”Hvordan bliver vi som skole bedre til at kommunikere og samarbejde i tværfaglige teams?"

”Hvordan bliver vi som myndighed mere lyttende og nysgerrige i vores kommunikation med borgere og eksterne samarbejdspartnere?

"Og hvordan skaber vi i hjemmeplejen og Vej og Park en følelse af fællesskab på tværs af kommunen?"

Det var nogle af de spørgsmål, ledere og medarbejdere fra Ringsted Kommune stillede sig selv og hinanden på en workshop i forbindelse med et SPARK-forløb.

SPARK er et gratis tilbud til kommunale arbejdspladser, der ønsker at tage hånd om det psykiske arbejdsmiljø. I Ringsted Kommune har de haft et fællesforløb, hvor flere TRIO'er har arbejdet sammen om et fælles tema. 

Fælles fundament for kommunikation

Temaet for fællesforløbet i Ringsted Kommune er kommunikation og samarbejde, og håbet er, at kommunens arbejdspladser kan få et fælles fundament i det videre arbejde med trivsel og psykisk arbejdsmiljø.

SPARK-forløbets anden workshop foregik i Ringsted Kongrescenter i begyndelsen af december 2021.

Vær nysgerrig på hinandens kommunikation

De deltagende TRIO'er arbejder både sammen som TRIO og på tværs af TRIO'er på workshoppen - og indimellem er der oplæg af SPARK-konsulenterne. De starter dog dagen med en øvelse, hvor deltagerne skal op ad stolene. 

- Nu skal I trække en hilseform, og så skal I hilse på hinanden de næste fem minutter med den hilseform, der står på kortet, siger én af SPARK-konsulenterne.

Deltagerne trækker hver et kort og bevæger sig derefter rundt mellem hinanden - nogle bukker dybt, andre siger 'hej', nogle giver fodhilsen eller corona-albue eller et par kindkys ud i luften.

Ord er ikke uskyldige

Efter den lille hilseøvelse er det tid til at genbesøge et par af de centrale begreber om kommunikation, som deltagerne blev præsenteret for på den første workshop et par måneder forinden.

Ledere og medarbejdere bliver delt op i fire grupper, der går ud til hvert sit hjørne. Her bliver de præsenteret for en række centrale begreber blandt andet forgreningspunkter og strategisk tøven. Ord er ikke uskyldige, og vi er i stand til at skabe bedre relationer og godt psykisk arbejdsmiljø gennem vores sprogbrug og koordinering i nuet. Vi har altid et valg i vores kommunikation, og det kan hjælpe vores samarbejde at få øje på det. 

Myndighed vil lytte mere

Ved ét bord sidder TRIO fra Myndighedsenheden i Ringsted Kommune. De ønsker at blive mere lyttende og nysgerrige i deres kommunikation både med borgerne, kolleger og eksterne samarbejdspartnere for eksempel sygehuse. Til det formål vil de blandt andet bruge strategisk tøven.

Strategisk tøven går ud på, at man i stedet for med det samme at reagere på en situation og skyde fra hoften med et hurtigt svar, lige stopper op og tænker sig om en ekstra gang og overvejer; hvad mon den andens intention egentlig er?

- Vi arbejder efter en lovgivning, og vi står hver dag i situationer, hvor vi kan møde modstand og derfor skal tænke over vores respons. Det er rigtig vigtigt for os at være uddybende i vores spørgsmål og lytte efter hensigten. Og ind imellem være lidt stille i telefonen, lyder det fra deltagerne omkring bordet.

LÆS OGSÅ: SPARK-forløb på tværs af en hel kommune: Sådan gik vi fra strategi til prøvehandlinger

Ny start for samarbejdet på specialskole

Ved et andet bord sidder leder, arbejdsmiljørepræsentant og to tillidsrepræsentanter fra Ådalskolen i Ringsted Kommune.

I gruppen er der enighed om, at dagens SPARK-workshop er en god "ny start for samarbejdet i TRIO" med den nye leder Nikolaj Rysager, der er startet i jobbet få dage forinden.

- Det er første gang, vi er sammen i TRIO, så vi har brugt lidt tid på at snakke os ind i, hvordan vi bringer den viden, vi får fra SPARK-forløbet, ind i praksis på Ådalskolen, siger Nikolaj Rysager.

Ådalskolen er en specialskole for børn og unge med særlige behov, og mange faggrupper arbejder sammen i teams. Det er indimellem en udfordring. 

- Vi har talt konkret om, hvordan vi kan forankre en proces i TRIO, som handler om at kvalificere kommunikationen i de enkelte teams, der typisk består af lærere, pædagoger, pædagogmedhjælpere og pædagogiske assistenter, siger Nikolaj Rysager.

Tværfaglige teams i fokus på Ådalskolen

Fire ud af fem medlemmer af TRIO på Ådalskolen i Ringsted er til stede på SPARK-workshoppen. TRIO er især optaget af at få de tværfaglige teams til at fungere. Det handler om, hvem der tager lederskab og sætter retning. På en specialskole skal undervisning og pædagogik gå hånd i hånd. Det er også undervisning at kunne sidde på sin stol et lille øjeblik og modtage en besked.  

- Hvis ikke teamet fungerer, smitter det i sidste ende af på børnene, lyder det samstemmende fra TRIO.

Prøvehandlinger hænger på toilettet

Dagen skal bruges til at dele og udforske de foreløbige erfaringer, som TRIO'erne har gjort sig i forhold til at arbejde med kommunikation og blive bedre til at lytte til hinanden. TRIO’erne har haft som hjemmeopgave at iværksætte små prøvehandlinger, der kan fremme den gode kommunikation. Prøvehandlingerne er en vigtig del af forløbet, da det er afgørende for TRIO’erne at få erfaringer fra praksis koblet på teori og metode.

