Sorø Workshop

Meningsfuld dokumentation i Sorø: Vi skal have overblik over samarbejdet om borgeren

Medarbejdere og ledere i Sorø Kommune arbejder i fællesskab med at gøre dokumentationen på ældreområdet bedre til gavn for dem selv og borgerne.

Af Irene Aya Schou 06/10/2020
Fremfærd

I Sorø Kommune stillede de medarbejderne på ældreområdet et spørgsmål: Hvordan får du hurtig overblik over en ny borger?

Svarene viste, at der langt fra er én indgang til borgeren, og at frontmedarbejderen nemt farer vild i det fælles omsorgs- og dokumentationssystem Nexus. 

Observationsnotat, døgnrytmeplanen, plejeforløbsplan, handlingsanvisning, funktionsvurdering og genoptræningsplanen er bare nogle af de indgange, der er til borgeren. 

Det har fået Sorø Kommune til at starte projektet "Væk med bøvlet - Forenkling af dokumentation i Nexus" - et projekt, der skal skabe mening og sammenhæng i det fælles dokumentationssystem, og som bruger Samskabt styring som metode.

- Formålet med projektet er at forenkle dokumentationen og få omsorgs- og dokumentationssystemet Nexus til at understøtte det tværfaglige samarbejde. Vi skal skabe et system, hvor det er let at se, hvad borgeren har brug for støtte til, siger udviklingskonsulent og projektleder Pernille Andersen, der er tovholder på projektet, som er støttet af Fremfærd.

Gode til at dokumentere monofagligt

Det stod hurtigt klart, at indsatsen skulle koncentreres om at skabe meningsfulde arbejdsgange for alle faggrupper i Nexus, da Nexus er det kommunikative knudepunkt i borgerforløb. Samtlige medarbejdere i Sorø Kommune på ældre- og sundhedsområdet bruger Nexus, og det uanset om borgeren skal genoptrænes, rehabiliteres, sikres færre hospitalsindlæggelser, eller om kommunen skal forebygge fx ensomhed eller underernæring. 

LÆS OGSÅ: Social- og sundhedsassistent: Det er sjovt og lærerigt at blive inddraget i Samskabt styring

I starten kiggede ledere og medarbejdere på, hvad hver enkelt faggruppe dokumenterer, og hvad praksis er på tværs. Her gjorde de en interessant opdagelse.

- Vi opdagede ret hurtigt, at vi er gode til at dokumentere monofagligt, men når det går på tværs, og det gør borgeren jo, så kan vi ikke se, hvad hinanden skriver. Vi skriver beskeder til hinanden, som ikke kommer frem til modtageren. Dermed er det svært at få et overblik over borgeren, siger Pernille Andersen.

Fra at være én indgang til ét samlet borgerforløb blev Nexus oplevet som en labyrint af veje og vildveje dikteret af, at hver faggruppe dokumenterer på sin måde, og hvor man som medarbejder ikke ved, om man skal finde vigtige borgeroplysninger under observationsnotat, døgnrytmeplan, handlingsanvisning, funktionsvurdering eller noget helt femte.

"Vi kan ikke se, hvad hinanden skriver"

Dette manglende overblik i Nexus oplever man også på pleje- og rehabiliteringscentret Egecentret. Her er leder Lone Rasmussen frustreret over, at hendes medarbejdere ikke kan se, hvad fx visitationen eller ergo- og fysioterapeuter skriver.

-  Det kan være oplysninger om boligforhold, rehabiliteringstiltag eller en synkevurdering, som det er nødvendigt for os at have, når vi har en borger fx i rehab-forløb. Der mangler en rød tråd i, hvor vi kan finde oplysningerne, siger Lone Rasmussen. 

LÆS OGSÅ: Blæksprutten i Samskabt styring: Jeg bygger relationer og sikrer ledelsesopbakning

Også social- og sundhedsassistent Poul Laursen er blevet opmærksom på, at de enkelte faggrupper bruger det fælles dokumentationssystem meget forskelligt.  

- Jeg kan se, at når visitator og terapeuter går ind på Nexus, så ser deres skærmbillede helt anderledes ud. Så forstår man bedre, at de har en anden tilgang både til systemet og til borgeren, siger han.

Fælles problemformulering

Efter at have identificeret hovedproblemet, formulerende ledere og medarbejdere sammen den problemformulering, de fremover vil arbejde med.

Problemformuleringen lyder: Hvor i omsorgssystemet Nexus skal vi dokumentere for at få et fælles overblik over vores samarbejde om borgeren?

Lige nu er projektdeltagerne i gang med at brainstorme ude på deres arbejdspladser i forhold til mulige løsninger.

For social- og sundhedsassistent Poul Laursen er håbet, at projektet kan give et bedre og mere meningsfyldt dokumentationssystem til gavn for borgerne.

