Sammen om ny teknologi i kommunerne

Hvordan påvirker teknologien hverdagens arbejde?

Før teknologien indføres, er det vigtigt at være opmærksom på, hvordan den forventes at påvirke hverdagens opgaveløsning.

Af Bettine Romme Andersen 10/06/2022
Fremfærd

Ny teknologi griber altid ind i de arbejdsgange, hvor den skal bruges. Det er typisk selve meningen med teknologien, at opgaver skal løses på nye måder – bedre, sikrere, smartere, hurtigere og eventuelt med færre hænder. Måske optimerer teknologien bare de eksisterende arbejdsgange, men i mange tilfælde skal ledere og medarbejdere vænne sig til at udføre en del af deres arbejde anderledes. Måske kommer der også helt nye opgaver til, mens andre fylder mindre eller falder bort.

Man kan pege på tre typiske træk ved meget ny teknologi, som det er særlig vigtigt at være opmærksom på, fordi de på godt og ondt kan få betydning for hverdagens arbejde:

  • Standardisering – især digitale teknologier medfører ofte en øget standardisering og ensretning af arbejdsgange. Det gør det fx muligt at øge effektiviteten og sikre en høj ensartet kvalitet, herunder at leve op til fastsatte faglige krav. Men samtidig kan det give den enkelte medarbejder mindre fleksibilitet og spillerum til at løse opgaverne ud fra sin faglige dømmekraft i situationen og borgernes individuelle behov.
  • Formalisering – når teknologi skal bidrage til eller overtage en bestemt (del)opgave, er man nødt til at kunne “sætte opgaven på formel”, dvs. bryde den ned i de logisk nødvendige deloperationer. Risikoen er, at man i den proces kommer til at overse eller undervurdere betydningen af det uformelle eller usynlige arbejde, som før indgik i opgaveløsningen.
  • Medialisering – dvs. at kontakten mellem fx medarbejder og borger (eller mellem medarbejdere indbyrdes) ikke længere er direkte og personlig, men foregår formidlet af teknologien, fx via en skærm. Det kan have store fordele, men kan også bidrage til at svække kommunikationen, relationen og tilliden mellem parterne.

De fleste medarbejdere kan godt leve med standardisering, så længe den er meningsfuld, fagligt begrundet og kan påvirkes i takt med, at alle bliver klogere. Hvis der findes en best practice for at udføre en specifik arbejdsgang, kan de fleste se logikken i, at alle bruger den.

Erhvervspsykologerne Morten Jack og Morten Ejskov

Ingen af de tre tendenser er i sig selv kun positive eller negative. Man er nødt til at være bevidst om, hvordan de kan præge en række forhold på arbejdspladsen, så teknologiens ønskede fordele kan udnyttes, og eventuelle ulemper forebygges eller håndteres. Lad os se nærmere på teknologiens mulige betydning for tre afgørende dimensioner i det daglige arbejde: faglighed, relationer og arbejdsmiljø. Læs mere om kompetencer og kompetenceudvikling i Hvordan ændrer teknologien behovet for nye kompetencer?

Faglighed

En teknologi kan være som et stykke godt værktøj i hænderne på den dygtige håndværker: Det gør det muligt at bruge sit faglige håndelag til at løse opgaven endnu bedre. Teknologien kan således understøtte fagligheden og sikre, at opgaver bliver løst på et ensartet højt fagligt niveau. Den kan måske også frigøre tid, der før blev brugt på trivielle rutiner, til mere komplekse opgaver, som i højere grad kræver medarbejdernes faglige og relationelle ekspertise. På den måde kan teknologien bidrage til en positiv jobudvikling.

Risikoen for det modsatte er også til stede. Standardisering og formalisering af arbejdsopgaver kan af nogle opleves som et tab af fleksibilitet og selvstændigt fagligt råderum – måske endda som mistillid til deres faglige dømmekraft. Og hvis teknologien ikke fungerer gnidningsfrit i hverdagen, kan den stjæle tid og fokus fra kerneopgaven og dermed måske svække mening og motivation hos medarbejderne.

