holbæk

SPARK hjalp os med at tage det første skridt mod en fælles kerneopgave

At arbejde med psykisk arbejdsmiljø kan virke som en stor og uoverkommelig opgave. På Stenhusbakken i Holbæk har TRIO fået redskaber til at skelne mellem kan og skal-opgaver og inddrage medarbejderne i arbejdet om kerneopgaven.

Af Irene Aya Schou 09/10/2018

På personaletoiletterne på Stenhusbakken hænger et stykke papir. På papiret står der "Kvalitet i eget liv".

Der står også en beskrivelse af, hvordan TRIO er nået frem til netop denne kerneopgave-formulering på baggrund af inddragelse af medarbejderne, for det er vigtigt, at medarbejderne forstår, at det er deres egne ord, der er blevet brugt.

De fire små ord vidner om en lang proces, der er gået forud - en proces, hvor ledere og medarbejdere på Stenhusbakken, et kombineret plejecenter og midlertidige pladser i Holbæk, gennem et SPARK-forløb er blevet bevidste om, hvor meget det betyder at have styr på sin kerneopgave.

- SPARK-konsulenten kaldte en spade for en spade og forklarede os, at man som organisation er nødt til at have et fælles fokus og løse sin kerneopgave for at have en eksistensberettigelse. Det var ret befriende, at der kom en udefra og sagde det, som mange gik rundt og tænkte, siger Mette Engberg Munch, leder af Stenhusbakken, der rummer 23 plejehjemspladser og 27 midlertidige pladser.

Kan og skal-opgaver

SPARK-forløb har bestået af fem møder over en periode på knap ét år, hvor SPARK-konsulent Hanne Nørlem-Sørensen og den fem personer store TRIO sammen har fået defineret kerneopgaven og talt om prioriteringer af konkrete ydelser, der knytter sig til løsning af den overordnede kerneopgave.

Undervejs har TRIO selv faciliteret denne proces til et fællesmøde med medarbejderne ved hjælp fra en HR-konsulent fra Holbæk Kommune og har fået kigget nærmere på kan- og skal-opgaver.

- Vi har fået lavet et lille katalog over kan- og skal-opgaver, som vi kan bruge konkret i vores daglige arbejde. I går havde vi f.eks. et møde, hvor vi drøftede én af skal-opgaverne nemlig medicinering. På den måde kan materialet bringes i spil og få stor praktisk betydning, siger Linda Preuss, der er social- og sundhedsassistent og arbejdsmiljørepræsentant på Stenhusbakken.

Nødvendig inddragelse

TRIO-gruppen er enig om, at tre ting er afgørende, hvis man som plejecenter eller anden organisation ønsker et succesfuldt forandringsforløb.

  1. At ledelse og medarbejdere selv beslutter at søge om hjælp
  2. At forløbet bliver styret af en person udefra
  3. At alle medarbejdere bliver inddraget undervejs

Når inddragelsen af medarbejderne er vigtig, skyldes det, at de dermed også får ejerskab til arbejdet med at formulere en fælles kerneopgave. På Stenhusbakken var mange ord og vendinger i spil. To formuleringer endte med at blive stemt helt til tops af medarbejderne:

  • At hver enkelt borger oplever og opnår livskvalitet
  • At hver enkelt borger er hovedperson i eget liv

Kerneopgaven endte med at blive "Kvalitet i eget liv" - en formulering, der som sagt har hængt på personaletoiletterne i en periode for at være så synlig som mulig.

Fælles perspektiv

SPARK-konsulent Hanne Nørlem-Sørensen har undervejs præsenteret TRIO for værktøjet ”Rundt om grisen” (se boks til højre) - et værktøj, der får deltagerne til at se, hvor mange forskellige tilgange til borgeren eller kerneopgaven, der kan være

- Jeg husker tydelig planchen af grisen. Den gav anledning til refleksioner, for som sygeplejersker ser jeg borgeren med mine sygeplejerskeøjne, og som pårørende eller fysioterapeut ser man borgeren på en anden måde, siger tillidsrepræsentant for sygeplejerskerne, Fani Kock-Bade.

For Hanne Nørlem-Sørensen har TRIO's kredsen sig ind på kerneopgaven været en forudsætning for, at hele medarbejdergruppen kunne inddrages i processen. Samtidig har arbejdet med kan- og skal-opgaver givet et fundament for, at alle niveauer i organisationen kan tale om, hvad der er vigtigt, og hvad der er knap så vigtigt. 

- Under prioriteringen af opgaver får medarbejderne drøftet, hvilken værdi de hver især tillægger kan- og skal-opgaver, og ledelsen lytter og melder tilbage, hvor de står. På den måde bliver prioriteringen et pejlemærke, man kan navigere efter, siger hun.

SPARK-forløb er en investering

For Anne Bay, tillidsrepræsentant for sosu-gruppen, giver formuleringen af kerneopgaven og den efterfølgende prioritering af kan- og skal-opgaver en fælles retning. Men det løser ikke alle problemer.

- Sammenlægning, flytning mv. har givet en masse tumult, og organisationens fundament er skrøbelig. SPARK-forløbet har været rigtig godt, men vi skal passe på ikke at sætte flere processer i spil, og vi skal holde fast i det gode samarbejde, vi har fået skabt i TRIO, siger hun. 