- Nu har vi fået øjnene op for, at der er ting, der bliver dokumenteret forskellige steder. Og hvis vi kan samle det ét sted, får vi måske tre gange så mange oplysninger om hver enkelt borger, siger han.

Gør rød styring grøn

For projektleder Pernille Andersen er målet at gøre et rødt styringsværktøj mere grønt. Hun er inspireret af forsker Tina Øllgaard Bentzen, der bruger begreberne rød og grøn styring, hvor grøn styring opleves som nyttig og meningsfuld, mens rød styring opleves som dysfunktionel og demotiverende.

 - I starten drømte vi om at kunne spare en masse tid ved at forenkle dokumentationen. Det kommer vi ikke til. Til gengæld er vi i gang med at få gjort et værktøj meningsfuldt for de medarbejdere, der bruger det, og det er for os det vigtigste succeskriterium, siger hun og understreger, at næste skridt bliver at forbedre kvaliteten af det, medarbejderne skriver og observerer på.

- Forenkling er ikke det samme som kvalitet, der kan stå distancen, når Styrelsen for Patientsikkerhed kommer. Det er to sider af samme sag, og vi kommer til at arbejde videre med kvalitet i dokumentationen, når dette forløb slutter, siger Pernille Andersen. 

"Vi er afhængige af hinandens observationer"

På pleje- og rehabiliteringscentret Egecentret håber leder Lone Rasmussen på en kulturændring, så fokus fremover bliver på tværfaglig fremfor monofaglig dokumentation.

- Som rehabiliteringscenter arbejder vi meget tværfagligt. Vi kan kun have borgeren i centrum, hvis vi samarbejder og deler informationer på tværs af faggrupper. På den måde er vi helt afhængige af hinandens observationer. Jeg tror på, at det er muligt at skabe et mere enkelt og gennemskueligt system, fordi der er fokus tværfagligt på systemet, og vi er sammen om det. Vi glæder os allerede til, at det sker, siger hun.

Fra 150-200 gule lapper til konkrete løsningsforslag

- De startede med 150 og 200 gule lapper med bøvl, det fyldte tre vægge i lokalet. Bare det at de turde gå helt bredt ud og spørge, hvad der bøvlede, så alle medarbejdere fik mulighed for at byde ind, og at de formåede at få de mange, mange svar snævret ind til en række temaer og derfra til konkrete løsningsforslag på et meget komplekst felt, var en stor bedrift.

Citat Jo Gadegaard, konsulent og projektleder i FOA for det fælles Fremfærd-projekt

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Kort om projektet i Sorø
Fremfærd

Sorø Kommune er én blandt 10 kommuner, der eksperimenterer med Samskabt Styring i Fremfærd-regi. Samskabt Styring er en ny måde at udvikle og implementere styring på, der bygger på dialog og samarbejde, og hvor alle, der har aktier i en given regel, inddrages.

I Sorø er ca. 20 medarbejdere og ledere fra kommunens plejecentre, hjemmepleje, sygepleje, genoptræning og visitationen inddraget i processen med at identificere og prioritere udfordringer og udvikle nye løsninger - en proces der strækker sig over seks workshops, og som tog sin begyndelse i efteråret 2019. 

Dette bøvler på ældreområdet i Sorø

Blandt de udfordringer (og løsninger), der arbejdes videre på, er:

  • Fjerne frustration og tid brugt på at rette op på utilsigtede hændelser ved at udvikle en funktionalitet i Nexus, der gør brugeren opmærksom på, at der er foretaget ændringer i døgnrytmeplanen og i handlingsanvisningen.
  • Forbedre døgnrytmeplanen, så den bliver overskuelig og mere enkel at dokumentere i ved fx at lægge døgnrytmeplanen i oversigten på mobilversionen af Nexus og indsætte en boks, som kan ses af alle og som kort fortæller vigtige ting om borgeren, fx at borgeren har svær Parkinson, er meget svagtseende eller udadreagerende.
Undersøgelse af, hvordan Nexus anvendes

Undervejs i forløbet er der blevet lavet en undersøgelse af, hvordan forskellige medarbejdergrupper bruger Nexus. 

Her er der blevet spurgt ind til, hvordan man dokumenterer oplysninger om en borger og hvor man henter oplysninger om en borger. 

På spørgsmålet: 'Hvordan får du et hurtigt overblik over en ny borger?', lød svarmulighederne:

  • Jeg når sjældent at orientere mig om en ny borger
  • Observationsnotat
  • Døgnrytmeplanen
  • Plejeforløbsplan/udskrivningsnotat
  • Handlingsanvisning
  • Funktionsvurdering
  • Tilstandshjulet/tilstande
  • Sygeplejefaglig udredning
  • Udredningsnotat
  • Andre steder fx mail, telefon, gul seddel, sms, siger det videre, når jeg møder kollegaen. Skriv med egne ord: _________________________
  • Genoptræningsplanen
  • Tidlig Opsporing

Der kunne angives op til tre svar i prioriteret rækkefølge.