Samskabt styring Køge

Vejen til ejerskab: Sådan fik Køge bekæmpet bøvlet og skabt varig kulturændring

I Køge Kommune arbejder ledere og medarbejderne sammen, når noget bøvler. Det har skabt engagement, ejerskab og holdbare løsninger. "Vi kan mærke, at Samskabt styring styrker tilliden."

Af Irene Aya Schou 09/12/2021
Fremfærd

- Vi har rigtig travlt.
- Hvorfor skal vi bruge tid på møder, når vi bare vil ud til borgerne?
- Er det ikke bare endnu et projekt?

Sådan lød det i starten fra medarbejderne, da Køge Kommune i 2019 gik i gang med at afprøve Samskabt styring – en metode, hvor medarbejdere og ledere sammen identificerer bøvl, der spænder ben for kerneopgaven, og sammen udvikler og afprøver nye løsninger.

- Vi havde modstand mod metoden i starten. Vi havde mistet troen på, at vi kunne løse problemerne. Det lå meget i os at tænke: ’Tingene kan nok ikke ændres, for så havde man vel gjort det’, siger Tine Johnsen, der er social- og sundhedsassistent i hjemmeplejen i Køge Kommune.

Videndeling på tværs af vagtlag

Men tingene kunne ændres og Køge Kommune er nu i gang med at sprede metoden til hele organisationen.  

I første omgang blev Samskabt styring anvendt på ældreområdet, hvor der efter inddragelse af knap 400 ledere og medarbejdere fra hjemmeplejen, sygeplejen, visitationen og afdelingen for hjælpemidler, blev identificeret en masse bøvl.

Bøvlet blev sorteret og prioriteret. Undervejs blev der nedsat 10 arbejdsgrupper, som arbejdede med hvert sit tema. De 10 arbejdsgrupper blev til tre, og blandt de tre temaer var 'vagtlag og vidensdeling i hjemmeplejen' - et tema som Tine Johnsen blev ankerperson på.

Vi havde mistet troen på, at vi kunne løse problemerne

Medarbejder

Temaet handler om manglende vidensdeling mellem vagtlag blandt andet dag- og aftenvagter at få flere ressource- og videnspersoner i aftenvagten. Og undervejs har Tine Johnsen og resten af arbejdsgruppen blandt andet interviewet aftenvagter, teamledere og borgere for at blive klogere på problematikken.

Arbejdet med Samskabt styring har blandt andet resulteret i, at hjemmeplejen har styrket sammenhængen og kvaliteten i hjælpen til borgerne over hele døgnet blandt andet gennem blandede dag- og aftenvagter og overlap i vagterne.

Kort om Samskabt styring;

Samskabt styring er en ny måde at arbejde med afbureaukratisering på, hvor problemer løses i tæt samarbejde med dem, som styringen vedrører. Metoden er udviklet i samarbejde mellem KL, kommunerne og de faglige organisationer i Forhandlingsfælleskabet og har været afprøvet i en lang række kommuner med støtte fra Fremfærd

I Samskabt styring arbejder man systematisk med at gå fra 'bøvl til løsning' gennem en række trin, der går fra at undersøge og prioritere problemet, finde en løsning, afprøve løsningen og evaluere, om løsninger er god. 

Fra projekt til kultur

Erfaringerne med Samskabt styring som metode har været så gode, at man i Køge Kommune ønsker at integrere det i hele organisationen ud fra devisen: ”Udviklingen er for indviklet til, at vi ikke samarbejder om løsninger.

- Samskabt styring er blevet den måde, vi tænker på. Det har vist sig som en god metode til at fjerne barrierer for det gode, kvalitetsfyldte møde mellem borgere og medarbejdere og komme hele vejen rundt om en problemstilling, siger Maria Lindholm Kristensen, der er chefkonsulent i Velfærdssekretariatet.

Vi kan mærke, at Samskabt styring styrker tilliden

Chefkonsulent

Samskabt styring skaber tillid

Da Køge Kommune tilbage i 2019 afprøvede Samskabt styring var det med støtte fra partssamarbejdet Fremfærd, hvis konsulenter rådgav og faciliterede workshops.

I dag står kommunen på egne ben, og springet fra trygt workshopforløb til robust samskabende kultur kræver vedholdenhed og fokus, erkender Maria Lindholm Kristensen, der var projektleder på Samskabt styrings-forløbet i Fremfærd-regi.

- Vi har en strategi for velfærdsområderne i Køge Kommune, som hedder ’Sammen om løsninger”, og vi har en vision, som vi kun kan nå gennem samarbejde og samskabelse. Samskabt Styring er derfor et strategisk valg, fortæller Maria Lindholm Kristensen.

Samskabt styring understøtter også kommunens arbejde med kerneopgaven og 'social kapital', hvor fokus er på tillid, retfærdighed og samarbejde.

