Holbæk workshop samskabt styring

Holbæk giver dokumentation, arbejdsgange og styring på ældreområdet et servicetjek

Medarbejdere og ledere på ældreområdet i Holbæk Kommune er i disse måneder i gang med at undersøge, hvad der findes af bøvl og unødig bureaukrati på kommunens plejecentre og i samarbejdet med visitationen og afdelingen for hjælpemidler. Målet er at frigive tid til kerneopgaven.

Af Irene Aya Schou 22/11/2019
Fremfærd

Medarbejdere og ledere i Holbæk Kommune skal have mest mulig tid til borgerne og ikke spilde tid på bøvl og besværligheder, der mindsker arbejdsglæden.

Derfor er godt 30 ledere og medarbejdere fra ældreområdet i øjeblikket i gang med at gøre op med unødig bureaukrati og skabe bedre og mere effektive løsninger. Som metode bruger de Samskabt Styring, der er en ny måde at udvikle og implementere styring på, som bygger på dialog og samarbejde, og hvor alle, der har aktier i en given styring, inddrages.

Spørg din kollega: Hvad bøvler?

På fire workshops over et halvt år skal medarbejdere og ledere fra kommunens plejecentre, visitationen og afdelingen for hjælpemidler arbejde med hverdagsbøvl forstået som de regler, styring, dokumentationskrav, arbejdsgange og lignende, der spænder ben for arbejdet med kerneopgaven.

- De har fået til opgave at spørge deres kolleger om, hvad, de synes, bøvler i hverdagen, og hvad der ikke giver mening og besværliggør arbejdet med kerneopgaven. Derefter skal vi alle prioritere udfordringerne og arbejde med løsninger og implementering, siger Lotte Strøm, der er udviklingskonsulent i Holbæk Kommune og projektleder på projektet, der har fået titlen "Mere kerneopgave, mindre bureaukrati".

Metode giver lettere implementering

Projektet er vedtaget af kommunalbestyrelsen og følges tæt af tre politikere, der sidder i det nyoprettede Projektudvalg for Afbureaukratisering og Decentralisering. Disse politikere skal til foråret komme med anbefalinger til, hvordan man kan arbejde med hverdagsbøvl generelt i kommunen på baggrund af erfaringerne fra ældreområdet. 

- Det har altid været et problem at få implementeret ting. Med denne metode er vi meget tæt på implementeringsdelen, i forhold til at medarbejderne selv formulerer problemstillinger og øjner løsningsmuligheder i samarbejde med deres kolleger, siger Charlotte Nielsen (S), medlem af Holbæk Kommunalbestyrelse og formand for projektudvalget.

Nødvendigt at inddrage medarbejdere

Projektet foregår i et samarbejde med KL og de faglige organisationer i regi af Fremfærd, der har erfaring med at fjerne bøvl og bureaukrati fra otte andre kommuner. Fremfærd har i samarbejdet med kommunerne udviklet metoden Samskabt Styring, hvor ledere og medarbejdere i fællesskab undersøger udfordringer og forsøger at udvikle nye løsninger.

For sygehjælper Hanne Petersen fra plejecentret Stenhusbakken i Holbæk er det spændende og helt nødvendigt, at medarbejdere inddrages i processer, der har til formål at frigive mere tid til kerneopgaven.

- Det er det mest rigtige at gøre. Det er os, der har fingeren på pulsen og kender arbejdsgangene. De chefer, jeg har haft, har altid inddraget personalet. Man kommer bare længst med samarbejde, siger hun.

LÆS OGSÅ: Se hvordan medarbejderne fjerner bøvl: Den lette, den svære og den virk'li komplicerede

Medarbejdere undersøger mangel på sparring

Hanne Petersen er sammen med kollegaen Tina Larsson i gang med at undersøge, hvordan udfordring og arbejdsbyrde hænger sammen med komplekse borgere. Personalet oplever mangel på sparring og kompetenceudvikling, og de to har bl.a. iværksat en spørgeskemaundersøgelse blandt kollegerne.  

- Vi har fået svar fra 34 ud af 53 kolleger, og de er kommet med vigtigt input til, hvorfor arbejdsbyrden opstår, og hvad vi kan gøre, bl.a. lave en oversigt over alle kompetencer i huset, siger Tina Larsson, der er ergoterapeut på Stenhusbakken. 

Nogle løsninger kræver politiske ændringer

De udfordringer, medarbejderne har diskuteret på første og anden workshop, har handlet om alt fra akuthjælpemidler til registrering af medicingivning og lang ventetid ved telefonen til Flextrafik. Nogle udfordringer har vist sig at være tværgående, mens andre er mere lokale. Nogle kan løses nu og her, mens andre kræver ændrede arbejdsgange eller ny lovgivning.