I begge tilfælde kan teknologien betyde, at det er nødvendigt at “genforhandle” de faglige identiteter, dvs. opfattelsen af, hvad der er den faglige kerne i opgaveløsningen, og hvad vil sige at være en fagligt kompetent fx lærer, sagsbehandler eller social- og sundhedsassistent. Fagidentiteter vil typisk være indarbejdet igennem lang tids praksis, så når man indfører ny teknologi, er det vigtigt at tage højde for den mentale omstilling, ændringer i fagligheden kan kræve.

Samtidig kan sådanne forskydninger i faglighed og faglig identitet påvirke forskellige faggruppers indbyrdes status – fx fordi én faggruppes kompetencer bliver relativt mere efterspurgt – og det kan have betydning for, hvordan de hver især tager imod en ny teknologi.

Spørgsmålet om professionelle identiteter og relationer er vigtigt i offentlige organisationer, fordi disse traditionelt set er afhængige af ansatte, der motiveres af den offentlige organisations overordnede mål. Det er derfor væsentligt, hvordan genforhandlingen af professionelle identiteter og relationer sker i forbindelse med digitalisering

Anja Svejgaard Pors, lektor, Københavns Professionshøjskole

Relationer

Ny teknologi kan påvirke medarbejdernes relationer i arbejdet. Det gælder ikke bare forbindelsen til borgere og brugere – se afsnittet Utilsigtede effekter på side 14 – men også deres kollegiale og ledelsesmæssige relationer.

Ny teknologi kan forbedre mulighederne for at kommunikere, koordinere og videndele indbyrdes. Det kan styrke relationer og samarbejde, at man fx har let adgang til at få digital kontakt med hinanden, og at medarbejdere via fælles it-systemer kan dele oplysninger om en sag eller en borger – på tværs af fagligheder, tid og sted.

Men især formaliseringen af arbejdsprocesserne og teknologiens mediering af de direkte personlige kontakter kan også præge hverdagen på måder, som nogle vil opleve som en svækkelse af vigtige relationer.

Det gælder fx, hvis en arbejdsproces, der før krævede direkte personlig kontakt og dialog, fremover skal foregå digitalt og/eller automatiseret. Her er risikoen, at der går noget vigtigt tabt i “overdragelsen fra menneske til maskine”.

Det kan fx være, at den personlige formidling af en afgørelse i en sag ikke bare var en simpel overførsel af information, men også sikrede troværdighed og tillid i relationen mellem borger og kommune. Eller at de fem-ti minutters morgensamling, hvor kørelisterne til hjemmeplejen blev afstemt, styrkede et vigtigt kollegialt arbejdsfællesskab, der fik sværere vilkår, da listerne bare blev sendt ud til medarbejderne digitalt.

Det er lederens opgave at understøtte, at ny teknologi og øget brug af data bliver en del af den faglige identitet og opgaveløsning. Det betyder, blandt andet, at lederen skal turde udfordre den faglige identitet, der er på området, og hjælpe medarbejderne med at forholde sig til, hvordan øget brug af data og de nye teknologier forandrer kerneopgaven og supplerer og ændrer medarbejdernes relation og kommunikation med borgerne.

KL: Ledelse i en digital tid

Selv når der “bare” er tale om, at én kommunikationsform bliver udskiftet med en anden, kan det få betydning for relationernes karakter. Virtuelle besøg i hjemmeplejen har både fordele og begrænsninger i forhold til fysiske besøg. Fjernundervisning er godt til nogle ting og dårligt egnet til andre. Zoommøder kan være en fin og nødvendig løsning, men der er også noget, man mister.

At relationer bliver ændret, er ikke i sig selv et argument imod en ny teknologi, men det kan være en påmindelse om at have fokus på utilsigtede relationelle effekter af teknologien. Måske kan man tage højde for det i den måde, teknologien anvendes på, eller man kan finde andre måder at sikre de kvaliteter, der måske går tabt i processen.

