Konstruktiv feedback

Feedbackkultur på dagsordenen: Her er kritik en gave

Det lyder nemt, men konstruktiv feedback kan være en svær ting at praktisere i praksis. Derfor er ledere og medarbejderrepræsentanter i Ishøj Kommune blevet klædt på, så de sammen kan skabe klarere kommunikation, tillidsfulde relationer og bedre opgaveløsning.

Af Irene Aya Schou 11/09/2019
Fremfærd

Feedback bliver efterspurgt af stadig flere medarbejdere. Det gælder både feedback kollegaer imellem og mellem medarbejder og leder. 

Det oplever man i Ishøj Kommune, hvor man i samarbejde med hoved-MED har valgt at sætte fokus på feedback som en måde at løfte kvaliteten i opgaveløsningen og skabe bedre relationer og kommunikation i hele organisationen.

Feedback skaber mening og færre konflikter

En trivsels- og ledelsesevaluering fra foråret 2018 viste, at feedback er noget, medarbejderne gerne vil have mere af. Det handler om at få tilbagemeldinger på sine arbejdsopgaver for bedre at kunne finde mål, retning og mening med arbejdet, siger Linda Jensen, der er chefkonsulent i Ishøj Kommune. 

- Feedback bidrager til at skabe mening om ens samlede funktion og rolle i en afdeling eller i en kommune og se det hele i en større sammenhæng. Det er også en slags konflikthåndtering i forklædning, fordi vi undgår en række konflikter ved at lære at give feedback på adfærd og ikke på personen, siger Linda Jensen.

Godt 100 ledere og tillidsrepræsentanter fra samtlige kommunale arbejdspladser både folkeskoler, daginstitutioner, hjemmepleje, biblioteker, borgerservice, plejecentre mv. har i foråret været igennem en halvdags workshop.

Her er de blevet præsenteret for værktøjer og metoder, de kan bruge lokalt på deres egen arbejdsplads. Målet er at skabe en feedbackkultur, hvor det at give og modtage feedback opleves som en støtte og en hjælp. 

- Vi har på workshoppen snakket roller og relationer med henblik på, hvordan vi løser kerneopgaven i fællesskab, så vi spiller hinanden gode. Vi har også delt erfaringer, tips og tricks, bl.a. har man i en afdeling på rådhuset brugt feedbacknisser, hvor man skulle lægge sedler til kollegaer om, hvad de var gode til, siger chefkonsulent Linda Jensen.

Læs også: Skyd ikke budbringeren - nu tør vi også sige det farlige til hinanden

Konkrete spilleregler for feedback

Hvis man vil arbejde med feedback og feedbackkultur, er det godt at snakke om, hvad hensigten med feedback i organisationen er. Derefter kan man opstille konkrete spilleregler for, hvordan og hvornår man giver feedback.

Det handler om at give feedback, som er værdifuld, brugbar og relevant for modtageren og leverer den på en respektfuld måde, så man undgår, at modtageren går i forsvar.

Det handler også om at forstå, at feedback ikke er at dømme eller bedømme, om vi kan lide noget eller ej, men at dele vores synspunkter, viden og erfaringer med hinanden til at skabe bedre resultater og nå vores mål. 

- Alle tror, at de ved, hvad feedback er, men når man arbejder med feedback, viser det sig ofte, at man alligevel ikke rigtig ved det. Derfor er det vigtigt at lave fælles spilleregler, siger strategisk rådgiver, coach og forfatter Maj Bjerre, der har stået for undervisningen af Ishøj Kommunes ledere og tillidsrepræsentanter.

Faggrupper skal lære at se hinandens bidrag

Hun oplever, at feedback er kommet på agendaen - ikke bare i Ishøj, men rigtigt mange steder i den offentlige sektor. Det skyldes bl.a., at mange faggrupper har svært ved at se hinandens værdi og bidrag til kerneopgaven.

Her kan man lave øvelser, hvor man arbejder med forskellighed og med kerneopgaven.

- Det er ofte vores forskelligheder, der skaber konflikter, fordi vi ikke forstår hinanden. Her gælder det om at lære at se tingene fra den andens synsvinkel og vide, at forskellighed kan være en styrke, siger Maj Bjerre.

