Nye værktøjer gavner på institutionen Ådalsparken i Hørsholm

Bestemmetræ og kalendercoach hjælper trivslen på vej

En gruppe medarbejdere, der efterspurgte større klarhed om medindflydelse, og en periode med drastiske nedskæringer fik ledelsen i Ådalsparkens Fritidscenter i Hørsholm til at bruge KL og KTO’s nye værktøj 'Vejviser til kvalitet og trivsel'. Nu er både ledere og medarbejdere i fuld gang med tiltag, som øger både trivsel og kvalitet.

Af Rasmus Kremmer KLK 20/02/2012
KL,
KTO

Der kan være mange grunde til at sætte fokus på trivsel. For Ådalsparkens Fritidscenter i Hørsholm Kommune handlede det primært om to ting: For det første efterlyste den ene medarbejdergruppe mere medindflydelse, og for det andet tvang nedskæringer hele institutionen til at redefinere sig selv. Derfor slog de til, da KL og KTO stod og manglede hjælp til at færdigudvikle vejviseren til kvalitet og trivsel. De hjalp blandt andet med at teste og justere værktøjet.

- For personalet i vores fritidsklub handlede det om medindflydelse, mens det handlede om, hvordan vi kommer videre og får tilpasset vores hverdag efter nedskæringerne i miniklubbens forløb, siger institutionsleder i Ådalsparkens Fritidscenter Camilla Skjoldager.

Ifølge Susanne Gustavson, der er afdelingsleder i fritidscenterets miniklub, betød nedskæringerne blandt andet, at de mistede 60 personaletimer om ugen.

- Det betyder, at der er nogle ting, som vi ikke kan længere, og så bliver vi nødt til at skrue lidt ned for ambitionerne. Vi kan ikke længere lave alting til en 10'er. Men selv om noget kun er en 5'er, kan det jo stadig være rigtig godt. Det er bare svært at forklare medarbejderne, for det rammer dem på deres faglige stolthed, forklarer hun.

Ingen slinger i valsen

Personalet og lederne i både miniklubben og fritidsklubben stillede derfor op i de to gange tre timer, som forløbet skydes i gang med. På det første møde afklares det, hvilke opgaver der skal arbejdes med, og på det andet møde besluttes det, hvordan opgaverne skal prioriteres og løses.

Deltagerne fik altså mulighed for at lufte deres frustrationer, finde ud af hvad der er vigtigt for dem jobmæssigt og lave en handleplan ved hjælp af vejviseren til kvalitet og trivsel.

Mette Marie Møller, der er afdelingsleder i fritidscenterets fritidsklub, mener, at det var et godt forløb, og hun fremhæver især forholdet mellem tid og udbytte.

- Det var godt, at det var en tilrettelagt proces, hvor der var sat en tid af, som skulle overholdes. Der var ingen slinger i valsen, og tovholderne kunne finde ud af at skære igennem. Det er en meget håndgribelig proces, og to gange tre timer er altså kort tid i forhold til, hvad vi har fået ud af det. Forløbet bestod kun af et par møder, og skabelonerne gjorde det samtidig meget anskueligt og let at gå til, forklarer hun.

Personalet oplevede ifølge Lou Verstegen, der er tillidsrepræsentant i fritidscenteret, at ledelsen var skeptisk over for processen i starten, fordi de var i tvivl om, hvorvidt ledelsesretten ville blive udfordret.

LÆS OGSÅ: Nyt værktøj giver skibene retning

Det blev dog hurtigt tydeligt, at det hverken var tilfældet eller meningen, og både medarbejdere og ledelsen viste efterfølgende stort engagement og tilfredshed med processen og redskaberne.

- Det var et åbent rum, og alle kunne sige, hvad de havde lyst til. Vi fik afklaret, hvad vi skulle gå videre med. Her var vejviseren en stor hjælp, hvor vi kunne afklare, hvad der var meget frustrerende, hvad der var mindre frustrerende, hvad vi har indflydelse på, og hvad vi ikke har indflydelse på, siger Lou Verstegen og uddyber:

- Det giver jo ikke mening at arbejde videre med det, som er meget frustrerende, men som vi ikke har indflydelse på. Der har for eksempel været meget snak i krogene, og det kan vi godt gøre noget ved. Så hvis man er utilfreds med noget, skal man tage det op i stedet for at tale med en kollega i ny og næ.

Både personalet og lederne påpeger alle især en lille øvelse, som fungerede rigtig godt. Projektets tovholder havde en lille bold, som deltagerne kastede rundt, og det var kun den med bolden, der måtte tale.

- Man kunne godt se, at det var svært for nogle at tie stille, når de ikke havde bolden, men det var en god proces og noget, vi også kan bruge på vores personalemøder – også til at invitere dem, som ikke siger så meget, med. Så bliver alle tvunget til at sige noget og forholde sig til det, der bliver sagt, siger Camilla Skjoldager.

