Den traditionelle skolesekretær er gået på pension, og afløseren er en moderne administrativ medarbejder, der selv definerer arbejdsrutiner og kan tænke i optimering af processer. Alle administrative medarbejdere på Aarhus Kommunes folkeskoler bliver derfor efteruddannet, mens jobrotationsvikarer passer de daglige opgaver.

Projektet omfatter samtlige over 400 administrative medarbejdere i Børn og Unge, hvoraf 280 arbejder på folkeskoler, i dagtilbud, fritidsklubber og lignende. De første 112 medarbejdere gennemførte i foråret 2016 et kompetencegivende modul af fire ugers varighed. En af de folkeskoler, der har nydt godt af det, er Åby Skole. Her har to ud af skolens tre administrative medarbejdere foreløbig været afsted med rotations­vikardækning, og det er der kommet mange gode ting ud af, fortæller Jette Jul Nevado, administrativ leder på Aaby Skole.

LÆS OGSÅ: Her er fremtidens skolesekretær

- Vores administrative medarbejdere er blevet fagligt klædt på til at håndtere flere typer arbejdsopgaver og har samtidig fået større lyst til at give sig i kast med nye opgaver – også nogle af de mere overordnede ting, som jeg hidtil har varetaget alene.

Smartere opgaveløsning

Hun oplever samtidig, at medarbejderne er kommet tilbage mere selvhjulpne i opgaveløsningen og med et skærpet blik for at løse opgaverne smartere, fordi de via efteruddannelsen har fået større indsigt i, hvad det er for en organisation, de er del af.

Jette Jul Nevado er formand for den ledelsesfaglige klub for administrative ledere i Aarhus Kommune og har i den egenskab anbefalet kommunen at bruge jobrotation til at klæde de administrative medarbejdere bedre på til nye krav og opgaver, herunder decentralisering af forvaltningsopgaver som løn, personale, økonomi, fællesadministration af dagtilbud samt arbejdsmiljø. Og til at se sammenhængen mellem opgaverne.

- Vi kan ganske enkelt ikke løse alle de mange fremtidige opgaver, samtidig med at der er fokus på besparelser på det administrative område, hvis ikke alle er optaget af, hvordan vi løser opgaverne smartere. Det kræver forståelse for helheden, så det har været en vigtig brik i projektet at give medarbejderne forståelse for at arbejde i en politisk organisation og for, hvordan opgaverne drypper ned igennem forvaltningen, siger hun

Det er første gang, Åby Skole deltager i et jobrotationsprojekt på det administrative område, men det er ikke en debut for Jette Jul Nevado. Hun har lang og god erfaring med jobrotation fra tidligere job i kommunen, herunder 17 år i personaleafdelingen, hvor hun var involveret i mange jobrotationsprojekter

Det har lært hende at være meget tydelig:

- Da jeg præsenterede projektet for mine medarbejdere, var de lidt skeptiske. Så jeg var tydelig om formålet med at deltage og om de forventninger, der naturligt følger, når de har gennemført uddannelsen, siger hun.

Medarbejderne ville gerne deltage i grundforløbet, men i videregående uddannelser indgår krav om eksamen, og det virkede lidt skræmmende på nogen, husker Jette Jul Nevado.

- Min erfaring med jobrotation sagde mig, at de ville få lyst til det, når de først kom afsted på grundmodulet, og sådan gik det også. Det er en sjov effekt og rigtig spændende, at medarbejdere kan komme over den barriere og opleve, at ”jeg kan jo faktisk godt”.

Vellykket speedrekruttering

Vikardækningen er det eneste aspekt ved jobrotation, der kan give ”panderynker”. Dog ikke selve rekrutteringen af vikarerne, som gik uden større sværdslag: Med jobcenterets mellemkomst meldte flere hundrede ledige sig som interesserede, og 60 af dem blev udvalgt og inviteret til et arrangement, hvor de kunne møde repræsentanter fra de otte områder, der søgte vikarer til i alt 42 skoler. En metode, Jette Jul Nevado varmt kan anbefale andre arbejdsgivere:

Ansøgerne blev sat stævne i et fælles lokale, hvor hvert område havde en station. Dem gik ansøgerne rundt imellem – tre minutter ved hver station. Det var spændende og viste sig at være nok til at få et godt indtryk af den enkeltes ønsker og personlighed. Alle skoler havde hver deres favoritter, så der var ingen indbyrdes konkurrence om kandidaterne.

Senere opstod den udfordring, at nogle af kandidaterne fik job andre steder, inden de skulle starte på skolerne. Tre fik job under det introforløb, vikarerne fik i form af fire ugers uddannelse og to ugers virksomhedspraktik på skolen. Inden sommerferien 2016 havde 15 vikarer fået ordinær beskæftigelse, og flere ventes at følge trop.

- Det er selvfølgelig en positiv historie, og en del af formålet med jobrotation, men det betød, at nogle vikarer, der kom til, ikke fik samme introduktion til jobbet som planlagt. Og uanset oplæring kan arbejdsgiveren ikke forvente helt det samme af vikaren som af den faste medarbejder, vurderer Jette Jul Nevado

- Som leder skal man være forberedt på "støj" og en vis uro, og der skal prioriteres anderledes, men det er jo kun på den korte bane. På den lange bane kunne jeg se frem til at få mine medarbejdere superuddannede og dermed ”hæve gevinsten” mange år frem, siger hun.

Hun har også haft glæde af de ledige, der var rotationsvikarer. En af dem er efterfølgende ansat i et barselsvikariat.

- Hun kom med en enorm energi, lærte hurtigt og er hamrende dygtig. Men fordi hun var ledig, var det svært at få job. I kraft af vikariatet fik hun mulighed for at vise, hvad hun kunne, og hun fik et job at søge videre fra. At give en ledig den mulighed, det har også værdi for vores arbejdsplads, siger Jette Jul Nevado.