Feedback er skrevet ind i ledelsesgrundlaget

I Ishøj Kommune er feedback en integreret del af “Grundlag for Lederskab & Følgeskab”, der gælder for både ledere og medarbejdere. Her står det sort på hvidt, at ”alle skal bidrage til en god feedbackkultur.”

Derfor har man også valgt, at samtlige enheder i kommunen skal arbejde med feedback, og oplægget har været, at arbejdspladserne selv er med til at definere de tiltag og løsninger, som kan forbedre feedbacken i deres respektive afdelinger.

I KULTURIUM, der består af Ishøj Bibliotek, Ishøj Musikteater og Ishøj Biograf, har man bl.a. arbejdet med feedback på et todages medarbejderseminar. 

Det var guld værd, fortæller Bente Nachdam, der er biblioteksassistent og tillidsrepræsentant for de ansatte HK'ere på KULTURIUM.

- Der er mange kolleger, man ikke ser til dagligt, så det at vi får mulighed for at lære hinanden bedre at kende også privat og får en fælles viden, gør det nemmere for os at gebærde os i dagligdagen og give hinanden feedback, fordi vi har snakket om, at det er vigtigt, siger hun. 

Modtageren skal være parat til feedback

Linda Jensen har især hæftet sig ved to ting efter workshoppen. Det ene er, hvor stort et ansvar modtageren har for at spørge sig selv: Er jeg egentlig parat til at få feedback? Og hvad vil jeg gerne have feedback på?

Det andet er, hvor forskellige vi er som kolleger og som mennesker.

- Vi ser alle verden gennem vores egne briller. Først når vi forstår det, kan vi nærme os hinanden, siger Linda Jensen.

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Hvad er feedback?

Feedback er:

- at dele vores synspunkter, viden og erfaringer med hinanden. Dermed skaber vi udvikling og bedre resultater.

Feedback er ikke:

- at bedømme, om vi kan lide noget eller ej, men at give en tilbagemelding.

Ifølge Maj Bjerre består feedback af tre dele:

Observation, vurdering og ønske.

En observation af en adfærd, en subjektiv vurdering af adfærden ofte fulgt op af et ønske om ændret eller uændret adfærd.

Sådan bliver du bedre til at modtage kritik

1. Forbered dig på at få kritik
Sørg for at være nærværende og have tid. Det er i orden at sige: ”Jeg vil gerne høre, hvad du har at sige, men har ikke tid lige nu, kan vi tage den senere?” Lyt til, hvad der bliver sagt og ikke, hvad du tror, der bliver sagt.

2. Du er ikke dine handlinger
Husk, at du ikke er dum, fordi du gør noget dumt. En stor del af problemet ved at modtage kritik er, at vi tager det personligt, når nogen kritiserer noget, vi har gjort. Kritik er ikke personligt, og vi skal lade være med at gøre det personligt.

3. Lyt, evaluer – måske har de ret
Du gør altid det bedste, du kan, med den viden, du har på et givent tidspunkt. Hvis du bliver klogere, er det okay, men bebrejd ikke dig selv. Indrøm, at du nu ser verden på en ny måde. Tag ansvar, og gør noget andet, hvis det giver mening og er muligt. 

4. Vær løsningsorienteret
Fokusér på løsningen frem for problemet. Forstår du ikke kritikken, så spørg, indtil du forstår indholdet af kritikken. Tit fokuserer folk på problemet, når de giver kritik, mens det er løsningen, der har værdi for dig. Bed kritikeren give konkrete eksempler på, hvad der ikke fungerer, og hvad der ville fungere bedre for dem. Så du har noget konkret at arbejde videre med.

5. Sig tak
Værdsæt, at de siger det til dig, frem for til andre. Var de ligeglade, hørte du intet, så husk at sige tak for deres synspunkt. Hvis du ”vender” kritikken til noget positivt, er det nemt at sige tak, fordi du ved, at kritikerne har de bedste hensigter, selvom de måske ikke har den mest elegante måde at formidle det på.

Kilde: "Gaven i Kritik" af Maj Bjerre