Assens_ejendomsdrift

Byggechef: Inddragelse er nøglen til fælles ejendomsdrift

Da byggechef Lars Evald Jensen skulle indføre fælles ejendomsdrift i Assens Kommune, var hans førsteprioritet at vinde medarbejderne tillid.

Af Irene Aya Schou 22/08/2022
Fremfærd

Fælles ejendomsdrift var aldrig lykkedes uden inddragelse. Sådan siger Lars Evald Jensen, der er trafik- og byggechef i Assens Kommune.

Assens Kommune har i lighed med andre kommuner centraliseret driften af kommunens ejendomme de senere år og samlet driftsmedarbejdere i det nyoprettede Ejendomsservice. Det er sket på baggrund af et politisk krav om besparelser på teknisk serviceområdet.

- Vi var i en svær økonomisk situation. Derfor handlede det om at optimere ejendomsdriften og finde nogle penge, siger Lars Evald Jensen.

Arbejdet strategisk med inddragelse

Han har stået i spidsen for indførelsen af fælles ejendomsdrift - en proces, der startede tilbage i 2017 og har varet flere år. Det har kostet blod, sved og tårer, men processen har været god, pointerer han.

- Vi har fået stor opbakning fra medarbejdere og politikere. Vi har arbejdet strategisk med inddragelse af både medarbejdere og politikere, blandt andet blev der nedsat en styregruppe med borgmester og de fire udvalgsformænd. Det har skabt stort politisk ejerskab til processen, siger Lars Evald Jensen.

Lige adgang til teknisk service

Udover kravet om besparelser har processen med at centralisere og optimere ejendomsdriften været drevet af et ønske om at sikre et mere ens serviceniveau, så alle kommunale institutioner og ejendomme har adgang til bistand fra teknisk service personale. 

- Før centraliseringen var driften meget decentralt styret. Der var stor forskel på, hvordan det foregik rundt omkring. Skolerne havde pedeller ansat, mens alle andre områder for eksempel børnehaver og bibliotek ikke havde adgang til pedeldrift, siger Lars Evald Jensen. 

Medarbejderne var nummer ét

For Lars Evald Jensen er inddragelse af driftspersonalet helt centralt. For medarbejderne betyder en centralisering af ejendomsadministrationen ændrede opgaver og rutiner, nye ledere og kollegaer og måske nyt arbejdssted. 

- Det er en stor omvæltning. Derfor lavede vi fra starten en meget fast strategi for processen, fordi vi ønskede at vinde medarbejdernes tillid. Vi inddrog også FOA fra starten. Vi skulle ikke havde modstand fra fagligheden. Vi lavede en klar prioritet; Medarbejderne var nummer ét, politikerne nummer to og skolelederne nummer tre, siger Lars Evald Jensen.

Bekymringer blev taget alvorligt

Kim Ivar Ingemansen er tillidsrepræsentant for de FOA-ansatte teknisk service medarbejdere i Assens Kommune. Han roser kommunen for at have inddraget medarbejderne fra første dag.

- Da vi fik de første informationer fra rådhuset om, at de overvejede at lave fælles ejendomsdrift, blev vi indbudt til forskellige informationsmøder og workshops med de konsulenter, der var indkaldt. Det var positivt at møde op til de møder, for vi fik de informationer vi havde brug for, siger han.

En bekymring blandt medarbejdere var, om de skulle overflyttes fra den lokale institution til en stor, central enhed. 

- Mange af de gamle pedeller var skeptiske i starten, men det stod hurtigt klart, at de fleste kunne blive på skolen, eller hvor de nu var og ikke skulle mødes 30 mand på ét sted og kører ud derfra, siger Kim Ivar Ingemansen.

SE Video: 9 punkter til god forandring i ejendomsdriften

"Vi havde ikke besluttet en pind"

For ledelsen var strategien at vinde medarbejdernes tillid gennem inddragelse og ærlig dialog om, hvad fælles ejendomsdrift og arealoptimering egentlig betyder for faglighed, forklarer Lars Evald Jensen.

