- Jeg har ikke tal på, hvor mange reformer med fokus på afbureaukratisering, der har været i Danmark de sidste 40 år. Når vi stadig ikke er i mål, skyldes det bl.a., at rigtig mange reformer har været top-down styret, og at man ikke har taget højde for, at afbureaukratisering er noget, vi er nødt til at forankre på alle niveauer.

Sådan siger forsker ved Roskilde Universitet, Tina Øllgaard Bentzen, der er aktuel med bogen "Samskabt styring - Nye veje til afbureaukratisering".

I bogen forklarer hun, hvorfor Samskabt styring som metode er velegnet til at tage livtag med et stadigt mere komplekst bureaukrati, og hvorfor afbureaukratisering nødvendigvis må ske i et tæt samarbejde med de mange forskellige aktører, der har en aktie i problematikken. 

Ifølge Tina Øllgaard Bentzen er styrken ved Samskabt styring, at det skaber en kulturforandring og en fælles forståelse af, hvad der bøvler. Samtidig kan metoden få centrale aktører som MED, ledere, medarbejdere og lokalpolitikere til at tage ejerskab.

- Gennem at inddrage alle, der har aktier i styringsudfordringerne, får man et fælles billede af, hvordan styringen opleves hele vejen rundt. Uden det billede er det rigtig svært at skabe robuste løsninger på styringsproblemer, siger hun.

Kommunerne går forrest

Flere kommuner eksperimenterer i disse år med at styre gennem tillid, dialog, inddragelse og frisættelse af medarbejdernes faglighed.

Tina Øllgaard Bentzen har fået en del henvendelser på sin bog fra kommunale aktører, men også fra professionshøjskoler, der vil bruge den i undervisningen. Der er også interesse fra udlandet.

Især i Norge og Sverige skeler de til de danske erfaringer, og mens det i Danmark er kommunerne og de kommunale parter i Fremfærd, der er gået forrest, har Sverige valgt at gribe tillidsdagsordenen anderledes og mere systematisk an på nationalt plan og bl.a. nedsætte en central tillidsdelegation med forskere, der samler viden og laver eksperimenter og evaluerer.

- Mens svenskerne satser på en langsigtet reform, er vi lidt hurtigere på aftrækkeren. De danske kommuner er gode til at eksperimentere med nye og mere tillidsbaserede styrings- og ledelsesformer, som kan sprede sig og inspirere ’nede-fra-og-op’. Det er de mange kommunale forsøg i Fremfærd også et godt eksempel på, siger hun.

Læs mere om Samskabt styring og download værktøjer her

Styringens yderside og inderside

I bogen forklarer Tina Øllgaard Bentzen, at styring både har en yderside og en inderside, og at denne sondring er vigtig. Styringens yderside er selve styringsinstrumentet fx love og regler, værdier og motivation.

Styringens inderside derimod handler om, hvordan styringen opleves indefra af dem, der arbejder i organisationen. Styringen kan være enten rød eller grøn.

Rød styring opleves som dysfunktionel i forhold til at understøtte arbejdet med kerneopgaven, mens grøn styring opleves som meningsfuld.

I Samskabt styring tager afbureaukratisering afsæt i styringens inderside for at gøre styringen grøn. Grøn styring frigiver tid til kerneopgaven, styrker det tværfaglige samarbejde, styrker fagligheden  og medarbejdernes motivation, når de kan se en mening med styringen.

Rød og grøn styring

I bogen giver Tina Øllgaard Bentzen eksempler på, hvordan man gennem Samskabt styring kan gøre rød styring grøn. Det skete bl.a. på daginstitutionsområdet i Roskilde Kommune, hvor ledere, medarbejdere og MED-repræsentanter arbejdede med at ændre det pædagogiske tilsyn, fordi styringen her ikke blev oplevet som meningsfuld.

- Det er lovbestemt, at man skal have et pædagogisk tilsyn, så man kunne ikke fjerne tilsynet. I stedet blev medarbejderne inviteret ind og var med til at designe deres eget kontrolsystem i forhold til det pædagogiske tilsyn. Det nye tilsyn gør, at medarbejderne synes, at de kan løfte deres opgave med bedre kvalitet, siger Tina Øllgaard Bentzen, der har været tilknyttet Roskilde Kommune som følgeforsker i et projekt, hvor kommunen har kastet sig ud i Samskabt styring i stor stil.

LÆS OGSÅ: Sådan sikrer man at afbureaukratisering ikke bliver et engangsprojekt

Når dårlig proces skaber mistillid

Det er dog vigtigt at planlægge inddragelsesprocessen omkring Samskabt styring, så der ikke opstår forventninger, der ikke bliver indfriet.

Det oplevede hun bl.a. på skoleområdet i Roskilde Kommune, hvor forvaltningen fra starten gjorde sig omfattende bestræbelser på at involvere lærere, skoleledere, MED og tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter.

- Man holdt temadage, gennemførte interviews og kom frem til en masse forslag til bedre styring. Men så røg forslagene op på chefens bord. Medarbejderne blev ikke inddraget i prioriteringen, og de løsninger, der blev fundet, blev ikke kommunikeret tilbage. Så da jeg taler med medarbejderne bagefter, er det tydeligt, at de føler sig skuffede over at være koblet af det videre forløb. Tilliden kan hurtigt få ridser, hvis ikke man følger involveringen til dørs, siger Tina Øllgaard Bentzen.

Læren er ifølge Tina Øllgaard Bentzen, at inddragelse skaber forventninger, og at man som ledelse og organisation skal være parat til at sige B, hvis man har sagt A.

- Man taler meget om tidlig inddragelse, og det er bestemt vigtigt, men man skal fortsætte inddragelsen og skabe gennemsigtighed i processerne i forhold til at sige: Hvor er der indflydelse, og hvor er der ikke indflydelse, siger hun.

Medarbejdere uddanner sig i styringsstof

Tina Øllgaard Bentzen oplever, at tanker om Samskabt styring spirer rundt omkring i kommunerne. Men for at det for alvor slår rødder, forudsætter det, at alle aktører arbejder med nye roller bl.a. medarbejderne, der skal tage imod ledelsens udstrakte hånd om mere tillid og selvledelse. 

- Jeg ser en bevægelse i retning af, at fagligt engagerede medarbejdere i bl.a. MED-regi begynder at uddanne sig i ledelses- og styringsstof. Men det handler rigtig meget om at skabe en kulturforandring og støtte den enkelte medarbejder i at gå ind i ledelsesrummet, siger hun.

Borgerinddragelse er næste skridt

Når Samskabt styring er masseret godt ind under huden på ledere og medarbejdere kan næste skridt for den modne organisation være at inddrage borgerne ud fra princippet ’styringsudfordringen sætter holdet’

En del styring vedkommer ikke borgerne, men der er også tilfælde, hvor borgerne oplever bureaukrati i deres møde med kommunen som forældre i en daginstitution, borgere i hjemmeplejen eller pårørende til en beboer på et botilbud.

- Hvis afbureaukratisering skal løses, kræver det, at alle aktører, der påvirker eller bliver påvirket af styringen engageres i processen med at forstå problemet og finde bæredygtige løsninger, herunder også borgerne, siger Tina Øllgaard Bentzen.