Hvordan har bemandingen på det administrative område udviklet sig i jeres kommune de seneste ti år? Og hvilke principper har I for fordelingen af det administrative arbejde mellem faggrupper?

Sådan lyder nogle af de spørgsmål, som et nyt inspirationshæfte stiller med henblik på at skabe dialog og eftertanke om, hvordan det administrative arbejde er tilrettelagt og fordelt i jeres kommune.

Formålet med hæftet er også at præsenterer ny og relevant viden om det administrative område i kommunerne.

Inspiration til at arbejde effektivt med administration

Hæftet er skabt i samarbejde mellem KL og HK Kommunal, som har undersøgt, hvordan kommunerne arbejder med den administrative faglighed og effektivitet.

- Chefer og ledere kan lade sig inspirere til, hvilke overvejelser man kan gøre sig, når man rekrutterer nye administrative medarbejdere og skal lede og fordele administrative opgaver. Hæftet indeholder blandt andet nogle spørgsmål, som chefer og ledere kan stille sig selv eller hinanden, siger den ene projektleder, Marie Elisabeth Andersen, der er specialkonsulent i KL.

Hæftet henvender sig især til kommunale ledere og chefer, der har mange administrative medarbejdere, og til HR-chefer.

Et generationsskifte forude

Hæftet bygger på en kvantitativ undersøgelse af personalesammensætningen på de administrative opgaveområder i kommunerne og en kvalitativ undersøgelse, hvor medarbejdere og ledere i seks kommuner er blevet interviewet om deres praksis.

Undersøgelsen viser blandt andet, at kommunerne har udviklet sig meget forskelligt de seneste 10 år blandt andet med hensyn til, om der er ansat flere eller færre HK'ere.

Undersøgelserne har også vist en aldersmæssig udfordring, da de kontoruddannede HK’er, som udgør den bærende del af de kommunale administrationer, har langt den højeste gennemsnitsalder af alle de store personalegrupper, fortæller den anden projektleder, Mette Marie Langenge, lederkonsulent i HK Kommunal.

- Samtidig har elevindtaget til gruppen de sidste otte år været støt dalende, og det er meget forskelligt, i hvilken grad de enkelte kommuner sætter ind i forhold til at få uddannet næste generation af administrative medarbejdere, siger Mette Marie Langenge.

Det administrative område forandrer sig

Interviewene med HR-chefer, ledere og medarbejdere i de seks kommuner giver et billede af et område, som er under forandring.

Der er et løbende pres på at bruge ressourcerne effektivt, de administrative opgaver bliver mere komplekse, og digitalisering spiller en langt større rolle. Samtidig udvikler kommunerne sig generelt fra at være myndighed til partner i forhold til borgerne, hvilket stiller nye krav til medarbejderne.

- Det er også en vigtig pointe, at administrative medarbejdere i fremtiden skal arbejde mere borgernært og samskabende, mere selvstændigt og nytænkende og mere digitalt, siger Marie Elisabeth Andersen, specialkonsulent i KL.