Tine Johnsen Samskabt styring Køge

Medarbejdere i hjemmeplejen fandt og løste bøvlet: Nu deler vi viden på tværs af vagtlag

I Køge Kommune har ledere og medarbejdere i hjemmeplejen styrket sammenhængen og kvaliteten i hjælpen til borgerne over hele døgnet gennem Samskabt styring.

Af Irene Aya Schou 15/12/2020
Fremfærd

- Vi mangler vidensdeling og ved ikke, hvem vi skal sparre med i forhold til borgeren. Det går ud over kvaliteten, fordi vi ikke er klædt på til at håndtere de udfordringer, borgerne står med.

Sådan lød det fra aftenvagterne i hjemmeplejen i Køge Kommune, da de sidste år blev spurgt om, hvad der bøvler for dem i forhold til at løse kerneopgaven.

Problemet for aftenvagterne er, at når de møder ind klokken 15 til en vagt, ser de hælene af deres kolleger fra dagvagten, der har fri klokken 15.

Det betyder bl.a., at de aldrig kan vidensdele med kostvejledere, forflytningsvejledere, arbejdsmiljørepræsentanter og andre videnspersoner, der alle er i dagvagten. 

Social- og sundhedsassistent i hjemmeplejen Tine Johnsen husker tydeligt frustrationen blandt aftenvagterne.

- Der var en følelse af at blive overladt til sig selv. Problemet gik igen blandt aftenvagter i alle seks plejegrupper. Derfor valgte vi at gå videre med netop den udfordring, siger Tine Johnsen, der har spillet en aktiv rolle i projektet, der foregik i et samarbejde med Fremfærd Sundhed og Ældre.

Hele styringskæden involveres i at finde løsninger

Vi er i Køge Kommune, der siden 2019 har arbejdet med at skabe mere kerneopgave og mindre bureaukrati på ældreområdet gennem Samskabt styring - en metode, hvor ledere og medarbejdere på tværs af styringskæden inddrages i at udpege regler, procedurer og arbejdsgange, som bøvler i hverdagen.

I denne artikel ser vi nærmere på, hvordan Samskabt styring kan bruges til at løse ét konkret problem i én kommune, og hvordan inddragelse af medarbejdere skaber engagement, ejerskab og holdbare løsninger. 

Fra bøvl til løsning gennem en række trin

Lad det være slået fast med det samme. For Køge Kommune blev løsningen på den manglende vidensdeling mellem vagtlag at få flere ressource- og videnspersoner i aftenvagten, og her kunne denne historie være endt.

For man kunne fra ledelsens side havde besluttet at indføre blandede vagter. I stedet valgte man Samskabt styring.

- Vi har brugt Samskabt styring til at komme hele vejen rundt om problemstillingen, og medarbejdere og ledere har taget et aktivt medansvar for at finde den bedste løsning på de udfordringer, der står i vejen for et godt møde med borgerne, siger projektleder og chefkonsulent i Køge Kommune, Maria Lindholm Kristensen.

I Samskabt styring arbejder man systematisk med at gå fra 'bøvl til løsning' gennem en række trin, der går fra at undersøge og prioritere problemet, finde en løsning, afprøve løsningen og evaluere, om løsninger er god. 

Første skridt er at få identificeret bøvlet.

Trin 1: Problemet

Social- og sundhedsassistent Tine Johnsen husker tydelig, da medarbejdere og ledere fra både hjemmeplejen, sygeplejen, visitationen og afdelingen for hjælpemidler i starten af forløbet blev inviteret til at fremlægge stort og småt, der bøvler i hverdagen.

- Vi skabte et rum af bøvl. Overalt hang der gule og lyserøde post it's med eksempler på ting, der bøvlede. Jeg tænkte, inden vi startede: 'Vi finder da aldrig på noget'. Men så væltede det bare ud med bøvl.

Bøvlet blev sorteret og prioriteret. Undervejs blev der nedsat 10 arbejdsgrupper, som arbejdede med hvert sit tema. De 10 arbejdsgrupper blev til tre, og blandt de tre temaer var 'vagtlag og vidensdeling' - et tema som Tine Johnsen blev ankerperson på. 

I Samskabt styring er det vigtigt, at man venter med at gå i løsnings-mode, til man har vendt og drejet bøvlet og set det fra alle vinkler. Derfor gik Tine Johnsen og resten af arbejdsgruppen grundigt til værks for at blive klogere på, hvordan forskellige dele af organisationen oplevede problemet med manglende vidensdeling på tværs af vagtlag. 

