"Jeg har ikke tid til at løse mine arbejdsopgaver!"

Hvis der skulle være en overskrift på Osted Skoles arbejdsmiljøvurdering for to år siden, ville det være den.

Nye it-redskaber, ny læringsplatform og ny tidsregistrering kombineret med blandt andet folkeskolereform var ved slå bunden ud af hverdagen hos mange af medarbejderne.

- Der var fra centralt hold sat mange skibe i søen, og samlet set betød det, at mange medarbejdere havde en oplevelse af ikke at have tid til deres opgaver. Der var lærere, som kunne sidde med en stak opgaver fra en klasse og ikke ane, hvornår de skulle få tid til at rette dem, forklarer Dan Stenbæk, der er tillidsrepræsentant for lærerne på Osted Skole.

MED og ledelse var selv med til at skabe løsninger

Ansatte og ledelse var enige om, at der måtte gøres noget. Derfor sendte skolens arbejdsmiljørepræsentant og ledelse en ansøgning til SPARK, hvorefter SPARK-konsulent Ole H. Sørensen blev tilknyttet og samarbejdede med skolens MED-udvalg for at finde gode løsninger.

- Det, der især var godt ved SPARK-forløbet, var, at vi ikke bare fik en færdig pakke. Vi var selv med til at skabe løsningerne, siger skoleleder Jim Kehlet.

Det betyder, at MED-udvalget i dag har gjort tre af de modeller, de blev præsenteret for i forløbet, til deres egne. De hænger nu på plancher på både skolelederens kontor, i personalerummet og andre steder på skolen.

- Vi tog de modeller, der fængede bedst i personalegruppen, og videreudviklede på dem, så de kan være udgangspunkt for et fælles sprog, forklarer viceskoleleder Marianne Gregersen.

Redskaber skal løse problemer i et frikvarter

Alle tre redskaber kan bruges, når der er for mange opgaver. De kan bruges af medarbejdere og ledelse i hverdagen, på personalemøder, i klasseteams, årgangsteams, i fagteams – ja selv i korte samtaler om et problem i et frikvarter.

- En model må ikke kun fungere, hvis man har et tretimers møde. For mig er succeskriteriet, at mine kolleger oplever, at de kan bruge de her redskaber, når de står over for en udfordring, de lige skal klare i frikvarteret, siger lærer Dan Stenbæk.

Øverst på planchen med de tre modeller står der ’Tid til opgaven’ ved siden af et lille timeglas. Nedenunder er der tre enkle illustrationer af

1. ’Prioriteringstrekanten’, som hjælper med at prioritere i opgaver
2.  ’Fra jeg- til vi-opgaver’, som minder om, at man ikke er alene om at løse opgaverne og
3. ’Standarder for løsning af en opgave’, som illustrerer, at opgaver kan løses på forskellige niveauer

Det virker at prioritere opgaverne i fællesskab

Det første redskab – ’Prioriteringstrekanten’ – er et redskab til at prioritere opgaver. Den har Hanne Pedersen, der er pædagog og tillidsrepræsentant for pædagogerne, allerede gode erfaringer med:

- Vi syntes ikke, vi havde tid til ret meget, men så satte vi os ned i teamet med modellen og kiggede på: Hvad er det så, vi bruger vores tid på? Så lavede vi sedler med alle vores opgaver og kunne kigge på, hvad der var mest vigtigt, så vi kunne prioritere, forklarer Hanne Pedersen.

Prioriteringstrekanten kan både bruges i det nære og daglige, og når man skal planlægge de store linjer. Ved et personalemøde brugte en gruppe for eksempel prioriteringstrekanten til at kigge på skolens traditioner. Skulle alt i løbet af året fejres, eller var der noget, man kunne fravælge? En anden gruppe arbejdede med forældrekommunikation og diskuterede behovet for at lave ugeplaner, svartider på forældremails etc.

