Dialog og data er med til at nedbringe sygefraværet
Hvilke indsatser kan I arbejde med for at tage toppen af sygefraværet? Få gode råd og pointer fra temadag om at forebygge sygefravær.
Brug af data, åben dialog om sygefravær og mulighed for fleksibilitet.
Det er nogle af de nøgleord, som var på dagsordenen på en temadag om sygefravær i ældreplejen i Odense forleden. Her var ledere og medarbejdere fra 9 kommuner samlet for at få inspiration og ny viden til at styrke og udvikle deres sygefraværsindsatser.
Viden og erfaringer på dagen kommer fra projektet "Forebyggelse af sygefravær - hvad virker på ældreområdet?", som KL og FOA står bag.
Tipskupon om sygefravær
På temadagen fik deltagerne et oplæg fra forsker Ann-Kristina Løkke, der står bag projektets rapport, som kommer med 9 anbefalinger til succesfulde sygefraværs- og fastholdelsesindsatser.
Efterfølgende drøftede deltagerne, hvilke af de 9 anbefalinger de selv arbejder med, og hvilke de gerne ville sætte mere fokus på. Det foregik som en tipskupon, hvor de kunne krydse af i fem felter: Ja, Nej, På vej, Interessant og Ikke relevant.
Først anbefaling handler om at definere, hvad sygefravær er, og tale åbent om det.
I gruppen fra Faaborg-Midtfyn Kommune konstaterede de, at de er "på vej".
- Jeg synes, vi taler åbent om sygefravær både individuelt og på personalemøder, men vi kunne godt sætte mere fokus på det, siger leder af Årslev hjemmepleje Karina Spandet Nielsen.
Særligt det her med at få defineret, hvad sygefravær er, for at få en fælles forståelse og et fælles sprog for det.
- Det kunne vi godt tage op i vores teams. Det vil give mening, siger hun.
Leder Karina Spandet Nielsen og tillidsrepræsentant Lone Pedersen Nielsen fra Årslev hjemmepleje.
Anden anbefaling handler om at skabe en god relation mellem leder og medarbejder.
I hjemmeplejen i Årslev har der været fire ledere på fire år, hvor Karina Spandet Nielsen har været der de seneste to år. Og det giver en tiltrængt stabilitet, siger tillidsrepræsentant Lone Pedersen Nielsen.
- Den anbefaling har jeg skrevet Ja til. Du har været med til at give noget ro og skabt en god relation. Du er lige så meget på gulvet, som du er inde på dit kontor, siger hun henvendt til sin leder.
Den gode relation kræver benarbejde, og det er ikke nok bare at sige "Min dør står åben", mener Jette Laursen, sygefraværskonsulent i Odense Kommune.
- Det kan godt blive lidt pseudo. For det er jo ikke ensbetydende med, at medarbejderen kommer ind og siger, "nu får jeg mere migræne". Lederen er nødt til at have en interesse i medarbejderne og kunne spotte mønstre - uden at det bliver en sygefraværssamtale eller forvekslet med kontrol, siger hun.
Tredje anbefaling handler om at bruge data aktivt i sygefraværsindsatsen.
Helle Gudmann Hansen, der er tillidsrepræsentant i sundhedscenter Åhaven, der er et tidligere diakonhjem, men nu er drevet af kommunen, har krydset af i feltet "Interessant":
- Vi får ikke rigtig noget data meldt ud, men jeg får lidt, fordi jeg som TR sidder med i fraværssamtalerne, siger hun.
I hjemmeplejen Årslev er det en anden historie.
- Jeg er lidt af en datanørd. Jeg bruger data til mange ting, og på personalemøder viser jeg gerne data om sygefravær, særligt når der er store udsving, siger leder Karina Spandet Nielsen.
Sygefraværskonsulent i Faaborg-Midtfyn Kommune Lisa Andresen og tillidsrepræsentant på sundhedscenter Åhaven Helle Gudmann Hansen.
At bruge data på den måde er en rigtig god ting, supplerer Lisa Andresen, sygefraværskonsulent i Faaborg-Midtfyn.
- Det synliggør rigtig godt det fælles ansvar og viser, hvad det betyder, når der er meget fravær på en arbejdsplads.
Og det er der bred enighed om blandt de andre kommuner,
- Lad os få data på bordet, så vi ikke bare går med vores mavefornemmelse, men i stedet ser på, hvad det er for mønstre, der viser sig i sygefraværet, lyder det fra sygefraværskoordinator i Ishøj Kommune Grith F. Tjørnemark.
Og så skal man huske at sætte spot på alle dem, som altid kommer, mener plejecenterleder Ida Bjørn Nielsen fra Aarhus.
- De syge får tit al opmærksomheden, men man kan også bruge data til at lyse på det, der virker, og de medarbejdere, som har et stort fremmøde, siger hun.
Det bakker Karina Lykke Larsen, der er arbejdsmiljørepræsentant i hjemmeplejen i Aarhus, op om.
- Man burde vende det om og spørge, hvorfor kommer du altid på arbejde?
Fjerde anbefaling handler om at tænke fleksibilitet ind i sygefraværsindsatsen.
