Besparelser, digitalisering og energirenovering får i disse år flere og flere kommuner til at reorganisere deres ejendomsdrift. Ofte står forandringerne på i årevis, og konsekvenser for medarbejdere og brugere er store. 

Derfor er processen så afgørende. Uden inddragelse, ingen accept fra brugere og medarbejdere. Uden accept, ingen gode arbejdspladser og ingen optimal ejendomsdrift. 

Faglig viden skal i spil

- For FOA er det altafgørende, at medarbejderne inddrages, og at deres faglige viden kommer i spil. Det handler om lokalkendskab, så man husker at inddrage det lokale kendskab til bygninger, til brugerne, børnene, beboerne, siger faglig konsulent i FOA, Jeanette Bossen.

Hun har sammen med Liva Westergaard, projektleder i KL, stået i spidsen for et projekt under Fremfærd Bruger, der har fået udviklet et værktøj til kommuner, som skal i gang med at reorganisere deres ejendomsdrift.

Værktøjet er en slags guide eller tjekliste med 9 opmærksomhedspunkter til ny ejendomsorganisering og bygger videre på den viden om fordele og ulemper ved fælles ejendomsdrift på baggrund af konkrete erfaringer i kommunerne, der blev samlet i projektet Fælles ejendomsdrift.

Bygger videre på eksisterende viden

For Jeanette Bossen er værktøjet med de 9 opmærksomhedspunkter en mulighed for at understrege vigtigheden af inddragelse af alle relevante parter, både politikere, institutionsledere og teknisk service personale.

- Styrken ved værktøjet er, at det bygger videre på en viden, som vi allerede har fået i det første projekt, der handlede om at afdække, hvordan ejendomsdriften organiseres rundt omkring, tale med institutioner og finde fordele og ulemper ved de forskellige måder at gøre tingene på. Den erfaring er nu samlet og komprimeret ned i 9 opmærksomhedspunkter, man kan have særlig fokus på, når man vil reorganisere ejendomsdriften, siger hun. 

LÆS OGSÅ Tjekliste for drift af ejendomme: 9 punkter til en god proces

Kommuner brug for sparring

Liva Westergaard fra KL understreger, at kommunerne generelt er gode til at række ud til kolleger og efterspørge sparring og erfaringsudveksling med andre kommuner, der ligesom dem selv er i gang med at samle driften og drive bygninger på tværs af institutioner og forvaltninger.

- Her kan værktøjet være et godt udgangspunkt for sparring med andre: Hvad har I gjort? Hvordan har I forholdt jer til dette spørgsmål eller dette tema? Værktøjet er målrettet ejendomschefer, men medarbejderne kan også have stor glæde af at kende det, siger Liva Westergaard.

Som medarbejder skal man ikke føle, at man bare passer på nogle bygninger

Jeanette Bossen

Mest fokus på institutionslederne

Punkterne i værktøjet stammer fra interviews i 10 kommuner, fra Kommunernes Ejendomsnetværk og fra tre af FOAs faglige udvalg.

Blandt de 9 opmærksomhedspunkter er involvering, kommunikation, indsamling af data og opfølgning. Involvering gælder både politikere, institutionsledere og medarbejderne. Især driftsmedarbejdere er vigtige at huske, påpeger Liva Westergaard fra KL.

- På vores sidste netværksmøde for ejendomschefer spurgte vi ind til inddragelsen af bl.a. teknisk service medarbejderne, og her kom det frem, at der er større fokus på at inddrage institutionslederne. Det skyldes, at det kræver omfattende koordinering at inddrage alle led på de relevante tidspunkter, men hvis man ønsker en god proces og gode arbejdspladser, viser erfaringer, at inddragelse af driftsmedarbejderne er vigtigt, siger hun. 

Proces går 'hen over hovedet'

I FOA er oplevelsen, at forandringsprocesser på ejendomsområdet lidt for ofte foregår uden inddragelse af medarbejderne. 

