tæt på medarbejdernes hverdag og arbejdsopgaver. For eksempel har medarbejderne arbejdet med egne journaler i undervisningen. Og det har gjort en forskel.

- Vi kan allerede se effekten. Undervisningen er kommet ind i journalerne, siger Inge og forklarer, hvordan journalerne nu rummer borgernes livshistorier såvel som sundhedsfaglige optegnelser og handlingsanvisninger.

- Det bedste ved projektet er, at man kan gøre sit arbejde godt på en let og enkel måde. Det er en stor tilfredsstillelse for medarbejderne, at de kan udføre den del af arbejdet, som de måske syntes var lidt træls, slutter hun.

Mindre usikker og hurtigere til at skrive dokumentation

Medarbejderne kan også selv mærke, at de har rykket sig efter endt forløb. Social- og sundhedsassistenten, Anja, er blevet kompetenceafklaret og har efterfølgende været på kursus. Og det har gjort hende bedre og hurtigere til at dokumentere.

- Før var jeg lang tid om at stave mig gennem tingene, og jeg følte mig heller ikke tryg ved at skrive lange sætninger. Efter at jeg har været på kursus, er jeg blevet hurtigere til at dokumentere, fordi jeg har fået nogle værktøjer til at stave med, forklarer hun.

Med læse- og skrivestøtteprogrammet AppWriter på telefonen føler Anja sig nu endelig tryg ved at udfolde sit sprog i dokumentationen. 

Også rammerne for forløbet har hun været tilfreds med.

- Jeg var glad for at deltage i undervisning sammen med andre kollegaer, som var i samme båd. Det gjorde det trygt, og jeg kan klart anbefale andre et tilsvarende kursusforløb.