- Vi kan mærke, at Samskabt styring styrker tilliden og fokus på vigtigheden i at samarbejde. Så på den måde er Samskabt styring også en måde at arbejde med tillid på, siger hun.

Læs flere artikler om Samskabt styring i Køge

'Bøvl' som fast punkt på MED-møder

Men metoden skal ikke bare integreres i kulturen, men også i strukturen. Derfor har man blandt andet indført Samskabt styring som fast punkt på møderne i det lokale MED-udvalg for hjemme- og sygeplejen, LMU. Desuden bruger man metoden, når man vurderer, at der er behov for inddragelse af medarbejderne.

I øjeblikket afprøver man metoden i ét af de syv hjemmeplejeteams, der eksperimenterer med ”duo ledelse”. Teamet var efterhånden vokset til over 70 medarbejder, hvilket er for meget for én teamleder.

- Derfor foreslog vi i LMU, at Maria [Lindholm Kristensen] lavede metode sammen med teamet, da vi kunne forudse, at det kunne skabe en masse problemer og misforståelser, hvis man ikke fik medinddraget medarbejderne fra start, siger social- og sundhedsassistent Tine Johnsen.

Samskabt styring på krænkende adfærd  

Også i MED-udvalget for hele Velfærdsforvaltningen, det såkaldte FMU, som dækker blandt andet borgerservice, ældreområdet og socialområdet, er Samskabt styring blevet en måde at samarbejde på. Så da en trivselsmåling blandt medarbejderne fornylig pegede på, at nogle medarbejdere går alene med oplevelser med vold og trusler om vold, gik man i aktion og nedsatte en hurtigt arbejdende arbejdsgruppe.

- Gruppen gik undersøgende til værks og interviewede kolleger, som ofte tænker i faglighed og omsorg og ser trusler om vold som en del af jobbet, når man er ansat som sosu-hjælper eller socialpædagog. Og med den viden har vi fundet en løsning, som vi nu vil afprøve for at få flere til at gå til deres leder, TR eller AMR for at finde faglige løsninger, der er gode for både borgere og medarbejdere, siger Maria Lindholm Kristensen.

Nye roller til ledere og medarbejdere

På det kulturelle område handler det også om at støtte op om de ledere og medarbejdere, der er bærere af en ny, samskabende kultur. Det er ikke altid let for tillidsvalgte at bringe Samskabt styring ind i et MED-samarbejde, der kan være præget af en "dem og os-kultur".

Også lederne skal klædes på til en ny og mere faciliterende rolle, hvor det ikke nødvendigvis er en kvalitet at gå direkte i løsningsmode. Af samme grund har kommunen netop inviteret forsker Tina Øllgaard Bentzen på besøg for at tale Samskabt styring og metoden bag med 20 ledere fra Velfærdsforvaltningen.

- Samskabt styring skal kendes af mange, og det skal forankres i forskellige fora. Det er en ny måde at styre på, der er knap så hierarkisk, og det stiller en række krav til os, siger Maria Lindholm Kristensen.

Forankringen fire P'er:

Forankring på flere planer samtidig er hemmeligheden, hvis man vil gå fra perifert projekt til rodfæstet praksis. Det siger forsker Andreas Hagedorn Krogh, der har fulgt en række kommuner, der har eksperimenteret med Samskabt styring i regi af partssamarbejdet Fremfærd.

Han arbejder lige nu på en model for, hvordan samskabende processer kan forankres i organisationen ved hjælp af fire forankringsformer: plan-, proces-, platforms- og personforankring.

- Det gælder om at arbejde med alle fire former for forankring samtidig, hvis man ønsker at skabe ejerskab, opbakning og legitimitet i alle dele af organisationen for Samskabt styring, siger Andreas Hagedorn Krogh, der er ph.d. og har været ansat som postdoc på Roskilde Universitet men i dag er tilknyttet Forsvarsakademiet.

LÆS OGSÅ: Samskabt styring i praksis: Sådan kommer I fra det faciliterede til det selvkørende

På ét plan handler forankring om at skabe platforme og rum for dialog for eksempel via MED-systemet. På et andet plan handler det om at integrere Samskabt styring i de strategier og planer, som kommunen allerede arbejder efter.

I boksen nedenfor forklares kort de fire forankringsformer:

De fire P'er i god forankring:

Forankring på planer handler om, at Samskabt styring kobles til fremherskende dagsordener, strategiske målsætninger og igangværende udviklingsplaner i kommunen. 

Forankring på processer handler om at gøre den undersøgende og samskabende tilgang til en del af dagligdagen. Her er Samskabt styring en arbejdsmetode og en kultur. Det er en måde man løser problemer på. 

