I Randers Kommune begynder historien om Møbelcirklen ikke med en kæmpe strategi, men med en simpel tanke: Hvorfor lade gode møbler stå ubrugt hen, når andre kunne få glæde af dem?

Mark Sabro Gregersen, som er projektleder for Møbelcirklen, ser muligheder, hvor andre ser udfordringer.

- Vi tænkte, hvorfor ikke bare begynde at hente det ind, der alligevel stod og samlede støv? fortæller han.

Med den tanke går Mark i gang. Han bruger de ressourcer, der er til rådighed, og begynder at bygge ordningen op skridt for skridt.

- Jeg kan godt lide at finde løsninger, der virker i praksis – vi startede bare med det, vi havde, fortæller Mark, der blev ansat som projektleder, efter kommunen havde været på inspirationstur til Veksø i Sverige, hvor de havde et møbellager. 

Små skridt med stor effekt

Opstarten er enkel: Et lille værksted, en bil og et par engagerede hænder, der vil hjælpe.

Institutionerne skal bare ringe, når de har møbler og andet inventar i overskud, og så sørger Møbelcirklen for resten.

- Vi fandt hurtigt ud af, at det skulle være nemt for institutionerne. De skal bare ringe, så klarer vi resten, forklarer Mark.

Den enkle tilgang gør, at ordningen for succes. Møblerne flytter sig, og det giver mening for alle – både for dem, der giver møblerne fra sig, og for dem, der får udskiftet deres møbler uden at købe nyt.

Møbler og inventar hos Møbelcirklen står klar til en mindre renovering eller til direkte genbrug i kommunens institutioner.

Diagnoser vendes til superkraft

Med tiden udvikler Møbelcirklen sig til mere end blot at flytte og genbruge inventar. Værkstedet summer af aktivitet. Her kommer borgere på kanten af arbejdsmarkedet i beskæftigelsesforløb og lærer håndværk, maler og reparerer.

- Vi vender deres diagnose til en superkraft og tit ser vi, at folk vokser med opgaven – det giver både selvtillid og nye kompetencer, fortæller Mark Sabro Gregersen.

Med egen bil og faste ruter samler teamet møbler ind, som derefter lander på værkstedet. Her bliver de vurderet, sat i stand og gjort klar til deres næste hjem. Intet overlades til tilfældigheder – alt bliver registreret, fotograferet og lagt online på Møbelcirklens hjemmeside, så medarbejdere nemt kan bestille det, de har brug for.

Møbelcirklen har egen bil som gør det nemmere at hente og bringe møbler og inventar mellem Randers’ Kommunes institutioner.

Kreativ upcycling af gamle møbler

Og på værkstedet er det sjældent, at et møbel er ubrugeligt. Selvom omkring 20 procent må kasseres, bliver reservedele reddet og genbrugt. De fleste møbler kræver som regel kun små indgreb – en ny kant, lidt maling eller ompolstring – før de igen er klar til at stå i et kontor eller et fællesrum. Og hvis noget har stået for længe på lager, får det en helt ny identitet.

- Ting, der har været på lager i mere end et halvt år, upcycler vi. Fx med linoleum fra en lokal gulvgrossist, så får de en ny flot overflade, fortæller Mark.

Værkstedets største produktion er renovering af hæve-sænke borde. Mange af de gamle borde er i dag alt for store til de nuværende storrumskontorer samtidig med, at computere og skærme er blevet væsentlig mindre. Derfor skærer de bordpladen mindre, den bliver fræset, slebet og lakeret og sættes tilbage på stellet, som ligeledes er gjort mindre. 

Når tal og mennesker går hånd i hånd

Bag værkstedets summen gemmer der sig også en stærk struktur. Alt spores i et Excel-system, og gennemsigtigheden er vigtig.

- Vi prøver at være så transparente som overhovedet muligt, fortæller Mark

Kommunen cirkulerer typisk 700–800 møbler om året og har opnået årlige besparelser på op til 1.2 millioner kr. ved at cirkulere kommunens inventar. I alt har løber de økonomiske besparelser op i 6.9 millioner kr. siden starten i 2021. Du kan følge besparelserne på www.møbelcirklen.dk.

Priser og kvalitetsbedømmelse

Kvalitetsbedømmelsen bygger på erfaring frem for et formelt værktøj. Når inventar kommer ind, bedømmer teamet først kvaliteten og efterspørgslen.

En god kvalitetskontorstol med slidt polster sendes fx direkte i tekstilafdelingen til ompolstring. Er stolen af ringere kvalitet, bliver den ikke opgraderet – i stedet afmonterer de gaspatron og hjul, som kan bruges som reservedele til en anden stol.

På samme måde vurderes hæve/sænkeborde, reoler og konferencestole enkeltvis, så hvert møbel får den mest fornuftige vej videre – enten klargøring til genbrug, reservedels-høst eller genanvendelse.

Reparationer afhænger bl.a. af stand ved indlevering, men også møblets kvalitet. Møbelcirklen prioriterer reparation af møbler med god kvalitet, og bruger somme tider møbler af ringere kvalitet til reservedele.

Gennemsigtige priser

Når et møbel er klar til at blive sat i omløb, arbejder Møbelcirklen med gennemsigtige, faste priser.

