Lektor og Ph.d. Ib Ravn fra Learning Lab Denmark har gennem projekterne 'Det lærende møde' og 'Mere effektive møder' arbejdet med, hvordan mødekulturen kan forbedres. Og han er ikke i tvivl om, at der er en sammenhæng mellem mødekultur og stressniveau.

- Dårlige møder giver i sig selv stress. Mange oplever, at de sidder og spilder tiden. Samtidig er evnen til at holde gode møder måske et af de vigtigste værktøjer til at kunne håndtere stressbelastninger og pressede arbejdssituationer.

Vær til stede

Dårlige møder er kendetegnet ved, at kun et mindretal er optaget af det, der tales om. De andre vil hellere være et andet sted og tænker på andre opgaver, der venter. Det påvirker stemningen, og skaber hurtigt en ligegyldighed overfor beslutninger og en manglende respekt for andres holdninger og tid.

Mødeledelse

En slap mødeledelse er ofte et udtryk for, at ansvaret for mødets resultater ikke er klart placeret. I nogle tilfælde et misforstået udtryk for, at alle deler ansvaret. Den slappe mødeledelse skaber en situation, hvor deltagerne tuner ind og ud af mødet og kun oplever det meningsfuldt, når de selv taler.

En anden type mødeledelse ser man, når typisk en leder påtager sig styringen og pisker mødet igennem i form af en række formelle informationer. Denne mødestil medfører også, at deltagerne kun er 'tilstede', når informationerne opleves meningsfulde og ellers bare bliver stressede af at spilde tiden.

Facilitator

Ib Ravns erfaringer fra de to projekter er, at man skal forholde sig bevidst til mødeledelse. Han har arbejdet med at uddanne personer til at være 'mødefacilitatorer'. Facilitatoren skal sikre, at der skabes engagement om mødets emner. Først og fremmest skal facilitatoren sikre, at rammerne, formen og indholdet er afstemt efter hinanden.

Er det de rigtige personer, der deltager, kan de nødvendige informationer bibringes til mødet, er tiden afpasset til opgaven, og er der klarhed over, hvad der skal og kan besluttes.

Skil form og indhold

Facilitatorens vigtigste opgave er, at alle bidrager og får udbytte af mødet. En facilitator skal ikke være den, der har mest at informere om eller den, der bærer ansvaret for de videre handlinger.

Det er en fordel at skille ansvaret for formen fra ansvaret for indholdet. Det kan derfor sagtens være en 'menig' medarbejder, der påtager sig rollen.

Det skal dog være en person, der nyder almindelig respekt - og gerne en, der er stærk nok til også at holde lederen tilbage.

- Vores erfaringer viser, at det i høj grad er en opgave, der kan læres. Har man først oplevet 'det gode møde', accepterer man ikke mere den dårlige planløshed, understreger Ib Ravn.

Alle til orde - og spar tid

Facilitatoren har tillige et ansvar for at inddrage dem, der normalt ikke siger noget. Der kan eksempelvis indføres en kort summepause eller tages en kort runde med et minuts taletid til hver.

- Det interessante er, at møder hvor alle hurtigt kommer til orde, ofte kan gøres meget kortere end de møder, hvor få bruger det meste af taletiden, siger Ib Ravn og fortsætter:

- Facilitatoren skal guide gruppen frem til det resultat, som den i fællesskab ønsker at skabe, men ikke ville kunne gøre uden hjælp. Oplevelsen af at have deltaget i et godt møde er i sig selv stressnedsættende.

Ib Ravn vurderer, at uddannelse af facilitatorer kan forbedre mødestilen på 80 - 90 % af alle arbejdspladser.

Facilitatorens opgaver:

• Forberedelse af dagsorden.
• Klargøre målet med mødet.
• Holde tiden.
• Fordele taleretten.
• Holde pauser.
• Opsummere når der kan drages en konklusion.