På Bøgely Skovbørnehave har de taget denne opgave helt bogstaveligt. Prøvehandlingerne er lamineret og sat op på toilettet.

- 'Husk fem prøvehandlinger til personalemødet den 11. november,' står der. Medarbejderne synes, det var fedt at få en opgave og på den måde få mere fokus på kommunikationen og på det sociale mellem kolleger, siger Anette Sommer, der er dagtilbudsleder på Bøgely Skovbørnehave.

Blandt prøvehandlingerne er styrket dialog med forældre og øget hjælpsomhed i forhold til kolleger. Medarbejderne skal komme med eksempler på dialog helt ned til de enkelte sætninger - så de får fornemmelsen af eget ansvar og handlekraft.

- Vi har en værdi hos os, der handler om hjælpsomhed, og hvor vi italesætter, at hvis vi skal lære børnene om hjælpsomhed, så skal de voksne være hjælpsomme, siger Anette Sommer. 

SE VIDEO om fællesforløb: Styrk det psykiske arbejdsmiljø: Få et fællesforløb i SPARK

Adskilte lytte- og talepositioner

Som led i erfaringsudvekslingen præsenteres TRIO'erne for en øvelse, hvor de skal gå sammen tre og tre. Én person interviewer en anden person, mens en tredje person lytter og ikke må kommentere undervejs.

Ved at anvende adskilte tale- og lyttepositioner forhindrer man, at folk i ren ivrighed taler ind over og i munden på hinanden.

Arbejdsmiljørepræsentant Caroline Brøchner fra Børnenes hus Jystrup er den første til at blive interviewet. Hun fortæller om en episode, hvor en maler dukkede op i børnehuset med besked på at male garderoben sort. 

LÆS OGSÅ: De små ord er afgørende for vores samarbejde og trivsel

Nu kommer kommunen ind i vores hus

Det skabte en del frustration og automatreaktioner á la "nu kommer kommunen bare ind i vores hus og ændrer alt muligt".

- Maleren begynder at male, og snart er hele garderoben sort. Så går snakken: 'Hvem har besluttet, at det skal være sort. Det vil vi ikke have. Her er jo ingen vinduer.' Vi brokker videre, og maleren maler videre, fortæller Caroline Brøchner.

Det hele endte med, at medarbejderne gik til lederen, der fik talt med maleren om, at garderoben ikke skulle være sort men hvid. 

Da børnenes garderobe blev malet sort

Arbejdsmiljørepræsentant Caroline Brøchner (tv) fra Børnenes hus Jystrup har brugt sin viden om kommunikation i forhold til en episode, hvor den integrerede institution fik at vide, at børnenes garderobe skulle males sort.

Episoden gav anledning til et positivt valg. Caroline Brøchner reagerede først med modstand, for hvorfor skulle garderoben pludselig være sort, når den altid plejer at være hvid. Hun blev opmærksom på, at hun har et valg, i forhold til, hvordan hun ønsker at reagere i situationen, og at hun kunne gøre noget andet end den umiddelbare indskydelse: Hvad er det jeg gerne vil opnå her i forhold til at understøtte det gode samarbejde?

- Jeg blev bevidst om, at jeg ikke behøvede at tale den sorte farve ned. Jeg kunne godt gøre noget andet. Jeg havde et valg og nåede at tænke: 'OK, hvad kan vi gøre med et sort rum. Måske er det hyggeligt. Måske kan vi lave hulestemning', siger Caroline Brøchner, der alligevel glædede sig over, at garderoben endte med at blive hvid. 

For dagtilbudsleder af Børnenes hus Jystrup, Dorte Sønderstrup (mf), gav episoden anledning til refleksion hos sig selv.

- Hvornår skal man tage kampen, og hvornår skal man trykke på pytknappen? Denne refleksion over, hvordan man sorterer i sin kommunikation, kunne være interessant at drøfte på et personalemøde, siger hun. 

Inspiration med hjem

Ved dagens afslutning er der blandt de fremmødte TRIO'er enighed om, at det er godt for TRIO at få tid til det interne arbejde med egne dagsordener. Der er også enighed om, mødet med ledere og medarbejdere fra andre dele af kommunen er givende. Mange afdelinger og sektorer bøvler med de samme ting, og det er inspirerende at se, hvordan andre griber kommunikations- og samarbejdsproblemer an.

LÆS OGSÅ: SPARK-forløb på tværs af en hel kommune: Sådan gik vi fra strategi til prøvehandlinger

Ved et bord sidder medarbejdere fra henholdsvis hjemmeplejen og Vej og Park. De mener, at workshoppen har givet en følelse af fællesskab på tværs af kommunen.

- Vi har fået skabt en relation og et kendskab til hinanden. Vi arbejder alle i kommunen, og vi er i dag blevet bekræftet i, at det ikke kun er os, der sidder med de her problemer i forhold til kommunikation. Ofte tror man, at græsset er grønnere på den anden side, lyder det fra bordet, inden deltagerne slutter formiddagens workshop af med en velfortjent frokost.

Hjemmeplejen og Vej og Park deler viden

- Vi opsøger ikke hinanden, for vi har ikke noget tilfælles. Vi har to forskellige opgaver, vi skal løse. Men gennem denne workshop får vi hverdagsfortællinger fra andre kolleger i forhold til, hvad der fungerer og ikke fungerer. Hvad er hverdagens udfordringer? Hvad er glæderne og sorgerne? Det er inspirerende, lyder det fra bordet.