Det er ikke gratis for at styre efterspørgslen og undgå overforbrug. Standardvarer prissættes lavt, mens designobjekter og særligt eftertragtede og sjældnere varer (fx computerskabe) kan ligge en anelse højere.

En almindelig konferencestol ligger på omkring 300 kr., mens en Wegner-stol typisk prissættes omkring 500 kr. Den faste prislinje gør udvalget tilgængeligt, skaber ro om beslutningerne og sikrer, at møblerne roterer i stedet for at blive hamstret.

Holder fast i egne møbler

En udfordring er, at institutionerne selv har betalt for inventaret. Derfor opleves inventaret som institutionernes ejendom, selv om det formelt tilhører hele kommunen. Det gør nogle institutioner tilbageholdende med at aflevere overskudsinventar til den fælles ordning.

- Der er steder, der holder fast i møblerne, fordi de føler, at de mister noget, hvis de afleverer dem, fortæller Mark.

Denne kultur betyder, at gode møbler og andet inventar bliver gemt væk i stedet for at være i omløb.

Når regler og økonomi spænder ben

Trods modellens succes, støder de stadig på barrierer, der gør arbejdet mere besværligt, end det burde være. Særligt regler om værdisætning og økonomiske hensyn kan trække tænder ud.

- Når vi tager en PH-lampe ind, er den jo teknisk set stadig mange penge værd – men hvis vi skal bruge den, skal den bogføres til nul. Det er helt skævt, fortæller Mark Sabro Gregersen.

Kravet om korrekt værdisætning gør det vanskeligt at få inventar i omløb. Når inventar skal håndteres som en værdi, kræver reglerne, at det registreres og nedskrives – og det skaber en masse bureaukrati.

- Vi bruger tid på at diskutere, hvad en brugt stol er værd, i stedet for bare at få den sendt ud, hvor den kan bruges, siger Mark.

For at undgå, at reglerne bliver en stopklods, arbejder Randers Kommune på løsninger, hvor inventar i visse kategorier kan sættes til 0 kr. internt. Det letter håndteringen, men kræver, at alle accepterer, at værdien ikke er det afgørende – men derimod at inventaret bliver brugt.

Regler kan være en barriere

Udbudsregler og bindinger fra fx Statens- og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) aftaler kan også være en barriere. Som Mark forklarer:

- Vi kan hurtigt komme til at stå i en situation, hvor det på papiret er nemmere at købe nyt end at genbruge – og det giver jo ingen mening.

Denne oplevelse deles af flere kommuner. Det er et paradoks, at de regler, der skal sikre økonomisk ansvarlighed, i praksis kan gøre cirkulære, og somme tider billigere, løsninger sværere tilgængelige.

Så flotte kan genbrugsmøbler se ud når de har været forbi Møbelcirklen.

Fyrtårn og inspiration for andre kommuner

På trods af disse udfordringer er Randers Kommune lykkedes med at skabe en ordning, der fungerer i praksis. Det skyldes en kombination af klar struktur, faste procedurer og viljen til at finde smidige løsninger, selv når reglerne spænder ben.

Møbelcirklen er derfor blevet et eksempel, som andre kommuner kigger mod.

Det, der startede som en idé i et værksted, er pludselig blevet til et forbillede for andre kommuner.

- Vi kan se, at det giver mening – både økonomisk, miljømæssigt og socialt, siger Mark Sabro Gregersen.

Tværkommunalt samarbejde er ambitionen Randers Kommune har taget de første, indledende dialoger med SKI om en mulig tværkommunal løsning for udveksling af inventar. Ambitionen er at udvikle en platform, hvor kommuner kan dele og bytte inventar på tværs af kommunegrænserne – og dermed udnytte ressourcerne endnu bedre.

Som Mark formulerer det:

- Vi har været i dialog om en model, hvor vi kan dele møbler på tværs af kommunegrænser. Det giver jo god mening, hvis vi kan bruge hinandens overskud.

Inspiration for andre kommuner

På trods af disse udfordringer er Randers Kommune lykkedes med at skabe en ordning, der fungerer i praksis. Det skyldes en kombination af klar struktur, faste procedurer og viljen til at finde smidige løsninger, selv når reglerne spænder ben.

Møbelcirklen er derfor blevet et eksempel som andre kommuner kigger mod.

Det, der startede som en idé i et værksted, er pludselig blevet til et forbillede for andre kommuner.

- Vi kan se, at det giver mening – både økonomisk, miljømæssigt og socialt, siger Mark Sabro Gregersen.

Værkstedchef Mads er ved at ordne kanten på en bordplade fra et hæve-sænkebord. Det er en af de mest populære varer, så Møbelcirkel skærer hundredvis af bordplader mindre hvert år.

Tværkommunalt samarbejde er ambitionen 

Randers Kommune har taget de første, indledende dialoger med SKI om en mulig tværkommunal løsning for udveksling af inventar. Ambitionen er at udvikle en platform, hvor kommuner kan dele og bytte inventar på tværs af kommunegrænserne – og dermed udnytte ressourcerne endnu bedre. 

Som Mark Sabro Gregersen formulerer det:

- Vi har været i dialog om en model, hvor vi kan dele møbler på tværs af kommunegrænser. Det giver jo god mening, hvis vi kan bruge hinandens overskud.