-  Vi interviewede aftenvagter, teamledere og borgere. Borgerne havde lidt svært ved at forholde sig til, om de får en ensartet behandling af dag- og aftenvagter. De var mere optaget af, at der kommer én, de kender. Men blandt ledere og medarbejdere var der enighed om, at øget vidensdeling kan skabe faglig udvikling og et kvalitetsløft for borgerne og samtidig imødekomme borgernes ønsker om én, de kender, siger hun. 

Også i visitationen oplevede man problemet med manglende vidensdeling i hjemmeplejen. Det kom bl.a. til udtryk ved, at de den ene dag fik én information fra dagvagten om noget, der skulle ændres hos en borger. Dagen efter kom der en ny melding fra aftenvagten og et par dage efter noget fra nattevagten.

- Vi vil gerne se på det samlede faglige billede af borgeren og borgerens liv, som det giver mening for borgeren, men vi har arbejdsgange, hvor vi kun ser dele af borgerens liv, siger visitator i Køge Kommune, Janni Jakobsen.  

Trin 2: Løsningen

Efter en grundig analyse af bøvlet var Tine Johnsen og resten af arbejdsgruppen klar til at gå videre med en mulig løsning. 

Mange mulige løsninger kom i spil bl.a. forskudt arbejdstid og overlap i vagterne, ændret mødestruktur, blandede dag- og aftenvagter, rotationsordning for nyansatte, så de blev introduceret for alle slags vagter og flere ressourcepersoner i aftenvagten, så medarbejderne også i ydertimerne kan få støtte og sparring.

De mulige løsninger blev diskuteret på en workshop - den fjerde af slagsen. Her var målet at finde én til to løsninger inden for hvert tema. Løsningerne skulle være så konkrete, at medarbejdere og ledere bagefter kunne gå ud og teste, om de fungerede i praksis.

For Tine Johnsen var det afgørende, at den løsning, der blev fundet, byggede på frivillighed, så ingen blev tvunget til at ændre deres arbejdstider. Ellers frygtede hun modstand blandt kollegerne. 

- Blandede vagter er et ømt punkt for nogle af mine kolleger. Derfor krævede det meget dialog både med ledelsen, ressourcepersoner, aftenvagter og vagtplanlæggere at finde en god løsning, siger hun.

Valget faldt på flere ressourcepersoner i aftenvagten og en model, hvor forflytningsvejledere, kostvejledere, inkontinensvejledere, tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter frivilligt siger ja til - i en prøveperiode - at blive vagtsat efter klokken 15, så aftenvagterne og i sidste ende borgeren kan få gavn af deres kompetencer.

Trin 3: Afprøvningen

Derefter skulle den valgte løsning afprøves. Det blev besluttet at afprøve løsningen i én hjemmeplejegruppe over to måneder. 

Tine Johnsen snakkede med ressourcepersoner i teamet for at vejre stemningen. 

- Jeg spurgte i første omgang forflytningsvejleder og arbejdsmiljørepræsentant om de ville gå med i afprøvningen, da de er meget efterspurgte blandt aftenvagterne, bl.a. fordi borgere, der fint kan forflytte sig i dagtimerne, bliver trætte om aftenen og derfor har brug for et hjælpemiddel, siger Tine Johnsen, der også selv gik med i afprøvningen i kraft af sin rolle som TR og kontinensvejleder.

Ressourcepersonerne fik faste vagter, og Tine Johnsen snakkede med aftenvagterne om, hvordan de bedst kan bruge ressourcepersonernes viden.

Det kunne være sparring over aftensmaden, efter at ressourcepersonen havde været ude hos en borger, hvor aftenvagten oplever, at det bøvler. Andre gange kunne ressourcepersonen tage med ud hos borgeren sammen med aftenvagten og fx oplære aftenvagten i korrekt forflytning.

Man får et indblik i borgeren om aftenen, og man får snakket og vendt nogle ting med aftenvagterne 

Ressourceperson om aftenvagten (fra evalueringen)

Trin 4: Evalueringen

Efter prøveperioden udarbejdede Tine Johnsen et spørgeskema til sine kolleger for at måle, om løsningen havde en effekt. Hun lavede spørgeskemaet i samarbejde med projektleder og chefkonsulent i Køge Kommune, Maria Lindholm Kristensen.

Spørgeskemaet viser, at medarbejderne, både aftenvagterne og ressourcepersonerne er glade for ordningen, og at der er en faglig gevinst ved den øgede kompetence- og vidensdeling.

Tidligere var det svært at udvikle sig fagligt som aftenvagt, for hvem skulle man udvikle sig med?

- Her giver den mundtlige kommunikation bare noget andet end advis-meddelelser, der sendes frem og tilbage. Og blandt ressourcepersonerne har der bredt sig en stemning af, at det er fedt at være i aftenvagt, siger Tine Johnsen.