Her er gruppen fra Faaborg-Midtfyn ret enige om, at det er noget, de har stort fokus på. Det handler om at skabe fleksible rammer, så medarbejdernes hverdag hænger sammen, så de ikke tyr til at melde sig syg, når de ikke kan få enderne til at mødes, lyder det fra Karina Spandet Nielsen.
- Vi skal have arbejdslivet til at gå op med privatlivet. Det er vigtigt at italesætte. Og jeg hjælper gerne med at bytte en vagt, hvis der noget, som presser, siger hun.
Samme tilgang har man i Aarhus, fortæller viceleder i hjemmeplejen Lea Lajer.
- Vi er meget fleksible. Der er næsten aldrig nogen, der ikke kan få fri, hvis de er presset. Så finder vi en løsning.
Fleksibilitet kan også handle om at finde et alternativ til at melde sig syg. Altså de situationer, hvor en medarbejder ikke føler sig på toppen, eller der er sket noget uforudset.
- I Årslev har vi fokus på at være fleksible og hjælpe med at kunne få fri, når noget i privatlivet eller andet giver behov for fridag. For eksempel ringede en medarbejder og sagde, at hun ikke var syg, men var brugt efter for lidt søvn i flere dage, og her aftalte vi, at hun kunne gå tidligere den dag, siger Karina Spandet Nielsen.
- Det er interessant, at man kan drøfte en fridag eller feriedag, hvis medarbejder siger, at de ikke er syg, men har behov for en dag hjemme, og så er man fleksibel på den måde, siger sygefraværskonsulent Lisa Andresen.
Femte anbefaling handler om at bevare et vedvarende fokus på indsatsen, og den sjette anbefaling handler om at skabe et stærkt kollegialt sammenhold og et fælles ansvar for sygefravær.
Hjemmeplejen i Årslev er organiseret i mindre teams, og det giver en fordel i forhold til at skabe et fælles ansvar for sygefraværet, oplever Lone Pedersen Nielsen, der er tillidsrepræsentant.
- Vi er en lille gruppe, og vi skal have det til at køre, så det giver mere ansvar for fællesskabet, end hvis man sidder i en gruppe på 20, og en er syg, så føler man ikke samme ansvar, siger hun.
Syvende anbefaling handler om at gøre tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter til ambassadører for indsatsen.
- Nej, den er vi ikke i mål med, men vi er på vej, lyder det straks fra Lone Pedersen Nielsen fra Faaborg-Midtfyn
Det får sygefraværskonsulent Lisa Andresen til at foreslår at holde et møde med TR'erne for bl.a. at gennemgå og vidensdele om kommunens sygefraværsguide/sygefraværspolitik.
- Så kan vi sammen styrke relationen og samarbejdet, så medarbejderne får den bedste støtte, siger hun. Og den idé bliver der taget godt imod.
Viceleder i hjemmeplejen i Aarhus Kommune Lea Lajer (tv) og sygefraværskonsulent Grith F. Tjørnmark fra Ishøj Kommune (i midten).
I hjemmeplejen i Aarhus hjemmeplejen er de langt med den anbefaling.
- Jeg har grønt lys fra min leder til at tage snakken med mine kolleger om sygefravær: Er du ok? Er det almindelig sygdom? Eller er det arbejdsmiljørelateret? Så vi kan have snakken sammen tidligt for at forebygge, siger Karina Lykke Larsen, der er AMR.
Og det er vigtigt, påpeger sygefraværskonsulent Grith F. Tjørnmark fra Ishøj Kommune.
- De tillidsvalgte er et lille stykke Schweiz, som medarbejderne kan gå til. Og det er derfor, de er så vigtige at få på banen sammen med kaptajnerne - altså lederne, siger hun.
Ottende anbefaling handler om at have fokus på krav og ressourcer i arbejdsmiljøet, herunder indflydelse på arbejdsdagen og høj psykologisk tryghed.
I hjemmeplejen Årslev arbejder de fx i teams med planlægning af deres egen ferie og helligdage. De oplever at være langt, i forhold til at de selvstændigt bytter opgaver og vagter med hinanden.
- Når vi sidder i grupperne, så er det trygt at snakke om, og vi er gode til at finde ud af det og rykke lidt rundt for at få det til at gå op, siger tillidsrepræsentant Lone Pedersen Nielsen.
Niende anbefaling handler om at forebygge sygefravær allerede i rekruttering og onboarding.
Her er Faaborg-Midtfyn også "på vej".
Hjemmeplejelederen fortæller, at hun allerede i jobsamtalerne tager emnet op om at skabe fleksibilitet som en forebyggende indsats mod sygefravær.
Læs mere om de 9 anbefalinger:
Sygefravær skal defineres, så det bliver tydeligt for alle, hvad der kan betragtes som et legitimt sygefravær. Denne drøftelse af definitioner bidrager til en fælles forståelse af sygefravær, hvilket styrker den samlede indsats. Der bør i samme forbindelse være en dialog og åbenhed om, hvilke konsekvenser sygefraværet har for beboere, kollegaer, økonomi og kerneopgave.