I TRIO er der generel enighed om, at et SPARK-forløb kræver en del ressourcer, især i starten. Men også at det er godt givet ud, fordi fælles fodslag og klarhed i opgaveløsningen på sigt giver bedre trivsel.

Organisationen er dog langt fra i mål, understreger Pia Overgaard, der er teamleder og sygeplejerske.

- Men vi har fået et materiale og et fundament at arbejde ud fra, hvilket gør os meget mere konstruktive i forhold til at sige: Hvilke løsninger kan vi se i fællesskab, så vi giver borgeren kvalitet i eget liv.

Kort om forløbet

Stenhusbakken i Holbæk afsluttede før sommerferien et SPARK-forløb over fem møder. Stenhusbakken ønskede hjælp til, hvordan de som arbejdsplads kan styrke det tværfaglige samarbejde og skabe en fælles retning. Gennem forløbet har SPARK-konsulent Hanne Nørlem-Sørensen arbejdet med TRIO om kerneopgaven med afsæt i BFA-værktøjerne Sæt ord på kerneopgaven og Prioritering af kerneopgaven dvs. prioritering af konkrete ydelser, der knytter sig til løsning af den overordnede kerneopgave. Efterfølgende har TRIO selv faciliteret denne proces til et fællesmøde ved hjælp fra en HR-konsulent fra Holbæk Kommune. Konsulenten har deltaget gennem hele forløbet. 

 

Skal-opgaver er husets fundament
hus

Stenhusbakken har udarbejdet et lille katalog over kan og skal-opgave. Under hver opgave står der:

  • Hvad opgaven går ud på (om det er en kan eller skal-opgave)
  • Hvordan den skal løses
  • Hvorfor den skal løses
  • Hvem der skal løse den

Da stedet ønskede at visualisere arbejdet, fik de hjælp fra en medarbejders datter på 14 år. Da hun hørte om kan og skal-opgaverne, gik hun straks ind på sit værelse og kom ud med en tegning over et hus og sagde til sin mor: "Er det bare det". Fundamentet består af alle skal-opgaverne, mens kan-opgaverne er alt det, man får, når man åbner døren og tænker. "Det kunne også være fedt at have tid til". Solen illustrerer organisationens kerneopgave.

Ansøg nu
SPARK

Læs mere om, hvordan SPARK kan hjælpe jeres arbejdsplads.

Det tilbyder SPARK

Søg et gratis forløb med en SPARK-konsulent .

Se hvordan I søger her. 

Sådan kom vi med i SPARK-forløb:

Stenhusbakken har de senere år været gennem flere fusioner og lederskift og havde som en stor sammenbragt familie brug for noget til at forbedre det psykiske arbejdsmiljø. Hvad dette noget lige var, var dog svært at få sat ord på. Lige indtil den dag i 2017, da leder Mette Engberg Munch inviterede den spritnye TRIO til en SPARK-temadag i Korsør. 

På mødet fik TRIO til opgave at beskrive organisationens forhistorie via 'post its' på en tidslinje. Pludselig stod det klart, hvorfor det var svært at skabe fælles retning, når den bagvedliggende fortælling var så usammenhængende.

 - De mange post its gjorde det meget visuelt, hvor kaotisk vores start og vores liv sammen havde været, og vi blev opmærksomme på, at vi kunne søge om hjælp til at prøve at skabe orden i kaos, siger Mette Engberg Munch.

Det siger ledere og medarbejdere:

Teamleder Pia Overgaard

"Vi fandt ret hurtigt ud af, at vi skulle arbejde med kerneopgaven. Vi er nødt til at have et fælles fokus, når vi er så mange faggrupper, der skal arbejde sammen."

Tillidsrepræsentant for FOA, Anne Bay (SSA)

"SPARK har hjulpet os med at sætte rammen for det videre arbejde, så vi kan have fokus på bolden, for vi er rigtig mange spillere. Men SPARK-forløbet er ikke tilstrækkeligt, og vi skal virkelig holde fokus nu, for fundamentet er meget skrøbeligt."

Centerleder Mette Engberg Munch

"Et SPARK-forløb løser ikke alle problemer, men jeg synes faktisk, at forløbet har været med til at sætte fokus på et område, som vi tror på kan være med til at skabe orden i kaos."

Arbejdsmiljørepræsentant Linda Preuss (SSA) 

"Forløbet har sat fokus på kan- og skal-opgave, som er noget af det, der skaber forstyrrelser i samarbejdet mellem medarbejdergrupper, fordi der ikke ligger klarhed for, hvad det er for en retning, vi skal."

Tillidsrepræsentant for sygeplejerskerne, Fani Kock-Bade

"Forløbet har styrket vores samarbejde i TRIO. Vi er blevet bedre til at diskutere ting internt og derefter inddrage medarbejderne, og vi er blevet enige om, at det er ok at være uenige."

 

Rundt om grisen
grisen

Der er mange forskellige måder at definere, hvad fx en gris er. Hvis man er dyrlæge, har man én tilgang til en gris, hvis man er slagter, har man en anden, og hvis man er ulv, ser man en gris på en tredje måde. På samme måde er der flere forskellige tilgange til borgerne fx på grund af personalets forskellige faglige baggrunde.