Forandringer er kommet for at blive, og forandringens vinde kan være hårde ved det psykiske arbejdsmiljø. Så hvordan lykkes man bedst med forandringer på arbejdspladsen? 

Det spørgsmål var omdrejningspunktet for et SPARK-forløb hos Aabenraa Kommunes Pædagogiske Vejledning og Bostøtte. 

Mille Trøst Simonsen fra SPARK, Samarbejde om psykisk arbejdsmiljø i kommunerne, har af flere omgange besøgt den sønderjyske arbejdsplads og delte ud af værktøjer, der kan fastholde et godt arbejdsmiljø i en forandringsproces.

- Som andre arbejdspladser oplever vi mange forandringer, og her har vi brug for indsigt, inspiration, viden og værktøjer, siger Lone Haugaard.

Hun er leder af Pædagogisk Vejledning og Bostøtte - et tilbud til borgere over 18 år, der har brug for støtte og hjælp til opgaver i eget hjem.

Skab mening med forandringerne

Over fire møder på godt et halvt år har en TRIO på fire arbejdet med ”forandringer og omstillinger”. Blandt forandringerne er nye teams, skærmbesøg hos borgere og flere gruppeforløb.

TRIO's samarbejde med SPARK har skabt ro blandt medarbejderne og givet en større forståelse for, hvordan man kan agere i en tid med forandringer, forklarer Maria Hanna Lund Wierød, der er arbejdsmiljørepræsentant for de godt 40 ansatte.

- Vi havde været i gang med omstruktureringer længe, da vi læste om SPARK og tog op i vores arbejdsmiljøgruppe, om vi skulle søge et forløb. Samarbejdet med SPARK har givet os værktøjer og plancher, som vi har hængt op og som har mindet os om, hvad det er, vi er i gang med, siger hun.

Inddragelse skaber ejerskab

Forandringer er sjældent velkomne, men én af de ting, der skaber mening og ejerskab i en forandringsproces, er inddragelse.

Med hjælp fra konsulent Mille Trøst Simonsen har TRIO haft emner oppe at vende som visioner, dysfunktioner, kerneopgaven, teamsamarbejde og implementering af velfærdsteknologi/digitalisering.

Emner som TRIO har arbejdet videre med efter SPARK-forløbet og inddraget de øvrige medarbejdere i på personalemøder, teammøder mm.

- Mille har præsenteret os for forskellige modeller og værktøjer, som vi har kunnet bruge i denne proces, bl.a. Tidslinjen, Markedspladsen, Omvendt brainstorm og Handlingsplanen, siger leder Lone Haugaard.

Tag ejerskab over negative følelser

Omvendt Brainstorming er ifølge SPARK-konsulent Mille Trøst Simonsen rigtig god til at arbejde konstruktivt med de bekymringer, som altid opstår i forbindelse med forandringer.

Metoden går ud på at vende spørgsmål på hovedet, så man fx spørger: Hvordan kan vi sikre, at en forandring med 100 procents sikkerhed ikke lykkes? 

På den måde kan Omvendt Brainstorming favne de stemmer, der er kritiske, modvillige og bekymrede - og behandle dem på en anerkendende måde. Ved at tage ejerskab over negative tanker, kan man transformere dem. De kritiske stemmer er vigtige, da de er et udtryk for engagement og for, at noget er vigtigt at huske på i en forandringsproces.

De fem dysfunktioner i teamsamarbejde

Teamsamarbejdet har også været diskuteret under SPARK-forløbet, og her er der blevet arbejdet med spørgsmål som: Hvad er vigtigt for et velfungerende team? Og hvad kan stå i vejen for, at teamet fungerer optimalt?  

Udgangspunktet var de fem dysfunktioner: Fravær af tillid, konfliktskyhed, manglende forpligtigelse, at undgå at holde hinanden ansvarlige og uopmærksomhed på resultater. De er inspireret af bogen ”De fem dysfunktioner i et team - En fortælling om lederskab” af Patrick Lencioni.

Arbejdspladserne kan selv komme med idéer, teori, viden m.m. som kobles ind i SPARK-forløbet. I dette tilfælde var det leder Lone Haugaard, der bragte teorien om de fem dysfunktioner på banen, og Mai-Britt Gade, tillidsrepræsentant for socialpædagogerne, tog ejerskab.

- Jeg læste bogen og præsenterede den på et personalemøde. Herefter diskuterede medarbejderne i teams, hvordan de forstod begreberne, og hvordan de kunne vende begreberne om, så fravær af tillid blev til tillid osv, siger Mai-Britt Gade.

Hvad hæmmer og fremmer forandringer?

Medarbejderne har også arbejdet med "hæmmere og fremmede", i forhold til hvad der kan bremse og accelerere en forandringsproces. 

De har forholdt sig til en konkret udfordring nemlig skærmbesøg. Presset økonomi betyder, at hvert tredje fysiske besøg skal erstattes af et skærmbesøg.

På hæmmer-siden stod manglende forståelse og mening for medarbejderne, tekniske problemer og borgerens oplevelse af, at deres tilbud forringes.

På fremmer-siden var at få én superbruger i hvert team, øge dialogen mellem medarbejderne og få fokus på de positive gevinster, skærmbesøg kan give for eksempelvis de borgere, der trives rigtig godt med at blive kontaktet via skærm.

- Det betyder rigtig meget, at vi hører hinandens argumenter for og imod. Vi får ideer til, hvordan man kan se problemet, og at der både er fordele og ulemper ved forandringen, siger Magda Stachowiak, der er tillidsrepræsentant for medarbejdere organiseret i FOA.

Katalog over værktøjer

Arbejdspladsen i Aabenraa har fået metoder, så de er bedre rustet til forandringer næste gang, de står over for noget, der bøvler.

- Og vi har fået etableret vores TRIO-gruppe. Det har vi ikke haft før. Som leder er jeg blevet klogere på, hvor vigtigt det er at have medarbejderne med fra start, siger leder Lone Haugaard.

TRIO har planer om at samle alle metoder i et katalog, så hjælpen er lige ved hånden, når de igen får brug for det.

For Mai-Britt Gade, tillidsrepræsentant for socialpædagogerne, er det dejligt at opleve, hvordan alle medarbejdere nu tager ejerskab for forandringerne.

- Vi har forpligtet os til som team at drøfte, hvor langt vi er med forandringerne bl.a. skærmbesøg, og hvordan det går med samarbejdet i de fire teams, siger hun.