Arbejdsmiljø 

Ny teknologis betydning for arbejdsmiljøet kan anskues fra mange vinkler. Partssamarbejdet om arbejdsmiljø, BFA, har valgt at tage udgangspunkt i en bred karakteristik af “det gode arbejde” og derudfra vurderet, hvordan ny teknologi (mere præcist digitalisering) potentielt både kan påvirke dette positivt og negativt. Eksempler på fordele og ulemper for det gode arbejde kan ses herunder:

Kendetegn ved det gode arbejde:

(Kilde: BFA: Digitalisering og det gode arbejde)

Mulige fordele:

Digitalisering kan være et redskab, der understøtter mulighederne for at løse kerneopgaven fagligt tilfredsstillende.

Mulige ulemper:

Digitalisering kan gøre opgaveløsningen mindre realistisk, hvis fx teknologien og/eller businesscasen er fejlbehæftet, dårligt designet, dårligt implementeret, eller kompetenceudviklingen er utilstrækkelig

 

Mulige fordele:

Digitalisering kan understøtte og give bedre plads til den menneskelige interaktion, som borgerne værdsætter, og hvor den uformelle anerkendelse sker.

Mulige ulemper:

Digitalisering kan reducere især den uformelle anerkendelse og kan samtidigt styrke den målingsbaserede feedback på den relationelle feedbacks bekostning.

Mulige fordele:

Digitalisering kan understøtte medarbejdernes autonomi og råderum.

Mulige ulemper:

Digitalisering kan være med til at udfordre medarbejdernes selvstændighed, hvis fx en for høj grad af standardisering indsnævrer det faglige råderum.

Mulige fordele:

Digitalisering kan give mulighed for at fokusere mere på den meningsskabende kerneopgave, fx ved at reducere de ressourcer, der skal bruges på rutineopgaver og administrative støttefunktioner.

Mulige ulemper:

Digitalisering kan flytte fokus fra kerneopgaven til selve teknologien og de processer, den understøtter.

Mulige fordele:

Digitalisering kan åbne for nye indsigter og muligheder og bringe medarbejdernes faglighed i spil på nye måder.

Mulige ulemper:

Digitalisering kan overudfordre, fx ved at kræve større og hurtigere forandringer end den enkelte kan rumme.

Mulige fordele:

Digitalisering kan reducere arbejdspresset via automatisering af rutineopgaver eller ved at overtage/aflaste fysiske belastende opgaver.

Mulige ulemper:

Digitalisering kan øge de fysiske/ergonomiske belastninger samt medføre angst og utryghed pga. uvished om egen rolle i forandringerne.

Yderligere tre forhold nævnes ofte som potentielt betydningsfulde for arbejdsmiljøet og kan derfor inddrages i overvejelserne om en ny teknologis positive og negative effekter: driftssikkerhed, grænseløshed og transparens.

Digitalisering er ikke i sig selv hverken godt eller dårligt nyt for arbejdsmiljøet. Der findes masser af eksempler på digitalisering, der fx frigør ressourcer i hverdagen, øger kvaliteten, letter videndeling og styrker samarbejdet om kerneopgaven – og derigennem bidrager til et godt psykisk arbejdsmiljø. Men digitaliseringen kan også have utilsigtede, negative konsekvenser for arbejdsmiljøet.

BFA: Digitalisering på uddannelsesinstitutioner

En teknologi, der ikke virker efter hensigten, kan bogstavelig talt være en stressfaktor i en travl hverdag. Det gælder, hvis teknologien ikke er tilstrækkeligt brugervenlig, ikke har den ønskede funktionalitet, eller hvis den for ofte “er nede”. I alle disse tilfælde kan det stjæle tid fra kerneopgaven, opleves frustrerende og være med til at øge arbejdspresset – typisk stik imod de forventede og ønskede effekter.