Det bekræfter Mille Mia Kjær, der som arbejdsmiljørepræsentant er én af de ressourcepersoner, der har taget vagter om aftenen.

- Man får en helt anden forståelse for hinandens arbejde. Nogle gange kan dagvagter og aftenvagter godt pege lidt fingre af hinanden. Det er helt forsvundet. Vi har haft nogle rigtige gode snakke på tværs. Det giver stor faglighed og ensartethed i forhold til borgerne, siger hun.   

Evalueringen viser også, at det er helt afgørende, at forandringer bygger på frivillighed, da mange ikke har lyst til eller mulighed for at gå i aftenvagt fx på grund af små børn eller ægtefællens arbejdstider.

- Vi har ikke mødt modstand undervejs. Det har været et trygt forløb, siger Tine Johnsen og understreger, at samarbejdet omkring udarbejdelsen af spørgeskemaet også er et eksempel på Samskabt styring i lille skala.

- Det er ikke en del af min uddannelse at lave spørgeskemaer. Her har jeg kunne sparre med Maria. Det er netop tankegangen i Samskabt styring, at man ikke ved alting selv og derfor kan trække på andre dele af organisationen, siger Tine Johnsen.

Trin 5: Næste skridt

Næste skridt er at vurdere, om løsningen med ressourcepersoner i aftenvagten og vidensdeling på tværs af døgnet skal fastholdes og udbredes til de andre hjemmeplejegrupper og evt. sygeplejen.

Tine Johnsen skal sammen med Maria Lindholm Kristensen rundt i de enkelte hjemmeplejeteams og fortælle om erfaringerne. Emnet er også på dagsordenen på det næste møde i lokal-MED. 

- Vi fremlægger vores viden og erfaring. Så er det op til udvalget at beslutte, at det skal udbredes til alle team, siger Tine Johnsen. 

Ida Rongsted, teamleder for bl.a. hjemmesygeplejen, håber, at ideen breder sig. 

- Vi vil også gerne mere vidensdeling på tværs af vagtlag, men hvordan gør vi, og hvordan kan vi bruge erfaringerne fra hjemmeplejen? Det er vi meget interesserede i, siger hun.

Læs flere artikler om Samskabt styring i Køge Kommune

For Maria Lindholm Kristensen, projektleder og chefkonsulent i Køge Kommune, er Samskabt styring en metode, som bidrager til at komme hele vejen rundt om en problemstilling. Samtidig sikrer metoden dialog og mening.

- Man skal jo ikke lave blandede vagter for at genere folk. Man skal gøre det, fordi det er godt for borgeren, at der bliver vidensdelt på tværs af døgnet, og fordi det skaber en merværdi for de mennesker vi er sat i verden for. Det har de i arbejdsgruppen været enormt gode til at forklare, siger hun. 

For social- sundhedsassistent Susanne Frost, der arbejder som aftenvagt i hjemmeplejen i Køge Kommune, har vidensdelingen betydet bedre arbejdsmiljø og bedre borgerkontakt.

-  Det har været enormt givtigt at kunne sparre omkring borgerne. Dagvagterne kender borgerne og de pårørende på en anden måde, end vi gør, og borgerne kan funktionsmæssigt agere anderledes om aftenen end om dagen. Derfor er det helt afgørende, at vi deler viden på tværs, siger hun.  

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Billedtekst

Tine Johnsen, social- og sundhedsassistent i hjemmeplejen i Køge Kommune, har spillet en aktiv rolle i projektet, der foregik i et samarbejde med Fremfærd.

Kort om projektet i Køge
Fremfærd
  • Indsatsen handler om at anvende samskabt styring som en metode til at udvikle bedre styring til gavn for kerneopgaven og borgerne gennem involvering af chefer, ledere og medarbejdere på tværs af hele styringskæden.
  • Køge Kommune gennemfører indsatsen i samarbejde med KL og FOA i regi af Fremfærd. 
  • Hjemmeplejen og samarbejdet mellem myndighed og driften er udpeget som fokusområde. 
  • Læs mere om projektet her
Maria Lindholm Kristensen, projektleder

- Man skal jo ikke lave blandede vagter for at genere folk eller spare penge. Man skal gøre det, fordi det er godt for borgeren, at der bliver vidensdelt på tværs af døgnet.

Ida Rongsted, teamleder
Ida Rongsted

- Vi vil også gerne mere vidensdeling på tværs af vagtlag, men hvordan gør vi, og hvordan kan vi bruge erfaringerne fra plejegruppen? Det er vi meget interesserede i.