Pernille Munk-Nordal er godt tilfreds med det nye vagtplanlægningssystem i Helsingør Kommune

Nyt værktøj giver bedre styr på vagtplanlægningen og indflydelse på arbejdstiden i Helsingør

Et nyt system til vagtplanlægning i Helsingør Kommune har givet medarbejdere i Sundhed og Omsorg mere indflydelse på deres vagter og gjort det nemmere at vagtplanlægge. Samtidig har et internt vikarkorps bidraget til mere opmærksomhed på fleksibel arbejdstid.

Af Bettine Romme Andersen 23/03/2021

For medarbejderne på ældreområdet i Helsingør er det blevet lettere at ønske fri, det er blevet nemmere at få overblik over feriedage, og der sker færre fejl i vagtplanlægningen.

Det er nogle af fordelene ved et nyt vagtplanlægningssystem, som Center for Sundhed og Omsorg i Helsingør Kommune har indført. Systemet er blandt andet indført som en del af indsatsen for at fastholde og rekruttere medarbejdere til området og for at bidrage til at lette vagtplanlægningen og give mere fleksibel arbejdstid for medarbejderne.

Kommunen har også haft et internt vikarkorps, hvor medarbejderne i vid udstrækning var med til at tilrettelægge deres arbejdstid. Det vender vi tilbage til senere i artiklen.

Indflydelse på egen arbejdstid

80 procent af de ansatte på ældreområdet i kommunerne er på deltid. Og for rigtig mange handler det valg om at få arbejdsliv og familie-fritidsliv til at gå op.

Derfor kan en af vejene til at få flere medarbejdere op i tid eller på fuldtid være at give dem mere indflydelse på egen arbejdstid.

Det underbygger en undersøgelse fra Sønderborg Kommune fra 2020, hvor deltidsansatte svarede, at indflydelse på egen arbejdstid var en af de vigtigste faktorer for at gå op i tid. Se undersøgelsen her.

I Helsingør Kommune giver vagtplanlægningssystemet medarbejderne bedre muligheder for at få indflydelse på vagtplanlægningen via en webbaseret adgang, som gør det nemmere for den enkelte at tilpasse arbejdslivet med familie- og privatlivet.

- Jeg er rigtig glad for systemet, og det er også meget nemt at bruge, siger social- og sundhedshjælper Pernille Munk-Nordahl, der arbejder i hjemmeplejen.

Nemt og sikkert at afgive et friønske

Pernille Munk-Nordahl var en af de første, som blev lært op i det nye system, hvor medarbejderne har adgang til systemet via en webadgang, som de kan bruge fra både en computer, tablet eller telefon.

- Fordelen ved systemet er, at jeg meget nemt kan lave et ønske om at gå tidligere en dag eller tage en fridag. Det tager bare et par minutter på min telefon, siger hun.

Tidligere skulle Pernille Munk-Nordahl og de andre medarbejdere i hjemmeplejen sende en mail til vagtplanlæggeren eller aflevere en seddel. Og det var ikke uden problemer.

- Før sendte jeg en mail, som måske druknede i mængden, eller lagde en seddel på et bord, som blev væk. Nu sidder jeg med min telefon og sender et ønske, som vores koordinator skal godkende eller afvise, og jeg får hurtigt svar, så der er en langt større sikkerhed nu, siger Pernille Munk-Nordahl.

En bedre arbejdsproces for vagtplanlæggeren

Trine Lomholt Nielsen er teamkoordinator i hjemmeplejen i Helsingør Kommune og har mange års erfaring som vagtplanlægger. Og set fra hendes stol er der også mange fordele ved systemet.

- Det giver et større overblik, for jeg behøver kun at være inde i et system for at hente alle de relevante ting, jeg har brug for, eksempelvis ferieoverblik eller sygefravær, fortæller hun.

Hun mærker også sikkerheden i forhold til at holde styr på ønsker fra medarbejderne.

- Alle ønsker og forespørgsler er logget, så vi kan se historikken, og vi undgår at holde styr på gule post-it's og utallige mails, siger hun.

Med systemet er det også blevet lettere at få helligdagsvagtplanerne til at gå op, fortæller Trine Lomholt.

- Medarbejderne taler sammen inden og afgiver derefter ønsker. Det giver en større ansvarsfølelse, når man selv er en del af planlægningen, siger hun.

Indbygget alarm sikrer at regler overholdes

Hvor mange feriedage har jeg tilbage? Det spørgsmål får Trine Lumholt ikke så meget mere, for det overblik kan medarbejderne også få i webadgangen, og det er bekvemt at kunne sidde derhjemme og tjekke det, mener Pernille Munk-Nordahl.

- Det er rart, at det er samlet og står ét sted, siger hun.

Webadgangen giver også mulighed for at se, hvornår ens kolleger arbejder, så man selv kan bytte vagter. Dog er der indbygget en alarm, der slår til, hvis medarbejdere eller vagtplanlæggere er ved at foretage en handling, der strider mod lokalaftaler eller overenskomst.

- Systemet vil reagere, hvis et bytte er i konflikt med overenskomsten, så det er også et godt hjælperedskab på den måde. Dog må man gerne fravige eksempelvis 11-timersreglen en gang om ugen, siger vagtplanlægger Trine Lumholt.

