For Aarhus Kommune var 2007 et vendepunkt. Kurven for sygefravær havde krydset Københavns Kommunes og lå blandt de allerøverste i landet. Det skulle der gøres noget ved. Løsningen var 13 forskellige indsatser i en helhedsorienteret tilgang til sygefravær, nye retningslinjer, dialoger på arbejdspladserne, lederuddannelser etc. Det er et arbejde, der ikke stopper, men hvor medarbejder- og ledersiden også i 2014 arbejder strategisk med sygefravær i fælleskab, og hvor sygefravær er koblet til arbejdsmiljø og trivsel. 

Og det arbejde fortalte personalekonsulent Lærke Berg og Fællesarbejdsmiljørepræsentant Rikke Gierahn om i fællesskab på konferencen ’En kur mod sygefravær’, som KL og Forhandlingsfællesskabet sammen arrangerede den 27. oktober. Fire kommuner med faldende eller lavt sygefravær var inviteret til at fortælle om nogle af de gode erfaringer, de har gjort sig. Fra Aarhus havde man valgt at sende to repræsentanter som aktuelt er med i en sygefraværsarbejdsgruppe under FællesMED, hvor man er i gang med at rammesætte minimumstandarderne på ny via formulering af en sygefraværspolitik.

Standarder for samtaler er minimum

Et af de konkrete tiltag i Aarhus Kommune var i 2007 at indføre minimumsstandarder for sygefraværssamtaler. Standarder, der gælder på tværs af alle magistratsafdelinger i den store kommune. Der skal fx være kontakt på 1. dagen, en samtale ved 14. dage, på 28. dagen og ved hyppigt sygefravær efter 5 perioder indenfor de seneste 12 måneder. Det er en ramme. Og så er det et fælles produkt, som ledere, medarbejdere og tillidsvalgte har været sammen om at lave, fortalte Lærke Berg. 

- I vores samarbejde omkring revision af retningslinjen for sygesamtaler er vi enige om ikke at ændre på de nuværende standarder, da det er en styrke, at de er kendte og anvendes lokalt, men vi lægger op til et endnu bedre samarbejde omkring det sygefravær, der altid vil være på en arbejdsplads, sagde Lærke Berg.  

Ledere understøttes via mailsystem, når en medarbejder har været syg i fx 14 dage. Men rammen for sygefraværssamtaler er ind i mellem blevet opfattet lidt for instrumentelt i stedet for en fælles ramme for samarbejdet om sygefravær. F.eks. har HR oplevet, at ledere ringede ind og spurgte, hvornår mailen om fx hyppigt sygefravær kom, og det har ikke været meningen med minimumsstandarderne. Meningen er at fremme den gode dialog, er personalekonsulent og arbejdsmiljørepræsentanten enige om.

Sygefraværsportal hjælper lederne

Aarhus Kommune har samtidig etableret en Sygefraværsportal, som fælles platform, der går på tværs af alle magistratsafdelinger, og hvor medarbejdere og lederne kan hente viden, hjælp og redskaber. Det er f.eks. også her, at en leder kan hente viden om, hvilke muligheder der er for hjælp til at fastholde en medarbejder i arbejde. Arbejdet med at etablere denne fælles platform har samtidig bidraget til et styrket samarbejde og videndeling mellem de enkelte magistraters HR medarbejdere der konkret arbejder med forskellige sygefraværsinitiativer. 

Den fælles forståelse har spillet og spiller stadig en vigtig rolle i Aarhus Kommune, hvor man netop nu er i gang med at udarbejde en sygefraværspolitik og fastlægge en retningslinje for sygefraværssamtaler. Forslaget til ny sygefraværspolitik udgør et slags forord til retningslinjerne, og fokuserer på værdier. Det fælles mål for sygefraværspolitikken er i 2014 at skabe god trivsel på arbejdspladsen og kvalitet i opgaveløsningen, og den fælles forståelse er, at der er en bred vifte af sammenhænge, der fører til lavere sygefravær heriblandt åbenhed på arbejdspladsen, medarbejdere og lederes ansvar i forhold til sygefravær, inddragelse af medarbejdersiden og samarbejde i MED-udvalgene.

Det reviderede forslag til sygefraværspolitik og retningslinje for sygefraværssamtaler skal ses i sammenhæng og vi ønsker med dette at tydeliggøre at det er en ramme og fælles forståelse, og det er vigtigt at have en dialog mellem leder og medarbejdere. Det er afgørende for, at samtalerne bliver opfattet som en hjælp eller en kontrol, sagde Rikke Gierahn. 

Hvordan kommer stratien til at leve?

Et af de spørgsmål, der optager både fællesarbejdsmiljørepræsentanten og personalekonsulenten er, hvordan det strategiske arbejde med politik og retningslinjer bliver omsat og kommer helt ud i organisationen på den enkelte arbejdsplads og lever derude. Et bud kom fra Rikke Gierahn:

- Når vi sammen med lederne i vores øverste MED-udvalg er med til at lave en sygefraværspolitik og retningslinje, så har vi et fælles ansvar for at argumentere for den. Som medarbejder-repræsentanter bliver vi bærere af budskabet og står på mål for den fælles aftalte ramme ift. vores kolleger. Det gør en kæmpe forskel i forhold til at lykkes med implementering af intentionerne bag sygefraværspolitik og retningslinjer, at det sker i et samarbejde sagde hun og tilføjede. At drøfte statistikker kan ikke stå alene, vi skal have dialoger der fokuserer på at forbedre arbejdsmiljøet og derved bidrage til at forebygge og nedbringe sygefraværet.

- I så stor en organisation som Aarhus Kommune kan det være vanskelig opgave at lave retningslinjer der danner rammen for og kan fungere i praksis helt ud på de lokale arbejdspladser. Men her er det lykkedes at lave en ret detaljeret procesramme, samtidig med at den enkelte leder sammen med det lokale MED-udvalg har et råderum til at drøfte oversættelse og aftale lokale tilpasninger og skabe forankring. Det har vist sig som en styrke, supplerede Lærke Berg.

Du kan læse mere om Aarhus Kommunes sygefraværsindsats og tre andre kommuners tilsvarende erfaringer i magasinet  "En kur mod sygefravær", som du kan downloade her.