- Modellerne er med til at få frem i lyset, at der sidder mennesker med forskellige holdninger til de her spørgsmål. Og diskussionerne hjælper med at få en fælles forståelse og retning, forklarer skoleleder Jim Kehlet.

Fra jeg- til vi-opgaver

Det andet redskab ’Fra jeg- til vi-opgaver’ minder om, at man ikke har eneansvar for alle opgaver, men at der er hjælp at hente hos kollegerne. Mange opgaver er kollektive. Og det er godt at blive mindet om, for der kan være tendens til, at opgaver lander hos de samme, fordi vedkommende er god til at løse dem, pointerer skoleleder Jim Kehlet.

- Det skal være legalt at gøre noget til vi-opgaver, forklarer han.

Man kunne måske tro, at det skaber konflikter, når opgaverne omfordeles. Men lærer Dan Stenbæk oplever det faktisk modsat:

- Det er ikke konfliktfyldt at kigge på opgaverne. Det er oplysende. For eksempel er der ikke længere en klasselærer i hver klasse. Nu er vi flere kontaktlærere på en klasse, og så har man brug for at være klare på, hvad er ’jeg-opgaver’, og hvad er ’vi-opgaver’, forklarer han.

Pædagog Hanne Pedersen nikker:

- Det handler om, at vi i højere grad ser opgaverne som fælles og ikke som den enkeltes. Hvis der er én i et team, der oplever, at han eller hun har for mange opgaver, så kan man lægge opgaverne frem og tale om, hvilke de andre kan tage,” siger pædagog Hanne Pedersen.

Viceskoleleder Marianne Gregersen supplerer:

- Det er legalt, at man ikke skal klare det hele selv, men at man har et godt professionelt teamsamarbejde. Ofte kan det være en fordel at løse en opgave sammen frem for at bøvle lang tid med den alene.

Man kan faktisk løse opgaver for godt

Den tredje model gør det håndgribeligt, at man kan løse alle opgaver på mange forskellige niveauer – både over og under niveau og lige præcis tilfredsstillende.

Et helt konkret dilemma er de mange forældrehenvendelser, som lærere får. Nogle lærere vælger at svare på deres mails om aftenen, men andre svarer først næste dag. Men hvilken standard kan forældrene så forvente?

- Det her er en model, som hjælper personalet med at støtte hinanden i at finde en fælles standard. Man får øje på, hvornår vi sætter barren for højt, og hvornår vi måske ikke lever op til den standard, vi gerne vil. Modellen bidrager til, at det ikke bliver en negativ snak men en forståelse af hinandens prioriteringer, forklarer viceskoleleder Marianne Gregersen.

Metode: Over eller under standard?

Læs mere om metoden 

Download over eller under standard

Gør det nemmere at drøfte svære emner

Med modellen bliver det mere legitimt at tage drøftelserne om det professionelle samarbejde, pointerer skoleleder Jim Kehlet.

- Man kan sidde i et klasseteam og have forskellige holdninger til, hvad en fornuftig løsning af opgaven er. Det skaber klarhed, når man taler det igennem, siger han.

Diskussionerne bidrager til, at der er færre formodninger og mere klarhed, pointerer lærer Dan Stenbæk.

- Dialogen kommer op på et højere niveau, når vi har det her fælles sprog og nogle termer, som vi kan gå ud fra. Allerede da vi havde snakket om ’over og under standard’ første gang, kunne man høre rundt omkring på gangene, at folk brugte begreberne, siger Dan Stenbæk.

Det er blevet legitimt at sige: ’Jeg kan mærke, at jeg bruger for meget tid på opgaven’, og det er samtidig okay at sige: ’Men hov, måske arbejder du også over standard’.

Både ledelse og medarbejdere håber, at arbejdet med de nye redskaber kommer til at afspejle sig i fremtidige arbejdspladsvurderinger.

- Vi er stadig i opstartsfasen, men det er blevet taget positivt imod, siger skoleleder Jim Kehlet.