Regionerne sender flere og flere sundhedsopgaver til kommunerne. Men med hver borger følger en lang række administrative opgaver: Borgeren skal modtages og registreres rigtigt i kommunens systemer, medicin skal håndteres, og der skal bookes tider og måske koordineres omkring behandlingen. Så sundhedspersonalet får en lang række ekstra administrative opgaver i en hverdag, der i forvejen er fyldt med borgere. Ældreområdet i kommunerne er på samme måde ramt af mange nye, administrative opgaver.

Men hvad nu, hvis nogle af sundheds- eller plejepersonalets administrative kolleger kunne aflaste dem og forenkle opgaverne og sætte dem i system?

HK Kommunal og KL har i fællesskab udviklet kortlægningsværktøjet Opgavekompasset, som giver overblik over administrative opgaver og sætter gang i en dialog om arbejdsgangene, så administrative medarbejdere kan aflaste deres sundhedsfaglige kolleger, og ressourcerne kan bruges smartere.

Hvem løser opgaverne bedst?

Opgavekompasset kortlægger, kategoriserer og skaber overblik over de administrative opgaver og sætter navn på hvem, der løser dem i dag. Med værktøjet kan kommunerne sætte gang i en dialog om de administrative opgaver, og hvem der kan byde ind på opgaveløsningen.

- Vi skal sikre, at opgaverne bliver løst på det rigtige specialiseringsniveau. Der er mangel på sundhedsfagligt personale, der har tid til det borgernære. Sundhedspersonalet skal ikke bruge deres tid på en måde, som måske er uhensigtsmæssig. Det handler også om arbejdsglæde og om at gøre det arbejde, man er uddannet til, forklarer projektleder Anniqa Sarah Schack Jepsen fra HK.

- I stedet kan de administrative medarbejdere løse administrative opgaver og være med til at kvalitetssikre arbejdet for deres sundhedsfaglige kolleger. De kan for eksempel sørge for, at journalerne er gjort klar. I dag bruger sundhedspersonalet meget tid på at indhente mangelfulde oplysninger, ved vi fra de interviews, vi har lavet i kommunerne, supplerer Anniqa Sarah Schack Jepsen.

Kan også aflaste ledelsen

Opgavekompasset er blevet til i samarbejde med en række kommuner, forklarer chefkonsulent Marie Elisabeth Andersen fra Komponent for KL.

- Sammen med kommunerne har vi afprøvet og udvalgt de spørgsmål, som er gode at stille, når man skal gå sin opgavefordeling og kompetenceanvendelse igennem, siger hun.

- Det er dog ikke kun nødvendigt at kigge på de opgaver, som sundhedspersonalet løser. Vi skal også kigge på de opgaver, som lander på ledernes skrivebord, supplerer projektleder Anniqa Sarah Schack Jepsen.

Det viser sig nemlig, at det ikke kun er de sundhedsfaglige og plejepersonalet, som de administrative medarbejdere kan aflaste - men i høj grad også ledelsen.

Struer Kommune har testet værktøjerne på en række plejecentre, og her viste værktøjet, at plejecentrets håndtering af nødkald ofte lander på lederens skrivebord. Det er en opgave, hvor administrativt personale kan aflaste ledelsen, mener man nu i Struer.

Kom med på seminar og hør om Struer Kommunes erfaringer med Opgavekompasset

Kræver en ny politisk forståelse

Men projektet viser også, at den politiske forståelse skal på plads, inden man kan ændre i arbejdsopgaverne:

- I en tid hvor der måles i varme og kolde hænder, kan det være fristende for politikerne at skære i administrationen frem for i sundheds- og plejepersonalet. Men opgaverne forsvinder jo ikke af den grund. God administration er for eksempel vigtig for borgernes retssikkerhed. Det er i det hele taget tudetosset at bruge sundhedsfaglige til administration i en tid, hvor der mangler sundhedshænder. Vi er med til at sikre, at ressourcerne flyder de rigtige steder hen, fastslår projektleder Anniqa Sarah Schack Jepsen.

Den erfaring har man gjort i løbet af projektet. I en tid med mange opgaver og stramme budgetter kan det være nødvendigt at afklare med byrådet eller udvalgsformanden, at det er i orden at omprioritere opgaverne for at aflaste sundhedsfaglige.

- Det kræver, at vi fortæller en ny historie: At man kan skaffe flere sundhedsfaglige ved, at de administrative aflaster dem for opgaver, forklarer chefkonsulent Marie Elisabeth Andersen fra Komponent for KL:

- Mange sundhedsfaglige medarbejdere er ofte motiveret af at løse opgaver, hvor de anvender deres sundhedsfaglige kompetencer. Når vi aflaster dem fra nogle af de mere administrative opgaver, som med fordel kan varetages af administrative medarbejdere, bliver stillingerne mere attraktive for de sundhedsfaglige medarbejdere. Hvis man kan gøre det synligt, kan det have en positiv afsmitning på kommunens evne til at rekruttere, siger hun.

Software kan også aflaste

Mange administrative opgaver, der i dag bliver løst af mennesker, kan efterhånden helt eller delvist klares af automatiseringssoftware. Det drejer sig især om meget rutineprægede opgaver med klart definerede regler for, hvordan de udføres. Jo flere af disse opgaver, der kan automatiseres, jo mere tid kan der frigøres til andre og mere komplekse opgaver. Det kræver dog en dyb indsigt i de administrative arbejdsgange og en forståelse for teknologi at få øje på, hvilke opgaver der med fordel kan automatiseres.

- Også her kan administrative medarbejdere være en ressource i forhold til at få øje på opgaver, der med fordel kan automatiseres. De har jo netop den dybe indsigt i processerne, og med kompetenceudvikling kan de blive dygtige til både at kortlægge processerne og måske også kode robotterne, mener projektleder Anniqa Sarah Schack Jepsen fra HK.  

På sigt håber parterne, at kommunerne kan finde inspiration i Opgavekompasset til at analysere og flytte opgaver på andre kommunale områder end ældre- og sundhed.