At en teknologi – rent teknisk – er simpel at bruge, betyder ikke nødvendigvis, at den er let at indføre. Det afhænger i høj grad af den samlede kontekst, hvor teknologien skal virke.

En del af konteksten er de opgaver, som den nye teknologi berører. Måske er det kun en enkelt eller nogle få processer, der umiddelbart bliver direkte påvirket. Men ofte er disse processer filtret godt ind i et spind af andre arbejdsgange, værdikæder eller brugerrejser.

Det betyder, at implementeringen af det enkelte system ofte griber ind i mange andre menneskers opgaver og arbejdsrutiner – og måske også i eksisterende strukturer og teknologier. På den måde kan en omlægning af arbejdsgange, der ser simpel ud på papiret, i praksis være en mere krævende opgave,

Samtidig indgår ny teknologi som regel i et digitalt økosystem med andre teknologier, der bruges på samme felt og af de samme medarbejdere (eller borgere). Her er det vigtigt at have fokus på samspil og integration – samt at undgå for mange konkurrerende eller overlappende teknologier.

Alt i alt er det vigtigt at have en god forståelse for, hvad den teknologi, der skal implementeres, grænser op til og er forbundet med. Eksempelvis kan det være en god idé at involvere nogle af dem uden for (ens egen del af) organisationen, som bliver berørt af forandringerne og/eller er afgørende for implementeringens succes.

Fire faldgruber

Når man af og til undervurderer en implementeringsopgave, skyldes det tit, at man har følt sig på sikker grund. Det kan fx bunde i en af følgende fire vurderinger, som det derfor er vigtigt at have kritisk fokus på:

1. Andre har haft succes med at implementere denne teknologi

Baggrunden for at indføre en ny teknologi kan fx være, at andre har gjort det med et godt resultat. Der kan også være en hype om teknologiens store potentiale – og kommercielle interesser i at promovere optimismen. Men at implementeringen er lykkedes godt ét sted, er ingen garanti for, at succesen bare kan kopieres – selv om teknologien er den samme. 

Det skyldes, at der næsten altid vil være betydende forskelle i den lokale kontekst, som man er nødt til at tage højde for. Det kan fx være forskelle, som angår:

• medarbejdergruppen og dens kompetencer
• de borgere, man skal hjælpe
• ledelse og organisering
• økonomiske ressourcer
• arbejdspladskultur
• de fysiske rammer
• den teknologisk infrastruktur
• tidligere oplevelser med at indføre ny teknologi.

Alt dette kan have betydning for, hvordan man skal tilrettelægge sin implementering, og hvor hurtigt man kan forvente de ønskede effekter, som andre måske har opnået. Jo mere ens egen kontekst afviger fra den, hvor implementeringen gik godt, jo mere er man i princippet nødt til “at begynde forfra” – selv om man selvfølgelig kan hente god inspiration i andres erfaringer. Det kræver under alle omstændigheder, at man er nysgerrig efter, præcis hvad de gode erfaringer består i, og hvordan de er opnået.

2. Vi har testet teknologien i et pilotprojekt

Ofte vil man i teknologiprojekter først gennemføre et mindre pilotprojekt, fx i en enkelt afdeling. Formålet er netop at blive klogere på både tekniske og organisatoriske udfordringer og muligheder, inden man breder teknologien ud i hele organisationen – eller vælger at lade være.

Faldgruben er, at man kan være blind for, at sådanne pilotprojekter typisk gennemføres på en måde, der ikke er “realistisk”. De får ofte særlig bevågenhed, ekstra ressourcer og gennemføres måske steder, hvor kompetencer og/eller motivation er på et højt niveau.

Alt dette øger sandsynligheden for, at implementeringen bliver en succes. Men det betyder, at man ikke kan forvente samme resultater, når teknologien ”skaleres” eller ”rulles ud” nye steder, hvor der ikke er samme gode vilkår og høje bevågenhed.

Der er også en risiko for, at man udvikler en slags ”pilotkultur” (pilotisme), hvor man løbende afprøver en masse teknologier i mindre, afgrænsede projekter, men aldrig får dem konsolideret og omsat til blivende ændringer. Risikoen gælder dog i højere grad den søgende afprøvning af nye teknologier end de målrettede pilottest, der indgår i implementering af velkendte teknologier.

3. Teknologien er bare en opgradering af det, vi har i forvejen

Ikke al teknologi er helt ny og anderledes i forhold til den, man allerede kender og bruger. Måske er der “bare” tale om en ny version af et eksisterende system, og så kan man forledes til at tro, at det “implementerer sig selv”.

Men der kan i opgraderingen være større ændringer – eller så mange små, at de samlet set berører mange arbejdsprocesser og stiller nye krav til medarbejderne.  Måske tager man også i forbindelse med udrulningen funktionaliteter i brug, som man ikke har anvendt før. Når det sker, er der reelt tale om “ny teknologi”, hvor man som udgangspunkt skal være lige så grundig som første gang, man implementerer noget helt nyt.

4. Det gik godt, sidst vi implementerede

Bare fordi det gik fantastisk med at implementere én type teknologi, er det ikke givet, at det går lige så godt med den næste.

For det første fordi teknologier er forskellige. Nogle er velafprøvede og fuldmodne, mens andre kan kaldes lovende og skal prøves af. Nogle er helt inde og røre ved opgaver, der vedrører kernen af medarbejdernes faglighed, mens andre mest er et praktisk værktøj til en afgrænset opgave. Endelig er nogle systemer så “låste”, at de bliver styrende for arbejdsgangen, mens andre er fleksible og lettere kan tilpasses lokale behov.

For det andet udvikler organisationen sig hele tiden, så næste teknologi kan meget vel skulle implementeres i en anden kontekst end den foregående. Især to forhold kan være vigtige at være opmærksom på.

Dels vil en ny implementering ofte skulle bygge videre på medarbejdernes oplevelse af den forrige. Eksempelvis kan en vellykket implementering have skabt høje forventninger til, hvordan det skal foregå fremover. Og hvis (dele af) implementeringen ikke gik godt, vil medarbejderne måske være mere skeptiske næste gang – især hvis man ikke har fået evalueret forløbet og lært af det.

Dels er mange organisationer under et højt forandringspres. Der er hele tiden noget nyt i gang eller på vej – som man selv eller andre har fundet på. Og måske er forandringerne ikke koordinerede eller lette af forene. Derfor er det vigtigt, når man implementerer ny teknologi, at den så vidt muligt kan indgå i en samlet fortælling om, hvor organisationen er på vej hen og hvorfor. Det vil også være en fordel at gennemføre implementeringen på et tidspunkt, hvor den bedst muligt understøtter andre aktuelle forandringer – eller i hvert fald ikke kolliderer med dem.