- Måske skal vi tale mindre om teknologi og mere om organisationer. Om ledelse, vaner og kompetencer. Alle de ting, der ligger rundt om teknologierne. Det er ikke teknikken, der er det sværeste i et IT-projekt. Der er organiseringen, planlægningen og styringen, siger Christian Harsløf, direktør for blandt andet digitalisering i KL.

Sådan lød det under debatten ’Kurs mod Digitale drømme – eller mareridt’ på Folkemødet 2024, hvor Christian Harsløf var i samtale med Kasper Ejlertsen, der er næstformand i HK Kommunal, og Søren Skaarup, post.doc. på Center for Digital Velfærd på IT-Universitetet i København.

Debatten udspringer af Fremfærdprojektet ’Sammen om ny teknologi’, der finder løsninger til at lykkes med de ofte svære implementeringer af teknologi og digitalisering. Projektet udforsker det gode samarbejde, de klare roller og effektive metoder til at komme i mål. 

Teknologien skal gøre gavn

Det grundlæggende spørgsmål i projektet ’Sammen om ny teknologi’ er ikke, om vi skal bruge ny teknologi til at styrke velfærden, men hvordan vi gør det på den rigtige måde. Og paneldeltagerne var enige. Teknologien er nødvendig og har potentiale. Og den skal indføres til gavn for borgerne.

Men enigheden i panelet er ikke ensbetydende med, at IT-projekterne er nemme. Der mangler ikke eksempler på teknologiske løsninger, som ikke har levet op til forventningerne. Så hvordan undgår man nogle af de faldgruber og børnesygdomme, som de fleste, der har haft berøring med området, godt ved, at der kan være? Hvordan løser man It-projekterne med mindst muligt bøvl?

Og bøvlet er der for meget af. Mindst tre ud af fire publikummer til debatten på Folkemødet viste ved håndsoprækning, at de selv har oplevet, at digitale projekter ikke lige er gået efter planen på deres arbejdsplads. 

Ud med optimismen 

Solen skinner over Bornholm og Handlingsskibet ved kajen i havnen i Allinge. Det historisk velbesøgte Folkemøde summer af liv og samtaler om nye veje og bedre løsninger. Men IT-projekterne trækker lange skygger.

Videnskaben viser det tydeligt. Der er for meget, der ikke går efter planen, så optimisme er farligt. Den danske Oxford-professor Bent Flyvbjerg har kortlagt, at IT-projekter er nogle af de allermest risikable i verden.

- Når it-projekter sjældent lykkes til tiden og til prisen, så er det jo fordi, vi laver for optimistiske tidsplaner og optimistiske budgetter, siger Christian Harsløf og kalder på mere realisme i planlægningen.

Søren Skaarup fra IT-Universitetet oplever også ’strategisk optimisme hele vejen rundt’, og optimismen har det med at forstærke sig selv undervejs. Samtidig kigger han tilbage på en periode, hvor der på nogle områder er digitaliseret for digitaliseringens skyld: 

- Vi har spændt vognen foran hesten på det her. 

Søren Skaarup vil gerne holde fokus på målet.

- Vi drømmer ikke om et digitalt samfund. Vi drømmer om et godt samfund. Derfor skal vi starte med at finde ud af, hvordan en service eller opgaveløsning ser ud, og hvem der skal i berøring med den. Derefter skal vi understøtte den med teknologi, siger Søren Skaarup.

Christian Harsløf fra KL er enig: 

- Det er jo ikke digitalisering, der står forrest. Det er at løse en opgave. Det kan være ældrepleje, det kan være sagsbehandling, det kan være andre administrative opgaver. Hvis vi gerne vil løse den opgave godt, og hvis medarbejderne kan se mening i formålet, så oplever jeg egentlig også, at der er fuld medvind i forhold til at implementere ny teknologi.

Organisationen er vigtigere end teknologien

Fra HK Kommunal opfordrer Kasper Ejlertsen til at skabe ro og tid i og omkring projekterne:

- Jeg tror, vi skal passe på, at tingene ikke går for stærkt, at vi giver os tid til at være grundige. Vi skal huske, at den tid, vi bruger på det, er godt givet ud. Vi skal kigge på, hvor teknologien giver værdi og sikre medejerskab til den. Det får vi kun ved en meget dybtgående involvering.

Der var stor enighed i debatpanelet om, at de bedste IT-projekter starter og slutter med de mennesker, som skal anvende teknologien. Men i praksis kan det være svært at holde det fokus. 

- Vi ser alt for ofte problemet med teknologiens briller og tager udgangspunkt i, at teknologien skal løse det. Det betyder, at vi framer det på en bestemt måde. Der bliver så ting, vi overser eller ignorerer. Så ender vi med at lave et eller andet, der måske ikke virker - inden for den snævre ramme, teknologien kan adressere. Og så skal vi rydde op bagefter, konstaterer Søren Skaarup fra IT-Universitet. 

Christin Harsløf påpeger, at implementering ikke handler så meget om teknologi, men mere om organisation, om ledelse og modenhed. Der er fire hovedelementer:

1. Strategien for projektet, der skal være forandret i topledelsen. Hvorfor gør vi det her? Hvad skal det føre til? Hvilke effekter skal der komme ud af det? Og hvor lang tid må vi bruge på det?
    
2. Styring af projektet: Ressourcer, tidsplaner og leverandørdialog.
    
3. Forankring af projektet: De medarbejdere, der skal bruge det, lærer at bruge det, bliver trygge ved at bruge det og forstår systemerne.
    