Det er velkendt, at nogle typer af arbejde let bliver grænseløst, når teknologien gør det muligt at arbejde hvor som helst og når som helst. Det kan i bedste fald skabe frihed og fleksibilitet, i værste fald følelsen af altid at skulle være tilgængelig og aldrig rigtig at kunne holde fri.

Digitalisering retter sig ofte mod de delopgaver, der kan sættes på formel og baseres på entydige, strukturerede data. Men når man automatiserer dette formelle arbejde, risikerer nogle af de usynlige kvaliteter ved arbejdet at ryge ud med badevandet.

HK Kommunal: God ledelse i en digital hverdag

Endelig gør især digitale systemer ofte arbejdet meget gennemsigtigt, fordi man som medarbejder sætter digitale spor i næsten alt, hvad man foretager sig. Det kan være en stor styrke i forhold til både planlægning og kvalitetssikring, at man som ledelse har data på alt fra arbejdstider, indsatser, ressourceforbrug og resultater. Men samtidig kan det give medarbejderne en oplevelse af “overvågning” – især hvis der ikke er fuld åbenhed om, hvordan data om deres adfærd og performance bliver registreret og anvendt.

Bemærk, at teknologiens betydning for det psykiske arbejdsmiljø i høj grad afhænger af den måde, den bliver implementeret på. Selv en nok så fremragende teknologi, der understøtter kerneopgave, faglighed og relationer, kan få negative effekter, hvis den ikke bliver implementeret ordentligt.

Læs mere om Inddragelse i Hvordan skal vi samarbejde om god implementering?

Publikation: "Sammen om ny teknologi"

Sådan får vi det bedste ud af de digitale muligheder.

(Skal du bruge et større antal trykte eksemplarer af ”Sammen og ny teknologi” så skriv en mail til kaan@kl.dk)

 

Ny teknologi er ofte digital

Når man taler om teknologi i kommunerne, betyder “ny teknologi” næsten altid digital teknologi og digitalisering. Det er en velbegrundet forenkling.

For der findes selvfølgelig mange andre former for teknologi: elevationssenge, rendegravere og whiteboards er også teknologi. Men dels har næsten al ny teknologi nu et element af noget digitalt, dels er det her, der sker de store nybrud, hvor en ny teknologi ikke bare er en lille forbedring af en velkendt.

Derfor skelnes i denne udgivelse ikke skarpt imellem, om en ny teknologi er digital eller ej. De fire grundspørgsmål er således også relevante, uanset hvilken ny teknologi der er tale om.

Fem spørgsmål om teknologi og opgaveløsning

1. På hvilke måder kan teknologien konkret forbedre vores daglige arbejdsgange?

2. Hvordan vil teknologien kunne understøtte – eller udfordre – vores faglighed?

3. Hvilke af hverdagens kollegiale relationer kunne blive positivt eller negativt berørt af teknologien?

4. Hvordan kan teknologien påvirke vores oplevelse af et tilfredsstillende arbejde og et godt arbejdsmiljø?

5. Er der særlige kvaliteter i det uformelle eller usynlige arbejde, vi skal være opmærksomme på at bevare, når vi ændrer vores arbejdsgange med teknologi?

Sammen om ny teknologi

Her på siden finder I inspiration til, hvordan I sammen kan gribe en teknologiproces an i jeres kommune.

"Sammen om ny teknologi" er en publikation, som sætter fokus på fire grundspørgsmål, som alle parter i teknologibeslutningen med fordel kan overveje sammen.

Publikationen er især henvendt til chefer, ledere, tillidsvalgte og samarbejdsfora i kommunerne, som står foran eller midt i vigtige teknologibeslutninger. Den kan fx bruges som oplæg til drøftelser i MED-udvalg, i chef- og ledergrupper eller mellem ledere og medarbejdere på den enkelte arbejdsplads.

Publikationen bygger dels på interview med eksperter og praktikere på området, og dels på eksisterende viden om ny teknologi og digitalisering.

Det er Fremfærds bestyrelse, som står bag.