markedspladsen

Bedre møder: Bosted fik hjælp til at løfte fagligheden på personalemøderne

SPARK-forløb har klædt TRIO på til afprøve dialogværktøjer med hele medarbejdergruppen. Det har givet personalemøderne et fagligt løft, lyder det fra et bosted i Tønder Kommune.

Af Irene Aya Schou 04/09/2018
Sagen kort

Hvordan kan man styrke mødekulturen og mødeformen, så kvaliteten og udbyttet af de afholdte møder styrkes, og det hele ikke ender i tomgang? Det har man arbejdet med på bostedet Kastaniebo i Tønder Kommune i forbindelse med et SPARK-forløb. Her er TRIO bestående af leder, arbejdsmiljørepræsentant og to tillidsrepræsentanter blevet klædt på til at kunne facilitere et personalemøde. Over fire SPARK-møder er TRIO-medlemmerne blevet introduceret til forskellige dialogværktøjer, der kan benyttes i afviklingen af møder. Mellem mødedagene har TRIO afprøvet metoderne sammen med kollegerne på personalemøder - med SPARK-konsulent Mille Trøst Simonsen på sidelinjen - og tilgængelig via mail og telefon.

Der findes mange gode dialogværktøjer, når man vil arbejde med forandringer i en organisation og f.eks. højne de faglige snakke på et personalemøde.

Det er bare ikke altid, at ledere og medarbejdere ved, hvordan de skal gribe det an og f.eks. introducere øvelserne klunsespillet eller markedspladsen til kollegerne.  

Det er der rådet bod på i Tønder Kommune, hvor TRIO på døgntilbuddet Kastaniebo gennem et SPARK-forløb er blevet klædt på til at kunne køre processer med medarbejderne.

- Det har været et rigtig godt forløb, især for kollegerne, der virkelig har efterlyst de her faglige snakke. Hele personalegruppen synes, at det har givet et godt løft til personalemøderne. Når man laver en øvelse som klunsespillet, så bliver det mindre privat. Det er sjovt, og alle kan være med, uanset om du arbejder i køkkenet, er sosu-hjælper eller pædagog, siger Birthe Hansen, der er tillidsrepræsentant for socialpædagogerne.

TRIO i mesterlære 

Det kræver en vis kunnen og ihærdighed at facilitere et fælles personalemøder, hvor hele medarbejdergruppen er samlet.

På bostedet Kastaniebo, der huser 20 beboere, er den fire-personer store TRIO gået til opgaven med krum hals og har afprøvet flere forskellige øvelser undervejs, fortæller SPARK-konsulent Mille Trøst Simonsen, der har afholdt fire møder med TRIO over en periode på et halvt år.

- De har nærmest taget et lynkursus i facilitering og har kastet sig ud i at gennemføre processer på flere personalemøder. På det første møde var jeg med på sidelinjen som støtte og flue på væggen. De næste møder har de stået helt på egne ben og har kun fået sparring via mail og telefon, hvis der var spørgsmål eller noget, de var usikre på. Vi har også brugt tid på vores SPARK-møder til at planlægge personalemøder, siger hun.

Blandt øvelserne er en proces om kerneopgaven, hvor medarbejderne med TRIO som facilitatorer har arbejdet med prioriteringstrekanten. De har i grupper gennemgået en borger i forhold til, hvad de hver især kan gøre for, at borgeren bliver mere selvhjulpen. Denne øvelse har vakt stor begejstring, fortæller Berit Sønderborg, der er tillidsrepræsentant for omsorgsmedarbejdere og social- og sundhedshjælpere.

- Vi har brugt øvelsen i forhold til at tænke mestring af eget liv, og hvad vi kan overlade til borgeren selv. Vi er blevet bedre til at stoppe op, inden vi laver tingene for borgerne og lige tænke: ’De skal selv prøve, om de kan, inden vi hjælper,’ siger Berit Sønderborg.

Leder sælger æbler og bananer

En anden øvelse, som TRIO netop er gået i gang med sammen med personalegruppen, er Markedspladsen (se faktaboks). Det er en øvelse, hvor medarbejdere og ledere bliver klogere på egne og andres ressourcer ud fra en markedspladsmetafor (hvad har man i sin bod, som man gerne vil sælge? Og hvad ønsker man at købe?) - en øvelse man på Kastaniebo har valgt at arbejde med, fordi en APV har vist behov for mere tydelig ledelse.  

- Her lagde jeg ud med som leder at fortælle om min ledelsesstil. Jeg havde lavet en lille kiosk med æbler og bananer, så jeg på en visuel måde fik fortalt medarbejderne om mine kompetencer. Det blev meget mere konkret, end hvis jeg bare havde snakket ud fra værdibaseret eller bæredygtig ledelse, siger Charlotte Lauritzen, der er forholdsvis ny leder på Kastaniebo.

Ifølge SPARK-konsulent Mille Trøst Simonsen giver dialogværktøjer og øvelser som f.eks. markedspladsen en klar struktur at tale ud fra. Derved bliver dialogen mere målrettet.

- Øvelserne skaber tid og rum til, at personalet på tværs kan lære af hinanden. Der er masser af faglighed, der ikke bliver delt i en travl hverdag. Samtidig sikrer metoderne, at der bliver samlet op på den viden, der kommer frem, siger hun.

Vi øver os hele tiden

Når man som TRIO skal facilitere et personalemøde, er det afgørende at være forberedt og have lavet en drejebog/dagsorden på forhånd og afstemt de interne roller. Ligeså vigtigt er det dog at erkende og være åben om, at man som TRIO-medlem ikke er professionel facilitator, men hele tiden øver sig.