- Vi har sat dette projekt i gang, ikke kun for at finde de ting medarbejdere og ledere selv kan løse, men også for at finde de ting, som vi politikere skal gå ind og ændre på. Nogle gange skal der politiske løsninger til, og dem skal vi have fundet frem til, siger Karen Thestrup Clausen (Ø), der er medlem af Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering.

Tre politikere følger processen:
Politikere Holbæk Kommune

John Harpøth (O), Charlotte Nielsen (A) og Karen Thestrup Clausen (Ø) er de tre politikere, der sidder med i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering, der er nedsat af Holbæk Kommunalbestyrelse. Projektudvalget skal fungere i to år og har til opgave at komme med konkrete anbefalinger til at forenkle og forbedre den måde, medarbejdere og ledere løser deres arbejdsopgaver på. Projektudvalget har udvalgt to områder, skoleområdet og ældreområdet, hvor juni 2019 - februar 2020 er afsat til en undersøgelse af ældreområdet.

Vi lærer at handle på vores undren

For teamleder Dhurata Gashi på plejecenter Elmelunden er det spændende at videndele på tværs af enheder.  

- Vi kan nikke genkendende til meget af det, de andre også er kommet med, selvom vores problematikker ikke har handlet om tværgående samarbejde men mere om lokale forhold som dobbelt dokumentation og registrering af medicin, siger hun. 

Dhurata Gashi regner med at gå videre med metoden som en måde løbende at opdatere arbejdsgange.

- Metoden lærer os at systematisere vores undren i en travl hverdag, fordi vi hele tiden stiller os selv spørgsmålet: 'Hvorfor gør vi det her? siger hun. 

Mange små hverdagsting, der bøvler, kan blive store tidsrøvere

Også på forvaltningsniveau holder man godt øje med resultaterne bl.a. i 'Aktiv hele livet', ét af seks kerneområder i Holbæk Kommune, der dækker ældreområdet og det specialiserende voksenområde. 

Det fortæller Christina Bech Hansen, der er konstitueret leder af fagsekretariatet i 'Aktiv hele livet'.

- Hvis man kan få en kultur på de enkelte arbejdspladser, hvor man selv undersøger og finder løsninger på udfordringer, så kommer vi meget hverdagsbøvl til livs. For mange små hverdagsting, der bøvler, kan godt blive store ting, der tager rigtig meget tid, siger hun.

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Kort om projektet i Holbæk

Holbæk Kommune er én blandt otte kommuner, der eksperimenterer med Samskabt Styring i Fremfærd-regi. Samskabt Styring er en ny måde at udvikle og implementere styring på, der bygger på dialog og samarbejde, og hvor alle, der har aktier i en given regel, inddrages.

I Holbæk er ca. 30 medarbejdere og ledere fra kommunens plejecentre, visitationen og afdelingen for hjælpemidler inddraget i processen med at identificere og prioritere udfordringer og udvikle nye løsninger - en proces der strækker sig over fire workshops, og som tog sin begyndelse i sommeren 2019. 

To medarbejdere om samskabt styring:

Tina Larsson (tv), ergoterapeut på plejecentret Stenhusbakken

"Det med at løse problemer er en del af mit arbejde hver dag. Jeg har hele tiden en fornemmelse af, hvordan mine kolleger har det, og hvordan arbejdsgange fungerer. Hvis der opstår et problem, forsøger jeg at løse det i samarbejde med kollegerne eller kontakter HR. 

Hanne Petersen (th), sygehjælper på plejecentret Stenhusbakken

"Man når længst ved at inddrage medarbejderne, og det forventer jeg også, at man gør. De chefer, jeg har haft, har altid inddraget personalet. I det konkrete projekt bakker vores leder op, og vi har fået den tid, der er nødvendig. Det er altafgørende."

Hvad er samskabt styring?

Samskabt styring er en ny måde at udvikle og implementere styring på, der bygger på dialog og samarbejde og forudsætter ændrede roller og kompetencer hos såvel topchefer, ledere, MED, forvaltningsmedarbejdere og de medarbejdere, der arbejder tæt på borgerne. Det er dermed meget mere end et forløb. Det er et nyt mindset, hvor ledere og medarbejdere løbende samskaber bedre styring.

Læs her, hvorfor Fremfærd og en række kommuner arbejder med samskabt styring

Hør adjunkt Tina Øllgaard Bentzen, RUC, fortælle, hvordan rollerne ændrer sig, når man arbejder med samskabt styring.