Opstart - kom godt i gang
Start småt, test jer frem og forankr driften tidligt, så cirkulationen får fat og kan skaleres.
Opstarten af cirkulation i kommunerne begynder sjældent med en færdig plan eller et stort budget.
Ofte starter det i det små – i et tomt kælderrum, med en håndfuld overskudsmøbler og en ildsjæl, der tager initiativ.
Andre gange opstår det som en naturlig forlængelse af eksisterende kommunale indsatser, fx arealoptimering, bæredygtighedsstrategier eller oprydningsprojekter.
Eksperimenterende tilgang
Fælles for de fleste opstarter er en nysgerrig tilgang, hvor man prøver sig frem. Det er netop denne eksperimenterende tilgang, der gør det muligt at komme i gang, også når budgettet er lille, rollerne uklare og systemerne ikke er på plads endnu.
En vigtig fællesnævner er, at I ikke behøver have det hele på plads fra start. De fleste kommuner fortæller, at det er vigtigere at komme i gang og så justere undervejs. Mange har oplevet, at enkle løsninger – som manuelle registreringsark, brug af klistermærker eller midlertidige lagre – er nok til at sætte processen i gang.
Nogen skal tage ejerskab
Men erfaringerne viser også, at ildsjæle alene ikke kan bære indsatsen. Hvis cirkulationen skal overleve på lang sigt, skal den forankres organisatorisk.
Det kræver, at I tidligt tænker over, hvem der skal tage ejerskab, og hvordan ordningen kan blive en naturlig del af kommunens daglige drift.
Det er forskelligt om man starter med et lager, en fuld kælder eller blot en god ide når det kommer til at cirkulere kommunalt inventar.
Hvad driver jer til at komme i gang?
Bag enhver god indsats ligger der en motivation – måske flere.
Kommuner, der allerede arbejder med møbelrecirkulation, fortæller, at deres drivkraft sjældent er én ting, men en kombination af forskellige mål, der spiller sammen og styrker hinanden.
Overvej derfor: Hvad motiverer jer til at tage de første skridt?
Uanset hvad der driver jer, viser erfaringerne, at det er lettere at få opbakning og skabe resultater, når formålet er tydeligt for alle, der er med.
Om motivationen omhandler økonomi, miljø eller sund fornuft, så er det første skridt at tage springet. Ligesom her I Odsherred Kommune, hvor de har fundet guld i gemmerne.
- Start småt – og byg på det, der virker: Et lille lager, nogle få møbler og en enkel rutine kan være nok til at få hjulene til at rulle.
- Søg tidlig opbakning: Få ledelse og politikere med fra start. Anerkendelse, forankring og ressourcer giver initiativet luft under vingerne.
- Vælg handling frem for perfektion: I behøver ikke have alle svar, før I går i gang. Erfaringerne kommer, mens I handler – og dem kan I bygge videre på.
I Slagelse Kommune startede møbelcirkulation som en sidegevinst af kommunens arealoptimeringsstrategi fra 2020.
Strategien betyder, at medarbejdere samles på færre kvadratmeter, hvilket efterlader et stort overskud af møbler og andet inventar. Som en del af arealoptimeringen begynder ejendomscenteret at registrere og samle det overskydende inventar.
De registrerer inventaret manuelt i Excel og sørger for, at det opmagasineres, så det kan genbruges, hvor det er muligt.
- Alle er enige om, at det er sund fornuft. Hvis vi kan spare penge på at lave skriveborde om, så skal vi det, for det giver økonomisk god mening fortæller Rikke Levin Lindegaard, projektleder indenfor ejendomsstrategi i kommunen.
En opstart drevet af ildsjæle
Opstarten præges af håndholdte løsninger og personligt engagement drevet af ildsjæle. Henrik Sørensen, bygherrerådgiver, bruger det indsamlede inventar til at indrette nye mødelokaler og hyggekroge til dem, der skal flytte sammen.
- Det giver nogle lidt skævere lokaler og farverige løsninger, men folk har taget godt imod det fortæller Henrik.
De første resultater er tydelige: Der bliver taget godt imod genbrugsinventaret, og kommunen har sparet økonomiske ressourcer. Men uden en central struktur eller dedikerede ressourcer til at løfte opgaven, er udviklingen sårbar.
Politisk opbakning og nye ambitioner
Erfaringerne fra opstarten giver mod på mere. Henrik understreger, at ejendomscentrets centraliserede organisering giver en unik mulighed for at løfte cirkulationen til næste niveau.
Næste skridt er derfor at udarbejde nogle faste processer, og sætte mandat bag arbejdet, så det kan skaleres op.
Fra sidegevinst til planlagt indsats
Møbelcirkulation i Slagelse startede som noget, der bare skete, fordi det gav mening i en konkret situation.
I dag arbejder Henrik og Rikke på at udvikle en model med inspiration fra bl.a. Randers Kommune, hvor både lagerfaciliteter, og en mere struktureret organisation kan sikre, at inventaret holdes i cirkulation. Ambitionen er at gøre det til en integreret del af kommunens arbejde, hvor flere bundlinjer, i form af:
- Bæredygtighed i form af genbrug af inventar
- Socialt ansvar
- Økonomisk potentiale grundet optimering
På nuværende tidspunkt arbejder Kommunale Ejendomme derfor på et oplæg, der skal drøftes på Centerchef-niveau i kommunen, så projektet kan blive løftet til et mere struktureret og organiseret niveau.