Forankring på platforme handler om få Samskabt styring som metode forankret i organisationen gennem eksisterende samarbejdsstrukturer blandt andet MED-systemet eller personalemødet.

Forankring på personer handler om, hvordan nøglepersoner i organisationer bærer ideen om Samskabt Styring videre. Her gælder det om tidligt i forløbet at invitere relevante personer med i rummet - også skeptikere, som får mulighed for at omdanne kritik og 'brok' til bedre arbejdsgange.

"Det er Samskabt styring, vi vil"

I Køge Kommune giver det god mening at tale om forankringens fire P'er, for forankring af Samskabt styring kan foregå af mange veje. Det vigtigste er, at det giver mening for dem, der deltager.

- Min erfaring er, at jo tættere, man er på en fælles kerneopgave, jo nemmere er det at arbejde med Samskabt styring. Det vigtigste er, at dem, der kan bidrage til en løsning af et problem, deltager i processen og ikke alle mulige andre, der ikke har viden eller kompetencer på det felt, der undersøges, siger Maria Lindholm Kristensen.

Hun mener, første skridt i en forankring er at melde ud: 'Det er medansvar og Samskabt styring, vi vil'.

- Vi vil det, fordi det skærper fokus på kerneopgaven og det tværfaglige samarbejde, og det melder vi også ud til nye medarbejdere. I et digitalt intromateriale til nye medarbejdere på velfærdsområderne har vi en overskrift, der hedder: 'Velkommen til Samskabt styring', siger Maria Lindholm Kristensen.  

Metoden skaber løsninger, der flytter adfærd

Social- og sundhedsassistent Tine Johnsen er ikke i tvivl om, at det er værd at gå den ekstra mil for at få Samskabt styring til at blive en del af hverdagen. For metoden skaber løsninger, der flytter adfærd og gør en forskel.

- Det så vi tydeligt, da vi arbejdede med blandede vagter. Tidligere ville medarbejderne ikke gå i blandede vagter, fordi det kom som en ordre oppefra. Det vil de gerne nu, på frivillig basis. De kan se, at det gør en forskel for borgerne, siger Tine Johnsen.

Hun tøver ikke med at kalde Samskabt styring for en befriende måde at arbejde på.

- Jeg er begejstret. Vi kommer i spil som faggruppe, og det øger den faglige stolthed, at man hører på os frontmedarbejderne. Vi tager ejerskab for beslutningerne, og det højner arbejdsglæden, siger hun. 

Borgerne skal med i arbejdet

I det videre arbejde med Samskabt styring vil Køge Kommune have endnu mere fokus på samarbejde ikke bare på tværs af medarbejdere og ledere, men også med borgerne.

- Vi gjorde det i projektet, men vi kan godt gøre det i endnu højere grad. For hvis Samskabt styring skal være samskabelse, skal vi have borgere og civilsamfund med hele vejen også i udvikling af løsninger, siger chefkonsulent Maria Lindholm Kristensen.

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Forsidegrafik:

Køge Kommune

Tre læringer fra Køge: 

1. Hvem har en aktie i bøvlet:

Alle, der har en aktie i en problemstilling, skal inviteres med. Det gælder om at inddrage alle fagligheder, der er relevante i forhold til borgerne. Der er stor energi i at sammensætte det rigtige hold, der kan løse en given problemstilling.

2. Bliv i den undersøgende fase:

Metoden sætter fokus på vigtigheden af at blive i den undersøgende fase, før der træffes en beslutning. Det kan være overraskende svært at gøre i en kultur, der er vant til at træffe hurtige beslutninger. 

3. Tilpas metoden til problemstilingen:

Nogle problemer kræver bred inddragelse og et længerevarende forløb, hvor man går igennem alle trin i metoden, mens andre problemer kan klares ved, at få nøglepersoner mødes eventuelt over Teams. 

Vores konsulenter sidder klar til at hjælpe dig

Kontakt os, hvis I vil høre mere om Samskabt Styring og få mindre bøvl og mere mening på din arbejdsplads. 

Tom Bjerregaard, specialkonsulent, FOA:
Tlf: 46972594, email: tob001@foa.dk

Lone Englund Stjer, chefkonsulent, Komponent:
Tlf: 87796361, email: los@komponent.dk

 

Download værktøjer her

Kom godt i gang med Samskabt styring. Nedenfor kan du downloade:

  • En serie af værktøjer, der kan hjælpe jer gennem de seks trin i Samskabt styring. Der er vejledninger til hvert værktøj.
  • En guide til dig, der skal styre processen eller tage initiativet.
Gå til siden Samskabt styring

Hvad er Samskabt styring, og hvordan gør man? Læs og se meget mere om Samskabt styring.

Download værktøjerne og læs om arbejdspladser, der har arbejdet med metoden. 

Gå til samskabtstyring.dk