Kvaliteten af lederes relation til medarbejderne er afgørende for både implementering af en sygefraværsindsats og sygefraværet generelt. Ledere skal have fokus på medarbejderes trivsel og vise empati for at skabe tillid og åbenhed i relationen. Resultaterne peger desuden på, at lederes tilstedeværelse på arbejdspladsen påvirker medarbejdernes sygefravær, da det opleves som nemmere at melde sig syg, hvis lederen er fraværende.
Indsatsen for forebyggelse af sygefravær skal ske på et godt datagrundlag. Ledelsesinformationen kan bestå af sygefraværsrapporter og -statistikker på individ-, team- og arbejdspladsniveau. Fordele ved en datainformeret sygefraværsledelse er: 1) tydeliggørelse af medarbejdernes sygefravær, hvilket øger medarbejdernes opmærksomhed på omfang og årsager, 2) aflivning af myter om sygefravær, 3) skabelse af overblik for ledere, der dermed kan handle mere fokuseret, og 4) at hjælpe den øverste ledelse med at prioritere indsatsområderne.
En sygefraværsindsats der indebærer en høj grad af fleksibilitet har en positiv indflydelse på sygefraværet. Fleksbilitet forstås som et alternativ til at melde sig syg, såsom en mulighed for f.eks. at kunne gå tidligere, møde senere, få skåneopgaver eller afspadsere. Fleksibiliteten medfører, udover at sygefraværet nedbringes, at medarbejderne er mere positive overfor arbejdspladsen og gerne vil gengælde fleksibiliteten, ligesom det gør arbejdspladsen mere attraktiv. Fleksibiliteten opstår ved ledelsens villighed til at muliggøre den, men stiller også krav til vagtplanlæggere og medarbejdere om at hjælpe kolleger for at understøtte fleksibiliteten.
Et vedvarende fokus på sygefraværsindsatser er et vigtigt element ved implementering og forankring af indsatser for at forebygge sygefravær. Dette indebærer et kontinuerligt fokus på sygefravær og indsats selv efter at have opnået succes med at nedbringe sygefraværet. Arbejdet med at forebygge sygefravær skal prioriteres ledelsesmæssigt på alle niveauer fra daglige ledere af hjemmeplejen til øverste ledelse. Det vedvarende fokus kan f.eks. opretholdes gennem notater om sygefraværsindsatsen, måling af arbejdsrelateret sygefravær i APV-målinger samt observation af specifikke arbejdspladser og arbejdsmiljøet generelt.
Et godt sammenhold blandt kolleger mindsker risikoen for sygefravær blandt medarbejderne. Et godt sammenhold opnås blandt andet ved at gøre medarbejderne opmærksomme på, at sygefravær er et fælles ansvar, og at sygemeldinger betyder, at kolleger skal løbe stærkere. Det er dermed vigtigt at skabe en kultur, hvor man ønsker at støtte sine kolleger til sikring af et godt fremmøde.
Tillidsrepræsentanter (TR) og arbejdsmiljørepræsentanter (AMR) spiller en aktiv rolle for både implementering og forankring af sygefraværsindsatser. TR og AMR kan bidrage til at forklare indsatsen og intentionen bag sygefraværsindsatserne, så de ikke opfattes negativt hos medarbejdere, hvilket har betydning for modtagelsen af de nye tiltag. TR bidrager desuden til at sygefraværet bliver betragtet som lovligt forfald, mens AMR er bindeled mellem ledere og medarbejdere i anliggender relateret til arbejdsmiljø.
Et arbejdsmiljø, hvor tilgængelige ressourcer som minimum matcher krav i jobbet er gunstigt for et lavt sygefravær. I deltagerkommunerne peger resultaterne på, at arbejdet er præget af høje krav i form af fysisk belastning og travlhed med mange opgaver. Krav til dokumentation af plejen gør også arbejdet sværere og mere tidskrævende. Medarbejderne skal samtidig håndtere følelsesmæssige krav fra psykisk udfordrede og til tider udadreagerende borgere. Dertil kommer pårørendes øgede krav til plejen og mødedeltagelse. Yderligere kræves det til tider, at medarbejderne gemmer egne følelser væk i plejesituationen, ligesom de kan have en følelse af at være utilstrækkelige i jobbet.
Tilgængelige ressourcer skabes gennem, at medarbejderne har indflydelse på deres arbejdsdag og oplever psykologisk tryghed. Der skal være respekt, hjælpsomhed og omsorg kolleger imellem, da det er fordrende for et godt arbejdsmiljø i sig selv og som modvægt til jobkravene.
En omhyggelig rekruttering og en god onboarding er vigtig for at undgå sygefravær og styrke fastholdelsen af medarbejdere. En grundig rekruttering og en god onboarding kan mindske risiko for sygefravær i bl.a. prøvetiden, f.eks. ved at der udpeges en mentor og at der gives en grundig introduktion til fremmødekulturen. Desuden øger en vellykket rekruttering og onboarding sandsynligheden for at tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere.
Brug tipskuponen til at sætte gang i dialogen om, hvilke anbefalinger I er i gang med? Eller ønsker at sætte mere fokus på.
