Jobcentrene bliver mere og mere digitale, men hvordan sikrer man sig, at de it-systemer og digitale løsninger, man indkøber, er de rigtige og bliver brugt af medarbejdere og borgere?

Det er det helt store spørgsmål, som Jobcenter Esbjerg har tacklet ved at etablere en 20 personer stor it-strategigruppe. Gruppen består af både ledere og udviklings- og fagkonsulenter, som mødes hver anden måned og drøfter retningen og rammerne for de it- og digitale løsninger, de har eller indkøber i jobcenteret.

- Vi har mange digitale muligheder, men får vi dem brugt optimalt? Det sætter vi fokus på i gruppen, og det har gjort, at vi på det strategiske niveau er langt bedre forankret end før, siger Birgit Bang, der er kontorchef i Jobafklaring i Esbjerg Kommune.

Fik et godt skub på vejen

Esbjerg Jobcenter har deltaget i Fremfærd Borger-projektet "Digitale veje til job", hvor de på fire temadage har mødtes med 14 andre kommuners jobcentre til vidensdeling og erfaringsudveksling om den digitale transformation, som området er i gang med.

På de fælles temadage har gruppen af ledere og medarbejdere fra Esbjerg fået god inspiration fra de andre kommuner til at sætte gang i det strategiske arbejde.

- Vores deltagelse i projektet har bekræftet os i, at vores tanker om en strategigruppe var rigtig god og kunne medvirke til at undgå nogle faldgruber i forbindelse med implementering af ny teknologi, siger Mona Due-Frederiksen, udviklingskonsulent i Jobafklaring.

De rigtige mennesker bliver inddraget

It-strategigruppen i Esbjerg Jobcenter har arbejdet i et års tid, hvilket allerede nu har båret frugt, fordi arbejdsgangen omkring digitalisering er blevet ændret, fortæller Mona Due-Frederiksen.

- Før var det fx ledelsen, som tog beslutningerne om it, hvorefter der blev nedsat nogle arbejdsgrupper. Nu får vi de folk, som arbejder med området, flyttet ind i beslutningsrummet, hvilket bare giver så god mening, da det øger kvaliteten og sikrer den røde tråd og mere gennemsigtighed - vi får på den måde alle aspekter med, siger hun.

Kontorchef Birgit Bang (tv) og udviklingskonsulent Mona Due-Frederiksen (th).

Systemlandskab giver overblik

Jobcenter Esbjerg blev på én af temadagene i projektet inspireret af en anden kommune, som havde lavet et systemlandskab - altså et overblik over alle it- og digitale løsninger og hvilke faggrupper, der bruger dem.

- Det har faktisk gjort, at vi har kunnet opsige nogle aftaler, fordi vi kunne se, at de ikke havde den samme værdi for os mere, siger Mona Due-Frederiksen.

Samtidig har det åbnet jobcenterets øjne for programmer, som nogle få medarbejdere bruger meget og er rigtig glade for.

- Der har vi arbejdet med at synliggøre de programmer i en bredere kreds og sprede budskabet om, at der findes noget smart, som andre kan have glæde af, siger hun.

Hvad vil vi med teknologien?

Et andet fokus i strategigruppen er altid at spørge grundigt ind til formålet med teknologien. Hvorfor køber man et givent system? Skal de forbedre servicen for borgerne? Skal det forbedre arbejdsgangen for medarbejderne? Og hvad vil man have ud af det?

- Allerede inden vi køber noget, er vi blevet skarpere på, hvad vi vil med systemet, så vi undgår den situation, hvor vi køber noget, fordi det lyder megasmart, men hvor det ender med, at ingen bruger det, siger udviklingskonsulent Mona Due-Frederiksen.

Hun sidder selv med i it-strategigruppen og har taget på sig at stå for at lave en implementeringsskabelon, som skal udarbejdes på hver enkel digital løsning for at sikre, at jobcenteret får så meget som muligt ud af de digitale løsninger - både de nye og gamle.

- Noget af det, vi er blevet bedre til, det er den løbende opfølgning. Vi har fast status på vores forskellige it-løsninger, hvor vi ser på, hvordan og hvor meget afdelingerne bruger dem, siger hun.

Særlig indsats til nogle afdelinger

På et statusmøde for nylig viste data, at det program, som jobcenteret bruger til kommunikation med borgerne, SchultzForum, blev brugt flittigt i de fleste afdelinger, men ikke alle var med.

- Vi ville gerne have, at alle afdelinger kom med på den løsning, fordi det giver god mening for borgerne at have den som samlende løsning og nem og hurtig adgang til os, siger Mona Due-Frederiksen.

Derfor måtte de sætte ind med en mere håndholdt og skræddersyet løsning til de tre afdelinger, hvor færrest borgere havde hentet appen og brugte den aktivt.

De tre afdelinger fik undervisning i programmet af konsulenter fra leverandøren, og der var mødepligt til de halvanden timers undervisning.

- Det viser bare, hvor vigtig den kontinuerlige opfølgning er, fordi det sikrer, at vi følger op - og at en digital løsning ikke bliver glemt, siger hun.

Næste skridt bliver AI

Med deltagelsen i projektet og arbejdet med it-strategigruppen føler Jobcenter Esbjerg sig godt rustet til fremtiden.

- Vi er nået langt, og vi har fået en effektiv organisering, og nogle medarbejdere der ved, hvorfor vi har forskellige systemer, og hvad de skal bruge dem til, siger kontorchef Birgit Bang.

Næste fokus banker allerede på døren og hedder kunstig intelligens. Og her kigger en arbejdsgruppe lige nu på, hvordan jobcenteret kan bruge AI - og hvad de vil have ud af det.

- Jeg synes, at vi er godt gearet til at kaste os over mere digitalisering, siger Birgit Bang.