Miniteams giver arbejdsro og arbejdsglæde

Det var som at træde ind i en fabrikshal. Sådan oplevede Siff Hansen arbejdsvilkårene for de omkring 30 ansatte i hjemmeplejen Indre by/Østerbro, da hun begyndte som leder i 2004. I dag er sosu-hjælperne i bydelen opdelt i små, selvkørende teams med 5-8 medarbejdere, som selv planlægger dagens opgaver og passer en fast gruppe borgere.

Af Lena Fels 31/10/2011
KL,
KTO

Når Anja Skov Nielsen, Lærke Hansen og deres kolleger mødte om morgenen for fem år siden, havde en administrativ medarbejder forberedt kørelister og dagens program til dem.

'Vi havde ikke så meget indflydelse på det,' fortæller Anja Skov Nielsen, som ofte brugte en del af frokostpausen på at bytte vagter med kollegerne og derefter stå i kø foran den administrative leder både for at ændre kørelisten og for at dokumen­tere borgerbesøgene.

Personalerummet var kaotisk og larmende med sosu-hjælpere, der råbte på kryds og tværs for at bytte vagter. Medarbejderne oplevede, at det var svært at få overblik og at føle ansvar for mere end den enkelte køreliste.

'Det handlede om vores egne kørelister, ikke så meget hele distriktet,' husker Siff Hansen.

Computere og små enheder giver ro og ansvar

Lavere sygefravær, et roligt arbejdsklima og en mere effektiv afvikling af hjem­meplejen i gruppen. Det var succeskriterierne for det projekt om medind­flydelse, som gruppeleder Siff Hansen var med til at sætte i gang i 2007 efter sine første turbulente år i hjemmeplejen. Vejen frem var at give med­arbejderne ansvar og indflydelse på deres egen hverdag.

Anja, Lærke og deres kolleger indrettede som det første det fælles personalerum efter egne ønsker. Rummet er opdelt med flere borde med telefoner og com­putere, hvor medarbejderne selv udarbejder kørelister og udfører doku­mentation uden at skulle stå i kø foran en administrativ medarbejder.

Som Lærke Hansen fortæller: 'Det er rart at have indflydelse på sin hverdag. Jeg kunne ikke tænke mig at være et sted, hvor der var nogen, der lavede min liste for mig.'

Det næste vigtige skridt var at fordele sig på mindre teams med mellem 5 og 8 medarbejdere. Sosu-hjælperne i gruppen oplever, at det er en god størrelse, når man skal dække ind for hinanden ved ferie, sygdom og så videre.

Borgerne møder færre hjemmeplejere

En direkte konsekvens af, at de små teams selv tilrettelægger arbejdet er, at borgerne møder færre hjemme­plejere, både fordi det lille team dækker ind for hinanden, og fordi de selv kan planlægge arbejdet, forklarer Siff Hansen.

'Hvis Lærke fx har byttet sig til en fridag onsdag, så kan hun ringe til fru Jensen og spørge, skal jeg komme fredag i stedet for, for Lærke har selv overblikket,' siger Siff Hansen. Det sikrer en god kontakt mellem hjemmepleje og borger, og at borgeren møder kendte ansigter.

Både Anja Skov Nielsen og Lærke Hansen beretter, at de mindre teams har givet mere forståelse for hinanden og gjort det lettere at sige fra, hvis man har en dårlig dag. 'Jeg synes, der er flere, der er villige til at bytte vagter for at hjælpe. Det er nemmere at møde op,' siger Anja Skov Nielsen.

LÆS OGSÅ: Teaming gør organisationen smidig og innovativ

Respekt for hinandens forskelle

Hjemmeplejegruppen udviklede i løbet af projektet 4 roller: Den røde, som er den følelsesmæssige, den grønne, der er meget praktisk orienteret, den gule, som er den lidt skøre, der tænker ud af boksen, og den blå, som er den ansvarlige eller administrative rolle.

'Det har vi fx brugt til at undgå konflikter. Hvis jeg sidder og snakker om, hvordan jeg har det, og du spørger mig om, hvornår jeg kommer, så begynder vi allerede at snakke ved siden af hinanden,' forklarer Siff Hansen.

Medarbejderne skulle vænne sig til at forholde sig til de fire roller. Anja Skov Nielsen fortæller: 'I starten følte jeg lidt, at man blev sat i bås og tænkte, sådan er jeg da ikke. Men så finder man ud af, at det er jo rigtigt nok. Men det er på en positiv måde, man bliver gjort opmærksom på, hvad farve man har.'

Rollernes funktion har været at forstå forskellene og lette dialogen, men der har vist sig et mønster: Alle teams har en blå medarbejder, der fungerer som en uformel leder i teamet og sørger for, at ugeplaner bliver lagt, retningslinjerne fulgt, og at dokumentationen er i orden. Til gengæld er andre medarbejdere gode til noget andet, og medarbejderne respekterer, at ingen rolle er mere værdifuld end andre.

Mini-teams giver trivsel

Arbejdsglæden er høj i hjemmeplejegruppen i dag. Fraværet er markant lavere end tidligere. Borgerne møder færre og kendte ansigter. Gruppen har overholdt budget­tet i de seneste 2 år. Og ikke mindst er der faldet ro over arbejdsrummet, hvor sosu-hjælperne mødes 3 gange om dagen for at koordinere arbejdet og udføre den vigtige dokumentation af dagens arbejde.

'Der er en helt anden ro på, hvert miniteam har et bord med en computer, og stort set alle bruger computeren. Der er ikke noget med, at man står i kø til gruppeleder eller administrativ medarbejder,' siger Anja Skov Nielsen.

Lærke Hansen supplerer: 'Vi er gode til at tage hånd om hinanden, vi er gode til at få det her til at lykkes sammen, fordi det der lille team bare skal lykkes. Vi ved godt, at vi skal klare det selv, det gør at gejsten er der lidt mere.

Medarbejdernes 3 gode råd til andre, der vil arbejde mod større medarbejderindflydelse
  1. Tålmodighed: Vær forberedt på, at det tager tid.
  2. Tillid: Hav tillid til, at medarbejderne kan, og at lederen vil.
  3. Struktur: Organiser arbejdet i passende medstyrende enheder
Om bevillingen til Indre By/Østerbro Hjemmepleje

Hjemmeplejen Indre By/Østerbro fik bevilget 120.000 kr. fra kommunens centrale projektmidler i 2007 til at gennemføre projektet for mere medindflydelse.

Udover støtte fra kommunens organisationskonsulent har gruppeleder Siff Hansen faciliteret flere af de interne seminarer og processer.

Om projektet "Medindflydelse i kommunerne"

Artiklen er en del af projektet 'Medindflydelse i kommunerne,' der har samlet erfaringer, inspiration og metoder til arbejdet med medindflydelse.

Kontakt vedrørende 'Medindflydelse i kommunerne'

Henrik Vittrup, KTO, hv@kto.dk, 3347 0614

Steen Ballegaard, KL, sbb@kl.dk, 3370 3370