Organisering - sådan gør I cirkulering til hverdag
Gør cirkulering til hverdag med klare roller, faste ruter, enkel registrering og bemanding – så ordningen ikke hviler på én person.
At få inventar til at cirkulere handler ikke kun om at have en god idé – det handler om at få idéen til at leve i hverdagen.
Mange kommuner starter med simple, håndholdte løsninger: Et excel-ark til registrering, aftaler på mail og et kælderrum som lager.
Det fungerer fint i begyndelsen og kan være nok til at få processen i gang. Men erfaringerne viser også, at denne model er sårbar. Når løsningen hviler på få personer eller tilfældige aftaler, er den svær at skalere og kan hurtigt gå i stå, hvis en nøgleperson fx skifter job.
Andre kommuner har taget skridtet videre og skabt faste procedurer for afhentning, registrering og vurdering. Her er cirkulationen integreret i eksisterende systemer, og der er medarbejdere fx fleksjobbere eller praktikanter til at håndtere de praktiske opgaver. Det giver overblik, flow og en stabil drift, der ikke er afhængig af enkeltpersoner.
Tjeklister, faste åbningstidspunkter og klare opgaver gør det let at fordele arbejdet.
Hvem har egentlig ansvaret?
Erfaringerne fra kommunerne viser, at driften kun fungerer på længere sigt, hvis der også er styr på organiseringen bag. Når møbler og inventar skal i omløb, er det ikke nok, at nogle vil gøre det. Der skal også være nogle, der får lov og har tid.
I nogle kommuner er møbelcirkulation blevet en del af en samlet strategi med definerede roller, faste procedurer og økonomisk opbakning. Her er det tydeligt, hvem der gør hvad, og hvor beslutningerne tages. I andre tilfælde er ansvaret uafklaret.
Opgaven flytter rundt mellem drift, indkøb, teknik- og miljø, HR og ledelse – uden at nogen ejer den. Det skaber organisatoriske udfordringer, som gør det svært at udvikle, følge op på og fastholde indsatsen.
Det kan derfor være en god idé, at I som kommune tidligt afklarer:
I Kolding Kommune er der mange involverede i ordningen. De har fundet en enkelt løsning, hvor arbejdsopgaver og hjælp hænger lettilgængeligt på lageret.
Hvad der starter som en enkel tanke om at genbruge møbler kan udvikle sig til en effektiv, social og økonomisk gevinst. Mød Mark, der med små skridt, kreativ upcycling og faste procedurer har skabt en model, hvor både mennesker og møbler får nyt liv.
👉 Læs hele casen her
Det fungerer godt, når:
- Ansvar og roller er tydeligt fordelt
- Der er en plan for afhentning og levering
- Der er adgang til (midlertidigt) lager
- Registrering sker nemt – fx digitalt eller via en enkel procedure
- Der er medarbejdere ansat til at vurdere og håndtere inventar
Det skaber udfordringer, når:
- Opgaven falder mellem afdelinger eller personer
- Afhentning og flytning ikke er koordineret
- Lagerplads mangler, og møbler fylder op i gangene
- Registrering kræver ekstra tid, uden at nogen har det som opgave
- Drift er afhængig af enkeltpersoner, der ikke kan afløses
I Rebild Kommune har man i mere end 15 år fået kommunalt inventar til at cirkulere – uden et centralt lager, integrerede systemer eller store strategier.
Her er det hverdagens samarbejde mellem pedeller, ejendomsservice og teknisk personale, der holder hjulene i gang.
- Vi smider ikke ret mange møbler væk, men vi har ikke måden på, hvordan det kunne gøres smartere, uden at vi drukner i opgaven, fortæller teamleder i ejendomscenteret Jan Skov Christensen.
I stedet er modellen enkel: Når en skole, et rådhus eller en børnehave står med inventar i overskud, bliver der taget et billede og sendt rundt i pedelgruppen. Først til mølle – den, der kan bruge inventaret, henter det selv.
Flere hænder, ikke én ildsjæl
Rebilds model er robust, fordi den ikke hviler på én person.
- Vi har et pedelnetværk, hvor vi mødes flere gange om året. Vi kender hinanden, og vi ringer bare til hinanden, når der er noget, siger Jørgen Kragelund, der er teknisk servicemedarbejder.
Den kultur gør, at cirkulationen fortsætter – også når folk skifter job.
Et fleksibelt system i praksis
Selvom der ikke er et centralt lager, løses logistikken via samarbejde. Den, der mangler inventar, henter dem typisk selv. Efter kommunens centralisering kan flyttebilen også bestilles.
Tømrerafdelingen og specialarbejdere hjælper, når noget tungt skal flyttes. Kvaliteten af møblerne spiller også en rolle.
- De borde, jeg henter, er betydeligt bedre end dem, jeg har, siger Jørgen Kragelund.
Han fremhæver, at ældre inventar som regel holder længere – og kvaliteten muliggør også, at en gammel bordplade kan få nyt liv som hylde i stedet for at ende som affald.