Internt vikarkorps med fleksibel arbejdstid i højsæde

For over et år siden startede Helsingør Kommune et internt vikarkorps i hjemmeplejen med 10 faste medarbejdere - fem social- og sundhedsassistenter og fem social- og sundhedshjælpere.

Medarbejderne var selv med til at planlægge deres vagtskema, hvor de både kunne gå i dag-, aften- og nattevagt og på den måde få stor indflydelse på deres arbejdstid i forhold til deres fritid og familieliv. De skulle dog have fire weekendvagter over 16 uger, men ellers var intet fastlagt.

- De mødte ind på vagten og blev delt ud, alt efter hvor der var brug for hjælp i hjemmeplejen. Det var personale, der godt kunne lide, at det var forskellige opgaver og borgere, og de havde et højt kompetenceniveau, fortæller Margit Koch, fællestillidsmand i Sundhed og Omsorg i Helsingør Kommune.

Omlægning af vikarkorpset

Vikarkorpset har fungeret godt og opfyldt sit formål det seneste år, men bliver i april 2021 nedlagt.

- Det har været en svær opgave ledelsesmæssigt, blandt andet fordi der har været udskiftning af leder og en organisationsændring, og så har Covid-19 også presset meget, siger Margit Koch.

Derudover har kommunen haft held med at fastholde en del elever, så de bliver i hjemmeplejen efter endt uddannelse. Det har betydet et mindre pres på rekruttering og vikardækning.

- Ideen med vikarkorpset er ikke skrottet og kan tages op igen, hvis udviklingen ændrer sig, fortæller Margit Koch.

Knap 30 procent er på fuldtid

Chef for Center for Sundhed og Omsorg i Helsingør Kommune Margrethe Kusk Petersen er godt tilfreds med kommunes indsatser for at få flere på fuldtid blandt andet med fokus på fleksibel arbejdstid og mere medindflydelse på vagtplanlægningen.

Knap 30 procent af medarbejderne i Sundhed og Omsorg er på fuldtid, mens landsgennemsnittet ligger på 10,4 procent.

- Jeg tror, vi er der, hvor vi kan være, med cirka en tredjedel på fuldtid i et døgndækket område, så jeg tror ikke, vi kan komme meget højere op, siger hun.

Margrethe Kusk Pedersen glæder sig dog til at se, om de kommuner, som nu er gået i gang med lokale afprøvninger for at få flere op i tid og på fuldtid, kan finde nogle gode løsninger, som kan inspirere yderligere.

Social- og sundhedshjælper Pernille Munk-Nordahl arbejder 35 timer om ugen, men overvejer at gå op på fuldtid, når hendes yngste datter snart starter i skole.

- Lige nu henter og afleverer jeg to steder, og det bliver nemmere, når min yngste datter starter i skole. Så det kan godt være, at jeg vil op på fuldtid, siger hun.

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Billedtekst

Social- og sundhedshjælper Pernille Munk-Nordahl.

Fokus på fuldtid i Helsingør

Helsingør Kommune har en rekrutterings-taskforce, som arbejder tværfagligt, og både ledere og medarbejdere er repræsenteret i taskforcen.

Taskforcen arbejder i grupper med forskellige temaer. For et par år siden satte en af grupperne fokus på, hvordan man får flere medarbejdere op på fuldtid.

Kommunen lagde fokus på Center for Sundhed og Omsorg, hvor man lavede en spørgeskemaundersøgelse, hvor medarbejderne svarede på spørgsmål vedrørende deres tilfredshed med deres arbejdstidsnorm.

Halvdelen svarede på undersøgelsen, og de, der ønskede en ændret arbejdstidsnorm, viste sig at være både nogle, der ville op i tid og ned i tid.

Herefter fik de, som ønskede mere tid, i store træk det ønske opfyldt, men det blev også anerkendt, at nogle gerne ville ned i tid.

Andelen af medarbejdere på fuldtid i Sundhed og Omsorg ligger i undersøgelsen på 29,6 procent, mens landsgennemsnittet er på 10,4 procent, viser tal fra Indenrigs- og boligministeriets benchmarkingenhed over social- og sundhedspersonale på ældreområdet i kommunerne.

Det nye vagtplan-system
  • Medarbejderne kan oprette et ønske om frihed.
  • Medarbejderne kan se egne og hele afdelingens vagter otte uger frem, og de første fire uger er låst.
  • Medarbejderne kan selv indtaste overarbejde, og de kan oprette et vagtbytte med en kollega fra samme faggruppe.
  • Vagtplanlæggerne og medarbejderne kan køre en "arbejdskontrol" for at tjekke, om planen overholder arbejdstidsreglerne.
  • Medarbejderne kan se forskellige saldi eksempelvis over feriedage, 6. ferieuge, afspadsering, omsorgs- seniordage.
  • Vagtplanlæggeren kan nemmere holde overblik over ønsker til frihed, ferier og sygefravær.
Om fuldtidsindsatsen

KL og Forhandlingsfællesskabet er gået sammen om en indsats, der skal få flere kommunale medarbejdere op i tid eller på fuldtid.

Parterne vil samarbejde med 26 nøglekommuner om at udvikle handleplaner og afprøve redskaber, som skal munde ud i, at flere medarbejdere på sigt går op i tid eller ansættes på fuldtid.

De løsninger, som parterne og nøglekommunerne finder i fællesskab, vil løbende blive delt med resten af landets kommuner.