Bostedet Kastaniebo overvejer i øjeblikket at søge endnu et SPARK-forløb. Heldigvis kan de stadig trække på konsulent Mille Trøst Simonsen, hvis der opstår tvivlsspørgsmål, da de mangler det afsluttende møde med SPARK.

- Jeg har fortalt om vores SPARK-forløb i ledergruppen i handicapområdet i Tønder, hvor vi sidder én leder for hvert bosted, og de er blevet meget inspireret. De synes virkelig, det lyder spændende dét, vi har gang i, siger Charlotte Lauritzen.

Logbøger fik fagligheden frem

Logbøger er én anden ting, som TRIO og personalet på Kastaniebo har arbejdet med i forbindelse med SPARK-forløbet. Det kom sig af, at medarbejderne følte, at deres faglighed druknede i alle mulige regler og praktiske ting, der hele tiden skulle ordnes.  

Logbogen har ligget på personalekontoret, og medarbejderne har fået til opgave at skrive i bogen, når de har haft en god faglig oplevelse i hverdagen – en oplevelse af, at her lykkedes de faktisk med at være faglige.

- Vi har diskuteret på personalemøderne, hvad vi har skrevet i logbogen. På den måde hjælper vi hinanden med at få øje på fagligheden, og hvad faglighed som begreb kan omfatte. Logbogen er et godt lille redskab, for det er ikke fordi, der ikke bliver ydet faglighed i hverdagen. Vi kunne bare ikke få øje på det, siger Birthe Hansen, tillidsrepræsentant for pædagogerne.

For arbejdsmiljørepræsentant Tina Kjeldsen har det været sjovt og lærerigt at få en ny rolle i kraft af TRIO-samarbejdet.

- Vi har nu en række øvelser, vi kan tage frem og bruge, hvis vi har et dilemma eller en udfordring, der kræver, at vi får nye vinkler på. Det har været win-win for alle - både for os som TRIO og for personalegruppen, siger hun.

Vejledning til 'Klunsespil eller Tændstikspil'

I spillet trækker deltagerne et emnekort med et udsagn f.eks: ’vi kender hinandens bidrag til vores fælles kerneopgave’. Alle deltagere i gruppen forholder sig til udsagnet ved at vælge et antal tændstikker, som tages i hånden, svarende til hvor enig, man er med udsagnet. 5 tændstikker = helt enig. 0 tændstikker = helt uenig. Herefter taler man i gruppen om udsagnet og valg af antal tændstikker.

Markedspladsen

 

Vejledning til 'Omvendt brainstorm'

Er en øvelse, hvor man først brainstormer på ideer, der fører én væk fra målet: Hvad skal vi gøre, så vi helt sikkert ikke lykkes med eksempelvis at udvikle vi-følelse eller forbedre samarbejdet? Og dernæst brainstormer på hvilke løsninger, der kan føre os tættere på målet.

Ansøg nu
SPARK

Læs mere om, hvordan SPARK kan hjælpe jeres arbejdsplads.

Det tilbyder SPARK

Søg et gratis forløb med en SPARK-konsulent .

Se hvordan I søger her. 

Det siger TRIO:

Tina Kjeldsen, arbejdsmiljørepræsentant:

"Vi har som TRIO fået en ny rolle, hvor vi er rammesættende og igangsættende i forhold til de udfordringer, vi står med. Her er vi blevet klædt rigtig godt på med metoder og værktøjer til at håndtere de her udfordringer. Det har været sjovt og spændende at være med, men også svært. Heldigvis har vi haft en fantastisk hjælp i Mille. Det har været win-win for alle - både for os som TRIO og for personalegruppen."

Birthe Hansen, tillidsrepræsentant for SL:

"Det har været et rigtig godt forløb, især for medarbejderne, der virkelig har efterlyst de her faglige snakke. Hele personalegruppen synes, at det har givet et godt løft til personalemøderne. Når man laver en øvelse som klunsespillet, så bliver det mindre privat, det er sjovt og alle kan være med, uanset om du arbejder i køkkenet, er sosu-hjælper eller pædagog."

Berit Sønderborg, tillidsrepræsentant for FOA:

"Øvelserne skaber en anden form for dialog. Når der har været pauser på personalemøderne, har kollegerne siddet og diskuteret øvelsen fremfor den almindelige kaffesnak om strikketøj m.v. Øvelsen med kerneopgaven var den, jeg fik mest ud af. Det handlede om mestring af eget liv, hvor vi gennemgik en borger og skrev på post-its, hvad vi kunne gøre for, at borgeren blev mere selvhjulpen."

Charlotte Lauritzen, leder:

"Mille har givet os nogle redskaber, som vi har kunnet afprøve på personalemøderne. Vi har fået rigtig god respons fra medarbejderne. Samtidig har det været en god øvelse for os at skulle stå i situationer, hvor vi var usikre på, hvad vi skulle gøre. Vores hus er delt op i en Øst og en Vest-gruppe. Når vi har lavet gruppearbejde i forbindelse med øvelserne har vi forsøgt at blande medarbejderne på tværs. Det har været rigtig positivt og har åbnet op for samarbejdet mellem Øst og Vest."

Seks gode råd til TRIO/MED til facilitering:
  • Beslut jer for, at I som TRIO eller MED vil facilitere en proces for at løfte den faglige dialog
  • Gør øvelserne til jeres egne ved først at afprøve dem selv i jeres udvalg
  • Hav en tydelig dagsorden og klare forventninger til medarbejderne
  • Erkend, at I ikke er professionelle, men hele tiden øver jer. Sig det højt
  • Hav en livline, I kan ringe til, hvis det hele brænder på. Hvis det ikke er en konsulent fra SPARK, kan det måske være en konsulent fra HR
  • Vær fokuserede på møderne og saml op på de ting, der kommer frem, så vigtig viden ikke går til spilde