Stor arbejdsmængde - det handler ikke kun om tid

Stor arbejdsmængde - måske handler det ikke kun om tid

Der er en sammenhæng mellem stor arbejdsmængde og stress, men problemstillingen er kompleks, fordi stor arbejdsmængde ofte optræder sammen med andre belastningsfaktorer.

Af Personaleweb 01/01/2009

Løsningen på problemet er derfor ikke nødvendigvis blot at give medarbejderne mere tid eller færre opgaver. Måske er der i stedet brug for flere kompetencer i form af uddannelse og øget ansvar eller supervision til at tackle følelsesmæssige belastninger.

Hver sag må vurderes konkret, derfor er den mest brugbare vej at starte med at analysere sammenhængene. Det følgende er et eksempel på, hvordan det kan gøres.

Læs også: Forsker: Skam gør os sårbare for stress

FTF har foretaget en undersøgelse blandt 1.500 ledermedlemmer, der viser at 31 pct. af de offentlige ledere føler sig i 'meget høj' eller 'høj' grad rustet til at tackle problemer med medarbejdernes stress.

'Vi har alt for meget at lave' 

Medarbejderne på en sygehusafdeling oplevede, at de var ved at drukne i opgaver. Alle havde for travlt og var begyndt at snerre ad hinanden. Det var ikke længere den 'gode gamle afdeling'. Det var anledningen til at ledelsen og medarbejderne på afdelingen tog sig tid til at finde mulige årsager og løsningsmuligheder. De aftalte derfor at forsøge at identificere problemet og få forslag til løsninger.

De valgte at anvendte den såkaldte 'fiskebens model'.

Problemer blev placeret på fiskebenet

Fiskebenet blev hængt på opslagstavlen. På de nederste 'ben' skulle alle, som havde registreret et problem i løbet af vagten, skrive en lille seddel om hvad de mente, der i arbejdsmiljøet, havde udløst problemet, og klistre sedlen op på den kategori, som var formuleret under 'arbejdsmiljø'.

Forslag til løsning skulle skrives på en seddel og sættes op på benet lige oven for. I løbet af en uge kom der mange sedler på tavlen. Mange temaer i arbejdsmiljøet blev beskrevet, der kom forskellige typer af løsningsforslag, som blev kategoriseret og sat i system.

Fiskebens model

Årsagen var mange patientkontakter

Derefter diskuterede medarbejderne i fællesskab, hvordan man skulle tolke svarerne. Ud fra analyserne af årsager dukkede et mønster frem. Travlhed? Ja, men problemet skyldtes ikke 'for meget arbejde', men nærmere at alle havde rigtig mange patientkontakter i løbet af vagten.

Relationerne til de forskellige patienter forløb ikke alt for godt, og det forstærkede medarbejdernes følelse af at have alt for travlt. Detektivarbejdet bidrog til at få problemet identificeret, og gøre det mere konkret, så løsningsmuligheder kunne iværksættes.

Få overblik over kravene

For at kunne forebygge stress, som skyldes for høje arbejdskrav og arbejdsmængde, må man i første omgang skabe overblik over de krav, der stilles til den enkelte.

Enighed om forståelsen af kravene

Man kan starte med at afklare, om ledelsen har gjort sine væsentlige krav og forventninger klart for medarbejderen, og at parterne har samme forståelse af disse krav. Ledelsen må også være parat til at gribe ind, hvis arbejdsmængden eller arbejdskravene er for stor eller medarbejderen selv har urealistisk høje forventninger til sin egen indsats.

Skab balance mellem krav og færdigheder

Dernæst gælder det om at sikre, at der er balance mellem kravene og de muligheder, medarbejderen har for at udføre arbejdet. Det er fx vigtigt, at der er sammenhæng mellem på den ene side de krav og det ansvar, der følger med jobbet, og på den anden side medarbejderens færdigheder og beslutningskompetence.

Læs også: Lederne er blevet bedre til at spotte stress

Styrk de vigtigste buffere mod stress

I visse tilfælde vil høje krav være et vilkår (fx høje følelsesmæssige krav i arbejde med mennesker), som er vanskeligt at ændre. Hvis kravene ikke kan reduceres, må man forsøge at mindske deres negative virkninger.

  • Forskellige foranstaltninger kan være en buffer i forhold til stress:
  • Styrkelse og udvikling af den enkeltes eller gruppens kvalifikationer og kompetencer.
  • Skabe øget råderum i arbejdet, øge den ansattes indflydelsen på planlægning og udførelse af eget arbejde.
  • Etablering af team eller selvstyrende grupper, hvor en gruppe medarbejdere står for planlægning, arbejdsfordeling, faglig sparring, gensidig hjælp og støtte, mv. som er knyttet til gruppens eget arbejde.
  • Etablering af konstruktiv støtte og feedback fra kolleger og ledelse fx via supervision eller arbejde med professionalisering, dvs. kompetencer i udøvelsen af faget og professionel håndtering af opgaven.
  • Gøre ledelsen bedre i stand til at håndtere stressrelaterede problemer.
Fakta om arbejdsmængde og stress
  • Der er en sammenhæng mellem stor arbejdsmængde og stress, men stor arbejdsmængde optræder oftest i kombination med andre belastningsfaktorer, som fx høje jobkrav, som mange ledere og medarbejdere oplever. Derfor kan det være svært at afgøre, om det er arbejdsmængden eller de andre faktorer, som er årsag til belastningen.
  • Et andet eksempel, hvor det kan være svært at skelne mellem stor arbejdsmængde og andre faktorer, er socialrådgivernes arbejde med klienterne. Her er mængden af sager en faktor, men måske mere betydningsfulde faktorer kan være sværhedsgraden eller kompleksiteten af sagerne. Det er her afgørende, om man har mange tunge eller mange lette sager. Det kan også spille ind, at man har krævende klienter, som måske oven i købet er aggressive.
  • I arbejde, hvor der er krav om at skulle skjule følelser, kan dette også påvirke opfattelsen af arbejdsmængden. Kravet om at skjule følelser handler i princippet om både negative og positive følelser. I praksis er der primært tale om negative reaktioner og meninger, som den ansatte holder tilbage for fx klienter, patienter eller kunder af professionelle grunde.
  • Graden af frihed i arbejdet er en vigtig faktor. (Fx muligheden for at holde pauser, kunne gå kortvarigt fra sagen). Hvor meget ansvar og kompetence man har, er også af stor betydning for, i hvilken grad man opfatter stor arbejdsmængede som en stressfaktor.
Om projektet 'Stop stress - skab trivsel i fællesskab'

Artiklen er en del af projektet 'Stop stress - skab trivsel i fællesskab', hvor Personalepolitisk Forum har samlet viden om, erfaringer med og metoder til at opdage, forebygge og håndtere stress.

Læs også aftalerne om trivsel og sundhed for kommuner og regioner.

Læs mere om stressfaktorer

Problematiske samarbejdsrelationer, stor arbejdsmængde og vold og traumatiske oplevelser er de belastningsfaktorer, der oftest optræder i anmeldelser af psykiske arbejdsskader til Arbejdstilsynet. Disse artikler sætter fokus på de mest almindelige stressfaktorer:

Kontakt

Preben Meier Pedersen, KL, pmp@kl.dk, 3370 3819

Henrik Carlsen, FF, hc@forhandlingsfaellesskabet.dk, 3347 0617

Nicolaj Krogh Jensen, Danske Regioner, nkj@regioner.dk, 3529 8327