Bestemmetræ og kalendercoach

De to afdelinger i Ådalsparkens Fritidscenter valgte efter møderne nogle forskellige emner at arbejde videre med. Miniklubben bestemte sig for at fokusere på, hvordan de fortsat kan være tilfredse med deres arbejde og holde kvaliteten, når de nu er færre ansatte. Derfor har de blandt andet slået nogle opgaver og arrangementer sammen.

- Tidligere havde vi for eksempel både et motorisk tjek og en olympiade for børnene. Nu har vi målrettet det, så aktiviteterne i olympiaden gør, at vi kan tjekke børnene motorisk. Vi har haft fokus på, hvor vi kan koge ned, men stadigvæk være tilfredse med vores arbejde, og hvor vi kan lægge projekter sammen, siger June Johannesson, der er pædagog i miniklubben.

I fritidsklubben bestemte de sig for at gå videre med nogle andre ting. Der er for eksempel kommet en kalendercoach, der gør de andre opmærksomme på forskellige opgaver, og et bestemmetræ, der hjælper med at synliggøre, hvor der er mulighed for medindflydelse, og hvor der ikke er.

- Vi har holdt et møde med tillidsrepræsentanten om, hvad der er til diskussion, og hvad der ikke er, og så er det det, vi går videre med. Så bliver linjerne mere klare, for man kan se, hvem der bestemmer hvad i huset, og hvad man har indflydelse på. Det blev hurtigt tydeligt, hvor vi skal være opmærksomme på at inddrage mere, og hvor vi skal gøre det tydeligt, at der ikke er noget medbestemmelse, siger institutionsleder Camilla Skjoldager og fortsætter:

- Det kan forhåbentlig spare folk for nogle frustrationer, for hvorfor gå og blive frustreret over noget, som du alligevel ikke kan gøre noget ved. Nogle af tingene kan vi i ledelsen jo heller ikke gøre noget ved.

De har også besluttet, at de vil gøre op med snakken i krogene.

- Der er kommet nogle klare spilleregler for, hvordan kulturen skal være her i huset. Personalet har deres arbejdsområde, hvor de har meget medindflydelse og medbestemmelse. Der blander vi os ikke rigtig i, hvad de laver med mindre det koster mange penge eller ikke er pædagogisk forsvarligt, siger Mette Marie Møller og uddyber:

- Det, der så kan dræne energien, er, hvis der kommer en kollega og synes noget i den andens felt uden at være inviteret. Hvis der er nogen, der påtager sig en opgave, så er det den person, der har opgaven, og så skal man kun komme med kritik eller input, når man bliver bedt om det. Vi får med andre ord sat tovholder på projekterne, så alle ikke behøver at have næsen nede i det hele.

LÆS OGSÅ: Hvad vil I med medindflydelse?

Tovholdere er vigtige

Der var også nogle sidegevinster ved at deltage i projektet. Nu har de for eksempel også fået øjnene op for netop tovholderrollen i Ådalsparkens Fritidscenter.

- Vi kunne se på dagen, hvor vigtig tovholderrollen er. Vedkommende skal virkelig være dygtig til at dele sol og vind lige. Vi kunne godt tænke os at sende nogle af sted på kurser i at være tovholder, for det er ikke altid helt nemt at være tovholder over for sine kolleger og skulle sige, at nu har du ikke mere taletid, eller nu har vi forstået det, du behøver ikke at gentage, forklarer institutionsleder Camilla Skjoldager.

Susanne Gustavson påpeger, at det også vil give dem mulighed for at agere tovholdere, hvis der er andre internt i kommunen, der vil prøve kræfter med projektet.

Om 'Vejviser til Kvalitet og Trivsel'

Projektet 'Vejviser til Kvalitet og Trivsel' er udviklet af KL og KTO. Sammen med medarbejderne kan lederne bruge procesværktøjet til at håndtere dagligdagens problemstillinger på en konstruktiv og ikke alt for ressourcekrævende måde. Projektet er testet af tre arbejdspladser.

 

Erfaringer fra de tre arbejdspladser:

Læs artiklen Bestemmertræ og kaldendercoach hjælper trivslen på vej.

Læs artiklen Nyt værktøj samler huset.

Læs artiklen Nyt værktøj giver skibene retning.

Gode råd til 'Kvalitet og Trivsel'

Opgaven med at implementere tiltagene efter forløbet må ikke undervurderes.

Tovholderen spiller en vigtig rolle, så vedkommende skal vide, hvordan man er tovholder.

Planlæg med det samme, hvornår næste møde er. I det hele taget er det godt at have fokus på at følge op.

Brug ikke værktøjer lige op til en ferie. Man skal have tid til at implementere og holde fast i processen.

Om Ådalsparkens Fritidscenter

Fritidscenteret er normeret til 545 børn og unge fordelt på 3 afdelinger. Miniklubben består af børn i alderen 4 år og 10 måneder til og med 1. klasse, mens fritidsklubben er for børn fra 2. klasse og op til 14 år og Klub J er om aftenen for 5. og 6. klasser.