4. Teknikken skal fungere.
    

- Men det er i virkeligheden den lille, nemme del at få teknikken til at fungere. De tre andre faser er faktisk væsentligt mere besværlige, konstaterer Christian Harsløf.

Implementering er bøvlet og træls

Både Kasper Ejlertsen fra HK Kommunal og Christian Harsløf fra KL ønskede sig mere respekt omkring implementering af IT-projekterne. Det er hårdt arbejde, det er ressourcekrævende, og det er man nødt til at dedikere tid til. 

- Som brugere af systemerne skal vi vænne os til, at det altid er svært at implementere ny teknologi. Vi er nødt til at indstille os på, at der kommer en periode, hvor det er bøvlet, irriterende og træls. Og det er ikke det samme som, at systemet ikke fungerer eller er noget møg. Men det er en del af transitionen. Sådan vil det altid være. Og hvis man går ind i det med det mindset. Så bliver det måske også nemmere at være i det, tænker Christian Harsløf.

En af løsningerne handler med Søren Skaarups ord om ’at skære elefanten op i mindre bidder’, og give plads til at blive klogere undervejs, siger HK-næstformanden.

- Jeg tror på, at vi skal sikre ikke at skalere it-projekterne for stort op fra starten af. Lad os nu prøve med mindre projekter først, og når vi så ser, at de mindre projekter fungerer, så kan vi skalere det større op. Og dermed bliver det også bedre implementeret, siger Kasper Ejlertsen.

Involvering er nøglen

Alle, der bliver berørt af et nyt system, skal involveres fra starten. Og så skal de være involveret hele vejen. Så kan projektet hele tiden spille bold med dem, anbefaler Søren Skaarup: 

- Implementeringen af et nyt IT-system begynder det øjeblik, vi begynder at snakke om det. For så er det, vi begynder at skabe forventninger og håb og frygt og alt muligt andet. Så derfor skal man tænke, at implementeringen begynder, inden vi har købt noget eller kodet noget. Alle skal vide, hvorfor gør vi det, hvad er formålet, og hvad det skal det føre til.

Men man skal også kigge sig godt for i organisationen, for det er sjældent de store forandringer står alene.

- Du kan komme til at føle dig om en boksebold på en fjeder. For der kommer forandringer – alle steder fra. Usammenhængende og usynkroniseret. De falder bare over hinanden, siger Søren Skaarup, der understreger nødvendigheden af at kunne tage svære beslutninger:

- Vi kan blive bedre til prioritering og omprioritering. Hvor meget kan vi belaste organisationen? Og hvis projektet trækker ud, så er vi nødt til at tage den svære beslutning om, at noget andet skal udsættes eller måske helt aflyses?

Kasper Ejlertsen ser en klar risiko i at forcere projekterne, for ellers fejler de: 

- Vi skal huske at give tid i de organisationer, der i forvejen er presset. Det jo et pres, der skaber et modpres.

Den gordiske knude i hverdagen

Ældreområdet er et eksempel på, hvor det er svært at lykkes. Kernedriften skal fungere, og der mangler ofte medarbejdere. Samtidig skal der implementeres ny teknologi, der skal aflaste medarbejderne, men som de også skal have kompetenceudvikling for at kunne arbejde med. Den knude er svær.

- Hånden på hjertet, så er der rigtig meget dårlig implementering stadigvæk, desværre. Og det er der nogle grunde til. Ældreområdet er en god case, fordi der er jo også nogle, der skal passe de ældre. Og det vil sige, projekter bliver hele tiden sådan noget, der ligger lidt på siden. Og noget man får klemt ind i nogle pauser, for hvis man pludselig skal trække en stor klump af medarbejderne ud af plejen, så er det simpelthen svært at opretholde kernedriften, siger Christian Harsløf.

Han pointerer, at vi får brug for de nye teknologier for at få ældreplejen til at hænge sammen i fremtiden. Derfor skal man i kommunerne finde gode løsninger på, hvordan man kontinuerligt arbejder med teknologi. Så projekterne bliver en del af hverdagen.

- Det er simpelthen en bunden opgave at få den ligning til at gå op. Og man er nødt til at finde nogle metoder til at kunne indoptage ny teknologi. For ellers knokler vi os bare ind i væggen, siger Christian Harsløf.

Ud med undervisning – ind med træning

Netop problemet med at få ny teknologi til at lande rigtigt i hverdagen og blive en naturlig ny vej til at løse de dagligdags opgaver, er en stor udfordring, som hele debatpanelet bød ind på.

- Klassikeren er, at vi skal have et nyt system sat i drift, og så kommer vi på et en- eller to-dagskursus, hvor vi simpelthen bliver blæst fuldstændig bagover. Og så går vi ud og gør lidt af det, vi kan huske om resten af det, og så kommer vi og prøver os frem, siger Søren Skaarup.

Panelet er enige om, at det er den forkerte veje at gå, og der heldigvis er mindre af den klassiske undervisning og mere fokus på løbende træning. Men tiden til træning er en nøgle til succes.

- Kompetenceudvikling er noget, vi løbende gør. Det er ikke noget, vi kun gør et enkelt tidspunkt, og så er det slut færdigt. Man bliver nødt til løbende at træne, så vi rent faktisk bliver skarpere og skarpere, siger Kasper Ejlertsen, den nyvalgte næstformand i HK Kommunal, der indtil for 14 dage selv var ude i den kommunale drift som fællestillidsrepræsentant i Odense Kommune.