Nærbillede af kompasrose

Opgavekompasset: Materiel- og ejendomsservice, Drift af bygninger, biler med videre

Få inspiration til hvordan administrativt personale kan hjælpe med opgaver ved vurdering af opgaver under viceværtsservice, ved plejeboliger, ved indberetning af skader på biler samt leasingaftaler på cykler til udekørende personale.

Af Mette Dissing Sandahl 03/05/2022
HK,
KL

Eksempler på opgaver vedrørende service: 

Henvendelser:

Det udkørende plejepersonale har biler og elcykler til rådighed til hjemmebesøg. Det afføder en del administrativt arbejde med blandt andet at oprette og vedligeholde leasingaftaler. Her er det HK'erne, der tager i mod alle henvendelser – hvad enten det drejer sig om køb/salg af biler, at holde styr på cykelbestanden eller afhjælpe skader på materiel. I sidstnævnte tilfælde henvender en hjemmehjælper sig eksempelvis til administrationen efter at have pådraget en skade på en leaset bil. En administrativ medarbejder kontakter herefter leasingselskabet for at indberette skaden.

Planlægning, booking, organisering:

Når en skade er indberettet til leasingselskabet, skal bilen sendes til reparation. Der skal koordineres med værkstedet, bookes tid til reparation, og regningen skal betales. Det er alt sammen opgaver, der varetages af den administrative medarbejder. Ved køb og salg af kommunens egne biler står den administrative medarbejder også for en stor del af arbejdet med at hente tilbud, forhandle priser med mere i samarbejde med udbudsafdelingen.

Data, statistik, analyse:

Ved vurdering af tilbud vedrørende køb eller salg af kommunens biler analyseres den generelle prisudvikling på området for at sikre den bedste pris.

Sådan bruger du Opgavekompasset

• Kortlæg de administrative opgaver ved at svare på spørgsmålene i skemaet. Der er ét skema for hver aktørgruppe.

• Fokuser på konkrete opgaver frem for stillingskategorier eller administrative funktioner, som typisk indeholder mange forskellige opgaver. Husk også de administrative opgaver, som det sundhedsfaglige personale løser.

• Vær gerne flere der kortlægger sammen. Sørg for at der både er nogen, der kender til løsningen af de administrative opgaver, for eksempel de administrative medarbejdere, og nogen, der kan bidrage med nye og andre vinkler, for eksempel en sundhedsfaglig kollega og en leder.

• I vil sandsynligvis kunne opliste mange administrative opgaver inden for hver aktørgruppe og opgavetype. Start eventuelt med at brainstorme over alle de opgaver, som I kan komme i tanker om inden for en opgavetype. Skriv alle opgaverne op og udfyld derefter skemaet ved at besvare alle spørgsmålene for hver opgave.

I kan bruge værktøjet på forskellige måder:

1. Start med ét område og gennemgå alle aktørgrupperne for dette område

2. Start med én aktørgruppe og gennemgå den for hvert af de fire områder Hvis der er aktører eller områder, som I arbejder med, der ikke er dækket af modellen, så tilføj selv området/aktørgruppen og afprøv om spørgsmålene kan belyse aktøren/området. 

Formål med Opgavekompasset
  • Opgavekompasset er en dialogisk model til at kortlægge, kategorisere og skabe overblik over de administrative opgaver og hvem som løser dem i dag.
  • Med værktøjet kan vi igangsætte en systematiseret dialog om arbejdsgangene i forhold til de administrative opgaver, og hvem som kan løse dem.
  • Bruger vi ressourcerne rigtigt? Bruger vi personalet til det rigtige?
  • Hvilke kompetencer kræver det at løse de administrative opgaver? Ofte vil de kræve både administrative kompetencer og sundhedsfaglige kompetencer.
  • Hvordan kan de administrative medarbejdere aflaste og understøtte de sundhedsfaglige medarbejdere?