- Medarbejderne har en masse usikkerheder i forhold til, om de bliver flyttet fra den skole, hvor de har været i mange år, og om deres kompetencer reelt kommer i spil i et nyt centralt ejendomscenter. Desværre oplever mange af vores medlemmer, at processen med en ny ejendomsorganisering går lidt hen over hovedet på dem, siger hun.

Lokalt kendskab betyder noget

Hun håber, at værktøjet kan sætte fokus på den store viden, der findes lokalt. En viden, der skal i spil for at kvalificere ejendomsdriften.

- Det er lavpraktisk viden om, hvordan man drifter en bygning og viden om tekniske systemer, som let forsvinder i mængden af politiske og organisatoriske processer. Det kan være, at man centralt fra styrer varmen i en vuggestue, og at der midt i rummet er 23 graden, men nede på gulvet, hvor børnene leger, er der kun 12 grader. Det opdager man kun, hvis man er derude, siger Jeanette Bossen. 

Ny fase af ejendomsorganisering

Både Jeanette Bossen og Liva Westergaard er enige om, at det nye værktøj er en god tjekliste og reminder om, hvad der er vigtigt at huske i processen, som ofte er kompleks og omfattende.

- De 9 opmærksomhedspunkter kan for nogle synes som selvfølgeligheder, men nogle gange er det godt at få selvfølgeligheder genfortalt, og det kan være rart med en liste over gode råd og spørgsmål, man kan skele til siger Liva Westergaard.

Jeanette Bossen mener, at timingen for at lancere værktøjet er god, fordi kommunernes arbejde med at reorganisere ejendomsdriften er inde i en ny fase.

- Der er mere fokus på processen. I den første fase var fokus på at indsamle data om bygninger, få overblik og orientere sig opad mod politikerne Nu er der plads til at orientere sig nedad, siger Jeanette Bossen.

LÆS OGSÅ: Byggechef: Inddragelse er nøglen til fælles ejendomsdrift

Kæmpe styrke at parter står sammen

Hun er glad for, at Fremfærd Bruger, der er et partssamarbejde mellem bl.a. FOA, 3F og KL, går ud sammen og præsentere den nye guide.

- Det er en kæmpe styrke, at vi som arbejdstagere og arbejdsgivere går ud sammen. Ejendomsdrift handler ikke kun om bygninger eller om medarbejdere. Det handler om at se, at de ændringer, der sker i ejendomsdriften i disse år, medfører store forandringer, som man skal tage højde for, siger hun.

Medarbejderne bliver lokale klimahelte

I KL er der stort fokus på bygningers CO2, og energirenovering er blandt de mest prioriterede indsatser i kommunernes klimahandleplaner. Her kan medarbejdernes kompetencer for alvor komme i spil.

- Det tekniske service personale kan blive lokale klimahelte, fordi optimering af bygningernes energiforbrug kan bidrage til store CO2 reduktioner. De har viden og indsigt i bygningerne, som bør bringes i spil, siger hun.

Lige adgang til teknisk service

For Liva Westergaard er der ingen tvivl om, at der er store potentialer for effektivisering i forbindelse med at samle driften af kommunens ejendomme, men det skal gøres ordentligt. 

- Det handler ikke kun om at spare. Det handler om at sikre gode, bæredygtige bygninger for alle. Kommunerne arbejder for at skabe overblik og undersøge, hvordan deres bygningsportefølje kan driftes bedst muligt. Og organisering af det tekniske servicepersonale er et vigtigt spørgsmål i forhold til at sikre, at alle kommunens bygninger bliver passet og plejet godt til glæde for borgere og medarbejdere, siger hun.

Vil bidrage til kerneopgaven

I FOA er det afgørende, at ejendomsdrift ikke alene handler om mursten og kroner og øre. Det handler om medarbejdere og brugerne af de kommunale bygninger.

- Som medarbejder skal man ikke føle, at man bare passer på nogle bygninger. Man skal føle, at man bidrager til løsningen af kerneopgaven gennem at skabe relationer og gode fysiske og indholdsmæssige rammer for bygningens brugere. Derfor er det så vigtigt med inddragelse, siger Jeanette Bossen.