- Vi havde ikke besluttet en pind fra starten. Det eneste, vi havde besluttet, var det, der stod i budgettet. Medarbejdere i arbejdsgrupper var med i hele processen. Det betød, at hovedparten af medarbejderne blev, hvor de var. Man skulle bare arbejde sammen med dem, der var på naboskolen eller daginstitutionen. Og så vi indførte vi et begreb, der hedder 'ejendomsansvarlig'. Med det begreb synliggjorde vi, hvem der er ansvarlig for de forskellige bygninger, siger Lars Evald Jensen. 

Hjælpen fra kolleger er nær

Tillidsrepræsentant Kim Ivar Ingemansen peger på, at samarbejdet mellem medarbejderne er blevet bedre, men også samarbejdet mellem medarbejdere og ledelse og mellem medarbejdere og skoleledere.

- Blandt teknisk service personalet holder vi ugentlige fredagsmøder på Teams, hvor vi snakker om, hvordan ugen er gået, og hvad næste uge byder på. Her kan vi melde ud, hvis vi har brug for hjælp til at få rejst en scene eller gøre klar til et idrætsstævne, og så står der pludselig 10 mand, siger Kim Ivar Ingemansen.

Kend jeres økonomi og bygninger

Foruden inddragelse af driftsmedarbejdere, politikere og skoleledere, peger byggechef Lars Evald Jensen også på brugen af data som helt afgørende for en god proces. Det handler om at have overblik over bygningsmasse og ressourceforbrug.

- Den første beslutning, vi overhovedet tog, var at lave en økonomisk analyse af hele vores ejendomsområde og finde ud af, hvad det i gennemsnit koster at drive vores bygninger per kvadratmeter. Det kan lyde som et simpelt spørgsmål, men det tog mere end ét år at besvare, fordi alle oplysninger lå decentralt, siger Lars Evald Jensen.

Analysen viste, at der rundt omkring stod halvtomme bygninger, der ikke blev brugt optimalt. På baggrund af data har kommunen lavet arealoptimering og solgt ud af bygningsmassen.

Lokalt ejerskab svækket

Lars Evald Jensen har som chef for ejendomsområdet siden 2007 været med til at opbygge både en decentral og nu en mere centraliseret og fælles ejendomsdrift. Derfor er han opmærksom på, at der er noget med ejerskabet og tilhørsforholdet til "min skole", der kan gå tabt. 

Alligevel er han ikke i tvivl om, at fælles ejendomsdrift er at foretrække. 

- Der er fordele og ulemper ved begge former for styring, men set ud fra et fagfagligt, økonomisk og overbliksmæssigt perspektiv, så vinder den centrale drift. Centraliseringen har skabt øget faglighed og bedre arbejdsforhold for medarbejderne og en langt bedre udnyttelse af bygningsmassen, siger han.  

LÆS OGSÅ: Tjekliste for drift af ejendomme: 9 punkter til en god proces

Sjovere at gå på arbejde

Tillidsrepræsentant Kim Ivar Ingemansen er enig.

- Det er blevet sjovere at gå på arbejde, fordi vi har kolleger og kan sparre med hinanden. Tidligere gik man som pedel på en skole og passede sig selv. I dag har vi en masse kolleger, som vi kan trække på, siger han. 

9 opmærksomhedspunkter til ny ejendomsorganisering

En ny guide peger på 9 opmærksomhedspunkter, når kommuner skal reorganisere deres ejendomsdrift. 

Fremfærd Bruger står bag guiden, der især er skrevet til chefer med drifts- og personaleansvar på ejendomsområdet, men andre kan også med fordel læse med.

I guiden peges der på, at inddragelse af medarbejdere, politikere og institutionsledere er helt centralt for en succesfuld reorganisering af ejendomsdriften.

Det samme er brugen af data, fordi det skaber overblik over økonomi og bygningsmasse.

Læs guiden her:

Billedtekst:

Lars Evald Jensen, trafik- og byggechef i Assens Kommune (tv) sammen med Kim Ivar Ingemansen, tillidsrepræsentant for de FOA-ansatte teknisk service medarbejdere i kommunen.

Download guide til ny ejendomsorganisering